Lånekassen med IT-anskaffelse etter BVP-metoden, trolig først ut i Norge

Statens Lånekasse for utdanning forbereder anbudskonkurranser for å inngå skytjeneste-avtaler for kjøp av IT-tjenester for drift av sitt administrasjonsmiljø og sine kjernesystemer. Anskaffelsene skal foregå etter BVP-metoden, trolig den første IT-anskaffelsen i Norge der denne metoden benyttes. – Vi vil eksperimentere for å vinne erfaringer, sier IT-direktør Sigurd Eriksson i Lånekassen til Anbud365.

Best Value Procurement (BVP) er en metode for prosjektstyring og innkjøp som vektlegger leverandørens kompetanse og prestasjon. Metoden forutsetter bruk av anbudskonkurranse som konkurranseprosedyre, kombinert med tett dialog mellom oppdragsgiver og den innstilte leverandør før kontrakt signeres.

IT-direktør Eriksson sier at Lånekassen har flere grunner for å ville teste ut BVP. Generelt ønsker virksomheten å fremstå som moderne. Det ligger i bedriftskulturen å ville eksperimentere for å vinne erfaringer. Å være i front er en del av det omdømmet Lånekassen bygger, det er viktig for dem å være en attraktiv arbeidsgiver.

To åpne anbudskonkurranser

Lånekassens driftsavtaler for IT-systemer løper ut i slutten av 2018, og det er derfor igangsatt forberedelse til anskaffelse av nye driftsavtaler.  Den ene av de to åpne anbudskonkurransene med Best Value Procurement-metoden gjelder en skytjenesteavtale for kjøp av IT-driftstjenester for Lånekassens administrasjonsmiljø. Dette omfatter klientdrift, drift av nettverk, drift av dataromtjenester, samt 2. og 3. linje support. Den andre gjelder kjøp av IT-driftstjenester for Lånekassens kjernesystemer.

Dette er et nybrottsarbeid. Innovasjon er et overordnet mål for virksomheten i prosjektanskaffelser. Det er viktig at den leverandøren man kommer til å velge, kan bidra på den innovative siden. – Vi vil, påpeker han, se om vi får ut de gevinster som er forventet.

Ønske om effektivisering og innovasjon

Valget av BVP-metoden begrunnes også med ønsket om å effektivisere anskaffelsen. Eriksson mener at leverandøren også vil få effektiviseringsgevinst gjennom bruken av metoden. Samtidig er det slik at en anskaffelse etter BVP-metoden vil tiltrekke seg innovativt innstilte leverandører, noe Lånekassen gjerne vil ha.

– I tillegg til de vanlige kravene ved en anbudskonkurranse skal tilbyderne skrive ned sin forståelse av oppdraget i tre to-siders dokumenter, for hhv prestasjonsbeskrivelse, kundens risikovurdering og tilleggsverdier. I vanlig BVP-forstand er det meningen at disse sidene skal erstatte de vanlige kravene i anbudskonkurransen, ikke komme i tillegg. Imidlertid har vi gjort noen tilpasninger for egen del, forklarer Eriksson, og fortsetter:

– Det er et vesentlig bidrag for oss til å se om tilbyderne oppfatter oppdraget etter våre intensjoner. Uten en slik visshet kan problemene komme Vi beskriver våre behov, og tilbyderne må gi oss løsningen. Vi har nok nødvendig kompetanse innomhus til å løse utfordringene, men det er spennende å se om nye metoder, som BVP, kan gi oss nye, innovative løsninger.

Vurdert risikoen

Lånekassen har et ønske om å bli tilbudt mest mulig moderne og standardiserte løsninger, og å flytte flest mulig tjenester ut som SaaS og i offentlig sky. I denne sammenheng er det viktig for Lånekassen å unngå bruk av menneskelige ressurser på oppgaver som kan leveres av teknologi, der dette er hensiktsmessig.  Lånekassen har vurdert risikoen det innebærer å flytte administrasjonsmiljøet og kjernesystemet ut i offentlig sky, og har ikke sett noen absolutte hindre for dette. Leverandørene oppfordres til å ikke la seg binde av Lånekassens eksisterende løsninger ved design av nytt driftsmiljø. Ny løsning og avtale må imidlertid ikke gi begrensninger sammenliknet med eksisterende.