Kritisk blikk på IKT-anskaffelser (I): Kunnskap er ferskvare – den går ut på dato

Anbud365: Kritisk blikk på IKT-anskaffelser (I) Kunnskap er ferskvare – den går ut på datoDet viktigste vi kan gjøre i en anskaffelse som har gått galt er å lære av feilene. I så måte besitter Riksrevisjonen – her ved riksrevisor Karl Eirik Schjøtt-Pedersen - og andre revisjonsenheter en formidabel kunnskapsbase i form av revisjonsberetninger med forslag til forbedrende tiltak (foto: Mathias Fossum / Riksrevisjonen).

Skriv ut artikkelen

Utvikling av ny teknologi er mye mer enn systemutvikling og derfor må hele virksomheten delta i utviklingsprosessen, ikke minst sluttbrukerne som skal leve med leveransene i mange år og som skal benytte det som leveres i viktige og kanskje livsnødvendige aktiviteter mot brukere og i dette tilfelle pasienter. Innkjøperens rolle i IKT-prosjekter blir dermed viktigere enn noen gang. Det er innkjøperen som er navet i anskaffelsesprosessen og som også er ansvarlig for å involvere alle interessenter i anskaffelsen.

Anbud365.no – i samarbeid med tidligere innkjøpssjef ved Universitetet i Oslo, Jacob Landsvik – nå spesialrådgiver i Ressurser på avveie AS, ønsker å belyse noen offentlige teknologiprosjekter som av en eller annen grunn ikke har gått som forventet. Vi tillater oss i artikkelserien å stille noen kritiske spørsmål om man har basert seg på kunnskap som har gått ut på dato? Spørsmål om man har husket å involvere samtlige i en anskaffelsesprosess som er viktige interessenter og bidragsytere? Spørsmål om man har evnet å bruke standarder og standardisering som en grunnleggende forutsetning for utvikling av ny teknologi? Om virksomhetsledelsen har maktet å involvere innkjøperen tidlig nok i anskaffelsesprosessen. Og ikke minst om vi makter å drive kontinuerlige forbedringer ved å lære av andres feil, ved å lese Riksrevisjonens og andre revisjonsenheters rapporter med gode råd til forbedringer. Revisjonsrapporter er kunnskapsbanker sikrer kontinuerlige forbedringer.

Dette er første artikkel i en serie, neste kom torsdag 17. november kl. 1100. 3. artikkel kommer tirsdag 22.november. 4. artikkel i serien 24. november.

PhD Svein Tore Kristiansen, Director i Business Consulting, Sopra Steria skrev tidligere i år i Stat og styring: «Nye samarbeidsmodeller mellom offentlige etater og private virksomheter kan skape forutsetninger for at IKT-tjenester som produseres for en sektor kan gjenbrukes av andre. For å realisere slike samarbeidsmodeller må offentlig sektor imidlertid ta inn over seg at samarbeid gjennom kravspesifisering er foreldet. Teknologiutvikling kan ikke lengre forstås som systemutvikling, men som virksomhetsutvikling som inkluderer lover/forskrifter, organisering, kompetanse, prosesser og systemstøtte med mer.»

I alt for mange offentlige IKT-prosjekter har teknologene sittet med bukten og begge endene. Det har gått rimelig bra i en rekke tilfeller, men det finnes også eksempler i nyere tid hvor kunnskapen som virket tidligere, ikke lenger gir ønskede resultater. Kanskje det store journalprosjektet til helsesektoren nettopp er et eksempel på at teknologiutviklingen ikke lenger kan forstås som systemutvikling, men som virksomhetsutvikling. Virksomhetsutvikling som inkluderer lover, forskrifter, organisering, kompetanse, prosesser og systemstøtte.

Store svakheter avdekkes

I Riksrevisjonens Dokument 3:14 (2020–2021) avdekkes store svakheter når det gjelder utredning, overordnet styring, planlegging og oppfølging av Stortingets behandling av Stortingsmelding 9 (2012–2013) Én innbygger – én journal. I tillegg har tiltak og prosjekter som er forutsetninger for å nå målene i Én innbygger – én journal ikke hatt høy nok fremdrift. Direktoratet for e-helse benytter i stor grad innleide konsulenter for å gjennomføre sine oppgaver. Direktoratet har ikke styrt bruken av konsulentene på en god nok måte og har ikke tilrettelagt godt nok for overføring og oppbygging av kompetanse i egen organisasjon.

