(Roger Bang Eie) Interessekonflikter er en topprisiko i mange offentlige virksomheter og i privat sektor, der bedriften og ansatte kan komme i fare for å bli delaktig i korrupsjon. Bane NOR har tatt konsekvensen av det og etablert et program og et habilitetsregister for å beskytte ansatte og virksomheten mot korrupsjonsrisiko i forbindelse med anskaffelser. Det ville vært naivt å tro at vi ikke har en korrupsjonsrisiko, Økokrim peker i sin trusselvurdering på særlig risiko der privat møter offentlig, hvilket er akkurat i det grensesnitt Bane NOR opererer, forteller direktør Kontrakt og Marked, Martin Rosenlund.
Bane NOR kjøper årlig varer og tjenester for omtrent 20 milliarder kroner og har en kontraktsportefølje på rundt 90 milliarder kroner, fordelt på rundt 1900 kontrakter. De representerer en av Norges største innkjøpsorganisasjoner. (Kilde: Bane Nor)
Som en oppfølging til Anbud365 artikkel om korrupsjonsrisiko i offentlige anskaffelser, har vi vært i kontakt med direktør for kontrakt og marked i Bane Nor, Martin Rosenlund.
Anbud365: Hvilken korrupsjonsrisiko ser Bane Nor i forbindelse med egne anskaffelser?
Rosenlund: Det ville vært naivt å tro at vi ikke har en korrupsjonsrisiko i Bane NOR. Økokrim peker i sin trusselvurdering på særlig risiko der privat møter offentlig, hvilket er akkurat i det grensesnitt som Bane NOR opererer. Videre er det høy risiko i bygg og anleggsbransjen, vi finner det helt klart at vi har en korrupsjonsrisiko i våre anskaffelser. Flere norske korrupsjonsdommer relaterer seg også til inhabilitet, derfor er dette et hovedfokusområde i Bane NOR for å redusere risiko.
Anbud365: Hva slags tilnærming har dere i dag for å forebygge korrupsjon og bevege dere innenfor etiske gråsoner?
Rosenlund: I Bane NOR vet vi at denne risikoen er der, derfor jobber vi systematisk og målrettet med bevisstheten til alle våre medarbeidere, om risikoen for korrupsjon. Vi har et program som bidrar til å forebygge økonomiske misligheter og sikre etisk etterlevelse, programmet er knyttet til verdiene våre.
På overordnet nivå har vi styringsdokumenter eid av vårt styre som stiller strenge krav til etikk. Vi gjennomfører også årlig kursing, og dilemmatrening med de ansatte. Nytt for i år er at kurset er spill basert og vi har en høy gjennomføringsprosent blant medarbeidere.
I tillegg har vi en chief compliance officer i organisasjonen vår, som jobber uavhengig av divisjonene i Bane NOR og vil rådgi ved konkrete problemstillinger.
Digitalt habilitetsregister
Anbud365: Har dere et system for å håndtere interessekonflikter og habilitetsspørsmål?
Rosenlund: Felles for hele Bane NOR så er det blitt etablert et digitalt habilitetsregister som vi startet med i 2018. Dette er et register der medarbeiderne våre registrerer sin profil og legger inn relasjoner som er, eller kan oppfattes å være, relevante for stillingen deres i Bane NOR.
For eksempel hvis en Bane Nor ansatt sin ektefelle jobber som lærer, er det ikke relevant, men dersom ektefellen jobber hos en leverandør er det relevant. Det er kun dersom ektefellen jobber hos en leverandør, at den ansatte må registrere det på profilen sin.
Vi registrerer relasjoner og er naturlig opptatt av personvern, og har derfor utviklet habilitetsregisteret vårt i nært samarbeid med tillitsvalgte. Leder og medarbeider vil også ha dialog for å sikre at det kun registreres relevante relasjoner.
Vårt register er digitalt og henter automatisk informasjon fra eksterne kilder som brønnøysundregisteret og aksjonærregisteret.
Personallederne i Bane NOR får oversikt over medarbeidere som ikke har gyldig profil i habilitetsregisteret og vil da kunne følge opp og sikre at profil opprettes snarlig.
I tillegg til styringsdokumentene og all den obligatoriske opplæringen, er det egne habilitetsvurderingen som gjennomføres konkret i våre anskaffelsesprosesser. Dette gjelder ved etablering av anskaffelsesteam, i evaluering og i oppfølging av kontrakt.
Anbud365: Er det noen stillinger som er spesielt risikovurdert til å kunne ha bindinger som krever habilitetsvurdering?
