Kan spare milliarder ved digitalisering – å sikre automatisk fakturamatch er vinneren

Anbud365: Kan spare milliarder ved digitalisering - å sikre automatisk fakturamatch er vinnerenÅ sikre at data er av beste kvalitet gir gevinster. På et slikt grunnlag kan ledelsen gi signaler om hvordan digitalisering og anskaffelsesprosess bør ordnes for å få den beste effekt – enten man tenker på effektivitet eller samfunnshensyn, sier avdelingsdirektør Gunnar Wessel Thomassen i DFØ til Anbud365.

Skriv ut artikkelen

Høyt digitaliseringsnivå i det offentliges anskaffelsesprosesser kan gi besparelser i milliardklassen. Den absolutte vinneren – det beste og nyttigste grepet i så måte – er å sikre automatisk fakturamatch. Det fremgår av en tidsstudie-rapport der effekter av digitalisering på delprosesser i en anskaffelse er undersøkt og beregnet. Oppdragsgiver DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) skal bruke anbefalingene og tiltakene i rapporten til innsats overfor virksomhetene. Siktemålet er å få mest mulig kvalitet og besparelse av digitaliseringen. Målet er fremdeles heldigital i løpet av 2024.

På oppdrag fra DFØ har Inventura med støtte fra Oslo Economics evaluert effekten av digitalisering av ni forhåndsdefinerte delprosesser på variablene aktiv tid, ledetid, kvalitet, og deltagertilfredshet. For hver enkelt delprosess er det definert et standard og høyt digitaliseringsnivå, som fungerte som referansepunkter for de ni offentlige virksomhetene som ble intervjuet.

Formålet var å anslå et gevinstpotensial for hele offentlig sektor ved å kombinere estimater for digitalisering av den enkelte delprosess, og antall virksomheter på standard digitaliseringsnivå. Flaskehalser og suksessfaktorer basert på intervjuene med virksomhetene er også listet opp. Disse står i relasjon til en best mulig prosessgjennomføring med hensyn på både aktiv tidsbruk, ledetid, kvalitet, og deltagertilfredshet.

Nær 2 mrd i årlige besparelser?

Samlet sett anslås det i rapporten at det offentlige som helhet kan realisere mellom 140 og 950 mill årlig i brutto tidsbesparelser som følge av at virksomheter kommer til et høyt digitaliseringsnivå i de ni delprosessene. Dersom virksomheter som i dag befinner seg på standard digitaliseringsnivå, beveger seg opp på høyt digitaliseringsnivå, vil offentlig sektor kunne realisere mellom 140 og 1 910 mill i årlige brutto tidsbesparelser. Digitalisering vil også kunne øke kvaliteten, redusere ledetiden og øke deltakertilfredsheten i offentlig sektor i nær sagt alle de ni delprosessene, og det vil i hovedsak være positivt for leverandører, heter det.

De ulike delprosessene er rangert i prioritert rekkefølge etter hvilke delprosesser som har de største positive virkningene for offentlige sektor og for leverandører. Automatisk match av faktura er delprosessen som har de største positive virkningene av de ni delprosessene, ifølge rapporten. Tidsgevinstene av å digitalisere delprosessen for fakturamatch er vesentlig høyere enn for de andre delprosessene. Dette skyldes at det offentlige mottar et svært stort antall fakturaer i løpet av et år. Selv en liten tidsbesparelse per faktura vil dermed kunne medføre betydelige gevinster for offentlig sektor som helhet. Et anslag går ut på at det offentlige i dag realiserer mellom 120 og 840 mill som følge av at virksomheter benytter automatisk match. Dette kan økes ytterligere med mellom 120 og 1 800 mill dersom alle fakturaer som er egnet, matcher automatisk. Kvaliteten vil også øke betydelig ved at man får bedre kontroll av fakturert pris mot avtale.

Sladde tilbud?

Som en del av utredningen er det også avdekket at flere oppdragsgivere ber alle tilbydere om å levere inn sladdet versjon av tilbudet ved tilbudsinnlevering. Dette kan føre til at et tilbud som ikke nødvendigvis ville blitt innsynsbegjært, sladdes. Leverandører vil kunne, ifølge rapporten, realisere mellom 5 og 20 mill i årlige tidsgevinster dersom offentlige oppdragsgivere legger om praksis og bare ber leverandører om å sladde tilbud ved innsynsbegjæring.

Avdelingsdirektør Gunnar Wessel Thomassen i DFØ sier til Anbud365 at det i rapporten er en lang rekke verdifulle anbefalinger: – Vi skal bruke disse i vårt arbeid med de offentlige virksomhetene, gi dem prioriterte tiltak og tilhørende veiledning slik at de kan ta grep som har størst mulig effekt. Det å hente ut effektene av digitaliseringsarbeidet gir mulighet for den enkelte virksomhet til å prioritere viktigere deler av anskaffelsesprosessen.

Datakvalitet avgjørende

Han understreker at kvaliteten på dataene er avgjørende.  Automatisk match mellom ordre og faktura er et viktig bidrag. Det innebærer bl.a., illustrerer han, at bruken av EHF må være 100% – fakturavedlegg i pdf-formatet kan eksempelvis ikke aksepteres. – Å skaffe seg et ordresystem kan gi betydelige besparelser, ikke minst ved at det bidrar til en bedre fakturamatch, poengterer Wessel Thomassen.

– Med utgangspunkt i rapportens funn vil vi se på ledetid, kvalitet og deltakertilfredshet gjennom hele anskaffelsesprosessen. I tillegg til fakturamatch vil best mulig styringsinformasjon være viktig, påpeker han. Å digitalisere produksjonen av slik informasjon er kanskje ikke i seg selv tidsbesparende, men å sikre at denne informasjonen er av beste kvalitet gir gevinster. På et slikt grunnlag kan ledelsen gi signaler om hvordan digitalisering og anskaffelsesprosess bør ordnes for å få den beste effekt – enten man tenker på effektivitet eller samfunnshensyn.

E-signering

E-signering er også et grep som kan gi tids- og ledetidsgevinster både hos offentlige oppdragsgivere og leverandører. Riktignok kan den enkelte som skal sette sin underskrift synes det går fortere med en tradisjonell bokstavsignering, men samlet sett – gjennom hele prosessen – gir e-signering tidsgevinst dersom alle følger opp.

Bli den første til å kommentere på "Kan spare milliarder ved digitalisering – å sikre automatisk fakturamatch er vinneren"

Legg inn kommentar

Epostadressen din vil ikke vises.


*