Samtlige av elementene som Riksrevisjonen påpeker, har ført til alvorlige mangler og svikt i leveransen er noe man må legge til rette for i planleggingen av innkjøpsprosessen. Dersom leveransene i et teknologiutviklingsprosjekt ensidig handler om den tekniske systemutviklingen og overser at systemet eller systemene skal overtas og implementeres i virksomheten ved at det legges til rette for virksomhetsutvikling, organisering, kompetanse, roller, fullmakter og prosesser, vil man ikke lykkes.

Viktigere enn noen gang

Innkjøperens rolle i IKT-prosjekter blir derfor viktigere enn noen gang. Det er innkjøperen som er navet i anskaffelsesprosessen og som også er ansvarlig for å involvere alle interessenter i anskaffelsen. Utvikling av ny teknologi er mye mer enn systemutvikling og derfor må hele virksomheten delta i utviklingsprosessen, ikke minst sluttbrukerne som skal leve med leveransene i mange år og som skal benytte det som leveres i viktige og kanskje livsnødvendige aktiviteter mot brukere og i dette tilfelle pasienter. Enhver anskaffelse i det offentlige skal i større og mindre grad understøtte virksomhetens tjenesteproduksjon.

I mange tilfeller blir ikke innkjøperne koblet på før konkurransen skal lyses ut. Det er alt for sent og resultatet blir manglende involvering av ulike interessenter. Manglende deltagelse fra viktige bidragsytere medfører manglende kunnskap om viktige grunnleggende forutsetninger for anskaffelsen. Fra da av vil avvikene øke proporsjonalt med fremdriften i anskaffelsen, ganske enkelt fordi ikke alle sider kunnskapstilfanget og alle kompleksiteter blir hensyntatt for å gi den beste behovsdekningen. Kunnskap gir enhver virksomhet kapasitet til å løse sitt samfunnsoppdrag. Om kunnskapen svikter i form av mangelfull involvering av ulike interessenter, eller på grunn av at kunnskap som har gått ut på dato legges til grunn i en anskaffelse, svikter også graden av behovsdekningen.

Tenke gjennom standarder

Goethe har sagt: «Alt klokt er allerede tenkt – utfordringen er å tenke det en gang til». Ved innledningen i en anskaffelsesprosess bør man også tenke gjennom hvilke standarder som kan legges til grunn for anskaffelsen. Standarder sikrer at alt klokt som allerede er tenkt blir tenkt på en gang til.  Man vil ganske enkelt ikke lykkes med teknologiutvikling om man ikke tenker standardisering. Det gjelder standardisering av roller og prosesser, samt bruk at etablerte standarder som krav og kriterier til ny teknologi.

Det viktigste vi kan gjøre i en anskaffelse som har gått galt er å lære av feilene. I så måte besitter Riksrevisjonen og andre revisjonsenheter en formidabel kunnskapsbase i form av revisjonsberetninger med forslag til forbedrende tiltak. Det er med andre ord ingen unnskyldning for å begå de samme feilene gang på gang. Albert Einstein har sagt: «Definisjonen på galskap er å gjøre de samme tingene om og om igjen og forvente et annet resultat.» Vi er dømt til å gjøre de samme tingene om og om igjen om vi bygger på utdatert kunnskap, eller svikter ved manglende involvering av de som skal delta i en anskaffelsesprosess for å sikre optimal behovsdekning. Innkjøperen er navet i en anskaffelsesprosess og skal involveres idet virksomheten har vurdert å gå til det skrittet å utvikle nye kompetanse, eller gjøre anskaffelser som skal bidra til virksomhetens fremtidige tjenesteproduksjon.

Bli den første til å kommentere på "Kritisk blikk på IKT-anskaffelser (I): Kunnskap er ferskvare – den går ut på dato"

Legg inn kommentar

Epostadressen din vil ikke vises.


*


Dette nettstedet bruker Akismet for å redusere spam. Lær om hvordan dine kommentar-data prosesseres.