Rosenlund: Det gjennomføres regelmessig risikovurderinger av hvem som skal ha profil i habilitetsregisteret. Medarbeidere som jobber med anskaffelser skal registrere profil, og det skal også ledere som har roller i godkjenning av anskaffelser.
Anbud365: Hvordan bevisstgjøres egne ansatte om korrupsjon og habilitetsspørsmål?
Rosenlund: I Bane NOR forventes det at alle ansatte er åpne om relasjoner og forhold som trenger en vurdering av habilitet.
Habilitet er den enkelte sitt ansvar, men leder vil støtte i vurdering av habilitet.
Som nevnt har vi obligatorisk opplæring, habilitetsskjemaer, og habilitetsregisterprofiler. I tillegg er korrupsjon og habilitet et tilbakevendende tema i ulike fora. Fremover vil vi også arbeide for å gjøre organisasjonen kjent med relevante korrupsjonsdommer, for å øke bevisstheten.
Styre og konsernledelse
Anbud365: Hvilken rolle har toppledelsen i etikk og antikorrupsjonsarbeidet?
Rosenlund: Som en stor, offentlig byggherre har Bane NOR et særlig ansvar for å opptre etisk og forsvarlig. Derfor ønsker vi å ta tydelig lederskap i arbeidet med å bevisstgjøre leverandørene, fremme et seriøst arbeidsliv og bekjempe arbeidslivskriminalitet, og det starter i vår toppledelse. De setter strenge forventninger til hvordan organisasjonen skal arbeide med korrupsjon og habilitet og er klare på at vi har nulltollerans i selskapet.
Det er også slik at styret eier styringsdokumentene for etikk og da også habilitet. Det er også styret som eier compliancefunksjonen (chief compliance officer) som forvalter habilitetsregisteret.
Styret og konsernledelsen får rapportering på habilitet og etterlevelse av habilitetskravene og har egne profiler i habilitetsregisteret.
Styret og konsernledelsen gjennomfører også den samme obligatoriske etikk-treningen hvert år. Konsernledelsen har årlig dilemmatrening.
Anbud365: Hvilke krav stiller dere til leverandører, underleverandører og samarbeidspartnere for håndtering av interessekonflikter og korrupsjonsrisiko?
Rosenlund: Våre kontraktsmaler har omfattende krav til seriøsitet hos leverandører og underleverandører. Innenfor habilitet og korrupsjonsrisiko stiller vi krav til etiske normer hos entreprenør, arbeid med habilitet, håndtering av gaver og ikke minst mulighet for varsling av kritikkverdige forhold. Kontraktene gir også rett til heving dersom leverandør blir dømt for korrupsjon.
Muligheten for varsling gjelder også våre egne medarbeidere og vi har etablert en dedikert varslingskanal. Her er det anledning å varsle fullstendig anonymt dersom en er redd for gjengjeldelse, men aller helst ønsker vi at varsler ikke er anonyme, for da har vi mulighet å hente inn komplettende informasjon og ikke minst gi en tilbakemelding når varslet er undersøkt. Dersom varsel er anonymt, vil det ikke være mulig.
Anbud365: Er det noen anskaffelser som vurderes til å være mer risikoutsatte enn andre?
Rosenlund: Iboende risiko for korrupsjon er høyere for leverandører fra land med høyere korrupsjonsrisiko. Dette fremkommer spesielt godt ved bruk av Transparency International sine korrupsjonsindikatorer. Derfor må Bane NORs kontraktsoppfølging være tilpasset risikoprofilen for den konkrete anskaffelse, der korrupsjonsindikatoren er et element.
Vi har gode rutiner i forbindelse med anskaffelsesprosessen, før vi inngår nye kontrakter. Da gjennomfører evalueringsteamet, sammen med fageksperter, kontroll av om de finansielle kvalifikasjonskravene er oppfylt av søkeren, samt en bakgrunnssjekk (IDD) av at søkernes sosiale integritet er i samsvar med kravene i prekvalifiseringen. Organisasjonen får god støtte av compliance funksjonen til å foreta konkrete vurderinger. Det er også ulik risikoprofil for store anskaffelser på utbyggingsprosjekter og mindre anskaffelser rundt i Norges land. Det er en annen risiko utenfor de store byene. Her kommer risikoen for inhabilitet spesielt godt frem fordi der kan være tette relasjoner i mindre kommuner.
Anbud365: Hvilke konsekvenser kan det medføre for Bane Nor, hvis det oppdages interessekonflikter underveis i en anskaffelse?
