I alt 21 statlige universiteter og høyskoler skulle ta i bruk et nytt lønns- og økonomisystem fra Direktoratet for forvaltning og økonomi (DFØ). Universitetet i Bergen har benyttet det i fire måneder, Universitet i Oslo nettopp kommet i gang. To andre skal i gang ved kommende årsskifte. Imidlertid er erfaringene så dårlige at de 17 som ennå ikke fått starttidspunkt, nå trekker i bremsen. Før de eventuelt går videre vil de ha en «fot i bakken».
Bakgrunnen er at de fire største universitetene i Norge skulle ha et nytt og felles lønns- og økonomisystem (ny ERP-løsning). Men de valgte ikke å legge oppdraget ut på anbud, men overlot det i stedet til et statlig direktorat – Direktoratet for forvaltning og økonomi (DFØ). Da fikk man ikke anledning til å sammenlikne med andre aktuelle løsninger i markedet. Universitetet i Bergen innførte systemet 1. januar, men sliter med barnesykdommer.
De fire største universitetene her i landet har et samarbeid, kalt BOTT: Universitetet i Oslo, Universitetet i Bergen, Norges teknisk- og naturvitenskapelige universitet (NTNU) og Universitetet i Tromsø, Norges arktiske universitet. I samarbeid gjennomfører de en rekke anskaffelser de har felles interesse for.
Stor anskaffelse
Ifølge insidere i bransjen er den aktuelle løsningen som bygges opp for universitetene, kanskje en av de største på mange år offentlig sektor. De 4 store universitetene håndterer flere hundretusen bestillinger og fakturaer hvert år. Problemer på dette området kan derfor bli svært alvorlig mht å anskaffe virksomhetskritiske tjenester, samt å innfri sine forpliktelser mot de mange leverandørene.
Det nye ERP-systemet skulle være operativt 1. januar i år. Slik ble det imidlertid ikke, i og med at bare deler av Universitetet i Bergen (UiB) kunne ta det i bruk. Gradvis har det blitt rullet ut til hele universitetet. Til universitetsavisen Khrono sier imidlertid nå økonomidirektør Per Arne Foshaug ved UiB at det langtfra går etter planen når statens eget direktorat skal levere et nytt økonomisystem til universitetene. – Vi har en leverandør, sier han, som jobber mye mer usystematisk enn vi kunne tro og har tydeligvis tatt på seg en jobb som er større enn de forutså. Bruken har siden starten i januar vært beheftet med stadige feil, mangler og nye måter å gjøre tingene på.
Trekker i bremsen
Universitetet i Oslo utsatte å ta løsningen i bruk til 1. mai. Planen er så at NTNU og UiT Norges arktiske universitetet skal over i samme løsning 1. januar 2022. Samtlige tre andre universiteter forteller til Khrono at de har fulgt prosessen i Bergen nøye.
Men nå trekker 17 statlige institusjoner i bremsen, melder Khrono. Meningen var at disse skulle ta i bruk samme DFØ-løsning som de fire eldste universitetene. – Når vi ser hvilke utfordringer som er oppstått hos BOTT, samtidig som flere av oss 17 andre har gode systemer allerede, må vi sørge for at vi har et godt nok beslutningsgrunnlag før vi eventuelt går videre med DFØ-løsningen, sier direktør Lars Atle Holm ved NMBU (Norges Miljø- og biovitenskapelige universitet) til Khrono. Poenget er bl.a. at de 17 nå ønsker å finne ut av hva BOTT står oppe i før de går videre.
Anbud 365.no har tidligere omtalt både UiB og UiO sine nasjonale priser for digitalisering av innkjøpsfunksjonen. Samtlige av universitetene har vært foregangsvirksomheter på effektivisering og digitalisering, som i tid strekker seg mer enn 10 år tilbake. Kravene og forventningene til effektivisering og automatisering i anskaffelsesprosessen er dermed meget høye. Det kan dermed bli svært smertefullt om de nye løsningene ikke makter å innfri krav til eksisterende funksjonalitet og forventninger til effektivisering og automatisering. Kanskje ikke så rart at flere av universitetene nå føler at de opplever et stort tilbakeskritt – de lå jo i front på digitaliseringsområdet.
Les også på Anbud365:
Bli den første til å kommentere på "Trekker i bremsen, dårlige erfaringer med ikke-anbudsutsatt IT-løsning"