– Dersom man kjente alle fordelene ville langt flere kommuner hatt digitale bestillingsordninger i dag, konstaterer Bjørn Steinar Berg, som om et par måneders tid blir fagleder for eHandel i nye Lillestrøm kommune. Han peker bl.a. på at bruk av standarden Global Location Number (GLN) gjør at leveransen blir svært mye enklere. Erfaring viser at færre produkter blir borte og kommunens tidsbruk ved varemottak blir betydelig reduserer. Vi vil se effektivisering innen tid- og ressursbruk, sier Berg.
Bjørn Steinar Berg har siden oktober i fjor vært prosjektleder for innføring av eHandel i nye Lillestrøm kommune, og fra 1. januar 2020 blir han fagleder eHandel, en gruppe som er plassert i den nye innkjøpsseksjonen. Dermed vil kommunene Skedsmo, Sørum og Fet – som neste år blir Lillestrøm kommune – ha en egen innkjøpsseksjon som skal håndtere de digitale løsningene for storkommunens digitale anskaffelser.
I tilpasningen mot digitale anskaffelser, som i dag skjer i flere kommuner over hele landet, er GS1 sine globale standarder vesentlige. For kommuner som Lillestrøm blir tilretteleggingen av standarden Global Location Number (GLN) svært viktig, da denne blant annet forteller transportørene hvor innkjøpte produkter skal leveres innenfor kommunen.
Nytten av å bruke GLN
– GLN fører til at man får varen levert på nøyaktig angitt punkt, det vil si til avdeling og etasje, og ikke bare på adresse. Med GLN-registreringen kan transportøren få opp all nyttig informasjon, blant annet GPS-koordinatorer, noe som gjør leveransen svært mye enklere. Erfaring viser at færre produkter blir borte og betydelig reduserer kommunens tidsbruk ved varemottak. Vi vil se effektivisering innen tid- og ressursbruk, samt høste andre betydelige økonomiske besparelser, sier Berg.
Heldigitale anskaffelser fører til bedre samhandling, handelshistorikk og effektiviseringer. En digital infrastruktur tilrettelegger for eHandel og gir store gevinster, forteller Berg.
– I mange kommuner går handel fortsatt igjennom mailkommunikasjon og telefonsamtaler, noe som er lite effektivt og sporbart. Dessuten risikerer ansvarlig leder å bli informert om kjøpet først når fakturaen ligger på skrivebordet, forteller Berg.
Integrert i kommunens ERP-system
– I Lillestrøm kommune vil eHandel og standarder som GLN være integrert i Visma sitt ERP-system. Alle leveringspunkter får sitt eget GLN-nummer, som blir liggende i vårt system. Nå er vi også i gang med å registrere hvem som er anviser (godkjenner av kjøp), og hvem som er attestanter (bestiller), og kun disse får tilgang til bestilling av aktuelle varer. Med elektronisk bestillingsløsning har kommunen til enhver tid god oversikt over kjøpshistorikken, og ledere godkjenner bestillingene før kjøpene gjøres, forteller Berg.
Han mener digitalisering av bestillingssystemer i kommune-Norge går i riktig retning, men at tempoet er lavt:
– Den bredere forståelsen av eHandel og standarder som GLN må få sette seg. Ressurser er en utfordring, og det finnes alltid noe annet som «brenner» og krever oppmerksomhet, men man må se på dette som en viktig investering. Alle kommuner bør prioritere å implementere digitale bestillingssystemer.
Frist for å melde inn GLN-endringer
For kommuner som slår seg sammen i disse dager, er fristen for å melde inn om endringer av GLN satt til 15. november. Da må GS1 Norway, som forvalter GLN registreringer i Norge, ha opplysning om endringer i hus.
=====
GS1 Norway er en brukerstyrt not-for-profit forening og medlem av en global organisasjon. Foreningen utvikler, vedlikeholder og tilbyr globale standarder for effektiv vare- og informasjonsflyt. GS1 er representert i 112 land og over 1 million bedrifter bruker GS1 sine standarder. GS1 Norway har i dag mer enn 6300 brukere i stadig flere bransjer. www.gs1.no
Bli den første til å kommentere på "Ny kommune satser på digital bestilling med standard for sømløs varelevering"