Rosenlund: Det kommer veldig an på alvorligheten i interessekonflikten. Systemet vårt er nå også satt opp til å fange opp disse konfliktene før vi setter i gang prosesser. Men dersom det skjer underveis så vil vi risikere at personer må tre ut av roller knyttet til anskaffelsene, og i alvorlige tilfeller vil vi måtte vurdere å avlyse pågående konkurranser
Men vi bygger også inn robusthet i våre anskaffelser, da vi setter sammen team i anskaffelsesprosessene for å unngå at enkelte sitter alene på beslutninger og har en dualitet i både evaluering av tilbud og i etterfølgende godkjenningsprosess.
Det er selvsagt veldig viktig for oss å opptre ryddig i våre anskaffelsesprosesser.
For en virksomhet som Bane NOR så vil korrupsjon kunne resultere i at vi ikke velger den leverandør som leverer riktig kvalitet og riktig pris. Vårt samfunnsoppdrag er å utvikle, bygge, drifte og forvalte det nasjonale jernbanenettet, og da må vi få til mest mulig med de pengene vi blir tildelt. Da er det avgjørende at vi velger riktige leverandør for å utføre arbeidet for oss.
Men denne kampen er også viktig for våre leverandører. Vi ønsker et bærekraftig leverandørmarked og er helt avhengige av at vi har tillit fra markedet, på at vi gjennomfører anskaffelser og tildeler kontrakter basert på objektive kriterier. Alle skal konkurrere på like vilkår.
Anbud365: Basert på egne erfaringer, hvilken fordel har ny digital løsning for forebygging av interessekonflikter gitt dere?
Rosenlund:
- Kultur med stort fokus på habilitet og åpenhet.
- Habilitetsregisteret matcher alle sine profiler mot leverandørregisteret (leverandørregisteret lastes opp i habilitetsregisteret). Dersom det blir match mellom en medarbeider og en leverandør, blir det fanget opp. Alle kan glemme, men da får de hjelp til å unngå at det blir en sak i en anskaffelse.
- Vi unngår å havne i habilitetsdiskusjoner som forsinker oss og reduserer gjennomføringskraften.
- Det digitale habilitetsregisteret henter informasjon fra offentlige registre online, det bidrar til at vi er oppdatert og sparer oss for ekstra arbeid.
Om Bane NOR
Styrke antikorrupsjon og habilitet
Bane NOR er byggherre i flere av landets største samferdselsprosjekter, der bredt nettverk av norske og internasjonale leverandører inngår. I vår virksomhet skal vi bidra til åpenhet, etterrettelighet og transparens i alt vi gjør. Dette gjør Bane NOR gjennom helthetlig risikobasert program for compliance. I arbeidet med compliance er «tonen på toppen», bevisstgjørende opplæring, en solid varslingskanal og habilitetsvurderinger sentrale virkemidler. (kilde Bane NOR)
Varsling av kritikkverdige forhold
Bane NOR har en egen varslingskanal, hvor meldinger går til en uavhengig tredjepart – et spesialisert revisjonsfirma, for ivaretakelse av denne type tjenester. Løsningen er web basert, hvor en kan velge å være anonym om ønskelig. Det er også mulig å ta kontakt direkte på ulike måter til revisjonsfirma, Bane NOR compliance Officer, eller direkte med andre tilsyns/offentlige myndigheter (for eksempel Arbeidstilsynet, Datatilsynet, Politiet) (red. anm. Kilde Bane NOR)
Utvikle en bærekraftig leverandørkjede
Bane NOR skal være en drivkraft for en bærekraftig bygg – og anleggsbransje gjennom hvordan vi gjennomfører våre anskaffelser, følger opp kontrakter og samarbeider med og utvikler leverandører. Vi stiller ambisiøse krav til våre leverandører knyttet til samfunnsansvar og hvordan de ivaretar dette, og vi er en pådriver for samarbeid og innovasjon i bransjen. (kilde Bane NOR)
Martin Rosenlund – Direktør kontrakt og marked
41 år, utdannet sivilingeniør innen industriell økonomi på Chalmers Tekniska Högskola i Sverige. Har vært tilsatt i Bane Nor i litt over 2 år, som direktør Kontrakt & Marked i Utbyggingsdivisjonen. Tidligere 14 år i olje & gass, hvor han har jobbet med anskaffelser på store investeringsprosjekter, i Norge og internasjonalt.
Bli den første til å kommentere på "Interessekonflikter en topprisiko – Bane NORs våpen er digitalt habilitetsregister"