• Leverandører
  •  

I gang med å følge opp revisjons-utfordringer om oppfølging av kontraktskrav

Anbud365: I gang med å følge opp revisjons-utfordringer om oppfølging av kontraktskravGrenlandskommunenes innkjøpsenhet (GKI) og Skien kommune har laget enkle dokumentasjonsrutiner for å kartlegge risikovurdering, sier daglig leder Anette Wessel Gerner i GKI til Anbud365. For å forenkle arbeidet kan dette nå gjøres direkte i konkurransegjennomføringsverktøyet eller som en del av de interne forberedende dokumentene til anskaffelsene. Gjennom klima- og energiplanen har kommunen kartlagt hvor i kommunen miljøbelastningen er størst på overordnet nivå.

Skriv ut artikkelen

Kontrollene av at kontraktskrav i Skiensmodellen følges innenfor alle typer anskaffelser og etablering av fungerende ordninger for å følge opp alle kontraktskrav i rammeavtaler. Dette var revisjonens anbefalinger til Skien kommune da sider ved anskaffelsene ble undersøkt nærmere. Daglig leder Anette Wessel Gerner i Grenlandskommunenes innkjøpsenhet (GKI) sier til Anbud365 kontroll av Skiensmodellen på en anskaffelse i fjor har gitt erfaring med dette som vil bli videreført i 2020. Men etablering av ordninger for å følge opp alle kontraktskrav i rammeavtaler krever endringer.

Skien kommune deltar samen med en rekke andre kommuner i GKI, som inngår rammeavtaler på vegne av kommunene. Skien kommune gjennomfører selv alle enkeltanskaffelser. I 2018 handlet Skien for ca 1,4 mrd. Forvaltningsrevisjonen omfattet i hovedsak anskaffelser gjort i 2018 og 2019.

Flere problemstillinger ble undersøkt: I hvilken grad blir Skiensmodellen praktisert og fulgt opp, og i hvilken grad har kommunen etablert tiltak for å sikre at det tas miljøhensyn ved anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsprosjekt? Formålet med Skiensmodellen er å motarbeide svart arbeid og sosial dumping i Grenlandskommunene.

Revisjonens anbefalinger

Det ble også sjekket om det var etablert tiltak for å ivareta sitt sosiale ansvar i anskaffelser? I undersøkelsen var anskaffelser knyttet til bygg, vei, vann, avløp og enkelte rammeavtaler hos GKI. Tre anbefalinger ble resultatet: Kommunen burde

etablere rutiner for å dokumentere kartlegging og vurdering av risiko, videreutvikle kontrollene av at kontraktskrav i Skiensmodellen følges innenfor alle typer anskaffelser og etablere fungerende ordninger for å følge opp alle kontraktskrav i rammeavtaler.

Så er spørsmålet om dette følges opp. Daglig leder Gerner i GKI sier at GKI og Skien kommune allerede gjennomfører kartlegging og vurdering av risiko. – Krav og kriterier i konkurransegrunnlagene viser at disse vurderingene blir gjennomført i praksis, fortsetter hun. Det er nå laget enkle dokumentasjonsrutiner for kartleggingen av denne risikovurderingen. For å forenkle arbeidet kan dette nå gjøres direkte i konkurransegjennomføringsverktøyet eller som en del av de interne forberedende dokumentene til anskaffelsene. Gjennom klima- og energiplanen har kommunen kartlagt hvor i kommunen miljøbelastningen er størst på overordnet nivå.

Oppfølgingsarbeidet

Gerner fremholder at kommunen ser frem til å arbeide videre med det viktige oppfølgingsarbeidet av kontrakter, og:

– Skien kommune har i samarbeid med GKI i løpet av 2019 gjennomført kontroll av Skiensmodellen på en anskaffelse og skaffet seg erfaring med dette som vil bli videreført i 2020. For å styrke dette arbeidet ønskes det blant annet å videreutvikle samarbeid med andre instanser. Blant annet ser kommunen stor nytte av samarbeidet eiendomsavdelingen har opprettet med Fellesforbundet, Arbeidstilsynet, Skatt Sør og Politiet vedrørende Skiensmodellen. Flere og bredere samarbeid vil øke mulighetene for kontroller og videreutvikle oppfølgingen som gjøres i kommunen på dette område.

Skien kommune har også tilknyttet seg en rammeavtale for bistand til oppfølging og kontroll i offentlige kontrakter som er inngått av Oslo kommune på vegne av en rekke kommuner i Norge. Rammeavtalen åpner for muligheten til å innhente bistand til for eksempel enkeltkontroller ved behov for dette. I tillegg har Skien kommune en ansatt i 50% stilling som følger opp kravene i Skiensmodellen.

Må i tilfelle utredes

– Etablering av ordninger for å følge opp alle kontraktskrav i rammeavtaler krever en større organisasjonsendring/endring av bestillere og bestillingsrutiner eller dedikerte ressurspersoner som har dette som en oppgave, understreker hun. Den som gjør innkjøp etter rammeavtalen, er slik det er i dag ansvarlig for å følge opp at kontraktsvilkårene følges. I Skien kommune er ansvaret for innkjøp desentralisert, og plassert i den enkelte enhet. Om det ønskes andre organiseringer og økonomiske og praktiske konsekvenser av dette må utredes.

Be the first to comment

on "I gang med å følge opp revisjons-utfordringer om oppfølging av kontraktskrav"

Leave a comment

Your email address will not be published.


*