• Leverandører
  • Imatis AS
    B  Braun Medical AS
    Søve AS
    Elite Vinduspuss AS
    First Rent A Car Norway AS (Hertz)
    NettPost AS

Slik blir anskaffelsesstrategi et reelt verktøy for toppledelsen

Anbud365: Slik blir anskaffelsestrategi et reelt verktøy for toppledelsenUniversitetsdirektør Gunn–Elin Aa. Bjørneboe ved Universitetet i Oslo gir gode råd.

Skriv ut artikkelen

Skal en virksomhets anskaffelsesstrategi bli et reelt verktøy for toppledelsen, må visse krav innfris: Strategien legger til grunn virksomhetens mål, innkjøp og innkjøpsprosesser må kommuniseres godt til toppledelsen, og det må være en kompetent innkjøpsseksjon som nyter toppledelsens tillit. Ved Universitetet i Oslo går universitetsdirektør Gunn–Elin Aa. Bjørneboe god for at man der har lykkes med dette. Og det er slett ikke bare snakk om besparelser og laveste pris!

For ethvert universitet er det forskning og utdanning som er kjerneaktivitetene. Så også for Universitetet i Oslo. De administrative ansvarsområdene, blant disse innkjøp, er til for å gjøre kjerneaktivitetene best mulig. Derfor må administrasjonen være god og stadig bli bedre. Kravet er det samme til UiOs innkjøpsseksjon. Dette har vært grunnleggende for universitetsdirektør Bjørneboe i de ni årene hun har vært UiOs administrative leder. UiO kjøper for 2,5 milliarder kroner årlig. Det er hver tredje krone som institusjonen disponerer. Det er 55 kjøpende enheter ved universitetet.

– Ledelsen har stor oppmerksomhet rettet mot innkjøp. Gjentatte ganger har anskaffelsesstrategi vært tema for drøftinger i styremøter. Strategien er godt forankret i toppledelsen, og jeg har sørget for at ansvarlige i linjen også er godt kjent med, forstår og legger til grunn gjeldende anskaffelsesstrategien som del av sitt arbeid, sier universitetsdirektøren.

Kjerneverdiene

Etterrettelighet, verdiskaping og profesjonalitet er kjerneverdiene i institusjonens innkjøp. Viktige milepæler er nådd, men ambisjonen er stadig å bli bedre. For tiden er det nær 450 rammeavtaler ved UiO. Lojalitet til disse står sentralt. Forvaltningen av avtalene skjer på systemnivå, med støtte fra innkjøp. Større avtaler – verdi over 100 000 – håndteres av innkjøpsseksjonen under ledelse av seksjonssjef Jacob M. Landsvik, med unntak av Eiendomsavdelingen og Matematisk-naturvitenskapelig fakultet som har egne innkjøpere. Bjørneboe trekker også frem betydningen av de etiske standardene som UiO legger til grunn i alle sine innkjøp. Høy etisk standard, formidle samfunnsansvar, orden i eget hus og gjensidig tillit er nøkkelbegrepene i UiOs innkjøpsatferd.

– Vi har en profesjonell og moden innkjøpsseksjon, og at UiO fikk Difis digitaliseringspris i 2014, er lagt merke til. Vi jobber med å heldigitalisere innkjøp, fortsetter hun, og legger vekt på brukerperspektivet – det er mye å spare på ved «det gode innkjøp». Snart kommer også et nytt analyseverktøy som gir oss enda bedre styringssystem.

Digitalisering gir effektivisering

UiO har om lag 110 000 fakturaer gjennom året. Digitalisering betyr en effektiv fakturabehandling, som frigjør ressurser. Mens normaltid tidligere for fakturabehandling fra leverandør utsteder fakturaen til den er klar til betaling kunne strekke seg over mer enn 30 dager, kan man digitalt regne med en halv time eller så.

– Anskaffelsesstrategien ved UiO er åpenbart et ledelsesverktøy – for å nå organisasjonens helhetlige mål. Hvordan har innkjøpsseksjonen nådd fram til ledelsen? 

Universitetsdirektøren poengterer at det er grunnleggende at innkjøpskompetansen forstår hva som er målet for institusjonen, m.a.o. hvorfor det er viktig med innkjøp. Da får innkjøpsseksjonen en merverdi gjennom at den tydeliggjør gevinstene gjennom dokumentasjon. Likeledes må innkjøpsavdelingen fremstå som et serviceverktøy for enhetene.

Kontroll, rapport og måling

I hvilken grad innkjøpsseksjonen makter å innfri ledelsens forventninger gjennom oppfølging av sin anskaffelsesstrategi, er en sak for internkontrollen. Universitetsdirektøren og ledelsen for øvrig får jevnlige rapporter om måloppnåelsen. I tillegg har selvsagt Riksrevisjonen et skarpt øye på virksomheten.

– For å leve opp til forventningene, må det gjerne følge med ressurser. Har du sørget for at innkjøpsseksjonen får de nødvendige midler til å følge opp? 

– Vi har forsøkt å gi seksjonen nødvendig personell. Og vi har etablert en trainee–ordning, samtidig som flere av avdelingens medarbeidere følger et seksti–poengs årsstudium i offentlige anskaffelser ved Høgskolen i Molde. Seksjonen nyter godt av full støtte fra toppledelsen, konstaterer hun, og påpeker at også gjennom digitaliseringen er det tilført mer kapasitet til avdelingen.

– Seksjonen sikter mot å bli Norges best. Betyr det noe for toppledelsen? 

Direktør Bjørneboe er overbevist om at seksjonen allerede er blant de beste, og at dette er i pakt med UiOs generelle ambisjon – nemlig å hevde seg blant de beste i Europa. Dessuten er det stimulerende f.eks. å gå til topps i prisutdelinger. Det er på en måte å få belønning for at man gjør en god jobb, og det er viktig!

Gode råd

– Hvilke råd vil du gi om hvordan en innkjøpsseksjon skal nå fram med sitt budskap til virksomhetens ledelse, og få anskaffelsesstrategien fulgt opp og etterlevet som en del av hovedstrategien? 

Rådene fra universitetsdirektør Gunn–Elin Aa. Bjørneboe kommer raskt:

  • Gjør «gode innkjøp», slik at det genereres flere midler til virksomhetens kjerneaktiviteter – hos oss forskning, formidling og utdanning. Det er «mange penger å spare på gode innkjøp» – undersøkelser tyder på minst tre–fem pst.
  • Gjennom å dokumentere gevinster overfor toppledelsen av egen kompetanse og innsats kommer innkjøp høyt opp på dagsordenen i virksomheten som helhet. Det den administrative ledelsen og styret er opptatt av, preger også de øvrige delene av organisasjonen.
  • «Gode innkjøp» er avhengig av god kompetanse. Det er ikke bare innkjøp i snever forstand, men også prosesser fra behov til betaling, toppledelsen må forstå, samt at ledelsen rekrutterer gode innkjøpere i hele organisasjonen.

Be the first to comment

on "Slik blir anskaffelsesstrategi et reelt verktøy for toppledelsen"

Leave a comment

Your email address will not be published.


*