• Leverandører
  • Tekstilservice AS
    SOS Inspection AS
    First Rent A Car Norway AS (Hertz)
    Conluo Renhold
    AKTIMED VEST AS

Fullt trykk i arbeidet med å legge til rette for innkjøp i nye Viken fylkeskommune

Anbud365: Fullt trøkk i arbeidet med å legge til rette for innkjøp i nye Viken fylkeskommuneEn rekke tiltak på innkjøpssiden er vurdert i Østfold fylkeskommune, men ikke alle er iverksatt i påvente av den nye Viken fylkeskommune der Østfold skal inngå fra 1. januar 2010. Fylkesordfører for den nye fylkeskommunen er heller ikke valgt, men Anette M. Solli (på bildet), fylkesordfører i Akershus, leder den såkalte fellesnemnda for de aktuelle fylkene (Østfold, Akershus og Buskerud).

Skriv ut artikkelen

Innkjøp i Østfold fylkeskommune i samarbeid med Akershus og Buskerud jobber kontinuerlig med å utrede forslag til organisering og dimensjonering av en rekke innkjøpsoppgaver i nye Viken fylkeskommune. Arbeidet med en anskaffelsesstrategi skal resultere i at Viken fylkeskommune skal ha fokus på: Tverrfaglig arbeid, digitalisering, innovasjon og nytenkning, effektivisering og fokus på samfunnsansvar. Dette er et arbeid som er i prosess. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt har gitt gode og konstruktive innspill. Dette er forbedringspotensial som vil bli tatt inn i arbeidet med etablering av Viken fylkeskommune, sier innkjøpssjef Marianne B. Svendsen i Østfold fylkeskommune.

Revisjonsrapporten fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon avdekker at etterlevelse av regelverket er godt ivaretatt av innkjøpsseksjonen i Østfold fylkeskommune. Østfold fylkeskommune har vedtatt anskaffelsesstrategi og reglement samt tilrettelagt for struktur og interne maler/retningslinjer som legger til rette for etterlevelse av regelverket, også for virksomhetene. Revisjonsgjennomgangen har vært anskaffelser fra kr. 100.000, – eks. mva ved virksomhetene/avdelinger i Østfold fylkeskommunes virksomheter/avdelinger etterlever lov og forskrift om offentlige anskaffelser.

– De forhold som fylkesrevisjonen påpeker er sentrale for anskaffelser i fylkeskommunen. Innkjøpsseksjonen setter pris på at revisjonen tar en slik rolle. Det hjelper oss å se hvor skoen trykker og styrker vår posisjon og letter arbeidet med tiltak og informasjon inn i organisasjonen. Slike forvaltningsgjennomganger og resultater hjelper oss i å være skjerpet i innkjøpsarbeidet, understreker innkjøpssjefen, som påpeker at alle utviklingsplaner er satt på vent og skal samordnes inn i Viken fylkeskommune.

Sikre kontroll

Det er ble gitt informasjon om fylkesrevisjonsrapporten til alle virksomhetsledere og til innkjøpskoordinatorer gjennom fagdager for å forankre og tydeliggjøre at dette er viktig. Et av tiltakene i kjølvannet av rapporten er at fylkesrådmannen har besluttet at selv om kunngjøringsplikten ble hevet fra kr 500.000,- eks. til kr 1.300.000, – eks. mva. skal alle anskaffelser over kr. 500.000, – eks. mva gjennomføres med bistand fra sentral innkjøpsseksjon. – Det er et tiltak for å sikre kontroll og at anskaffelser blir gjennomført etter lov- og forskrift og at det vurderes frivillig kunngjøringer for å ivareta små- og mellomstore bedrifters mulighet til å være med i konkurransen på oppdrag, opplyser hun. Det er også gjennomført tiltak overfor virksomhetsleder og innkjøpskoordinatorer.

Innkjøpsseksjonen har merket en økt pågang av spørsmål og behov for veiledning for de anskaffelser som virksomhetene har ansvaret for, forteller innkjøpssjef Svendsen. Flere anskaffelser har gått gjennom innkjøpsseksjonen hvor det også er foretatt «veiledende kunngjøringer» på noen av anskaffelsene.

Aktuelle tiltak forbedringstiltak

Tiltak som er vurdert i Østfold fylkeskommune:

  • Profesjonalisering av bestillerrollen ved digitale anskaffelser, bl.a. ved å innføre e-handel og reduserte antall bestillere som får oppgaven og ansvar for å bestille varer og tjenester elektronisk.
  • Standardisere samhandling. Østfold fylkeskommune benytter i dag KGV-verktøyet i sentral innkjøpsseksjonen og har begrenset bruk til øremerkede innkjøpsrådgivere som har kompetanse på å benytte et slikt verktøy. Dette verktøyet kan også benyttes ved «frivillige kunngjøringer» (anskaffelser over kr. 500.000, -) der det er hensiktsmessig.
  • Østfold fylkeskommune har lang erfaring fra bruk av KAV (kontraktsadministrasjonsverktøy), hvor de fleste avtaler er registrert. Planen er å utvide verktøyet til å gjelde alle avtaler.
  • Anskaffe og ta i bruk innkjøpsanalyseverktøy.
  • Fokusskifte fra faktura til bestilling. Færre feil slik at vi etterlever økonomi- og anskaffelsesregelverket.
  • Sporbarhet i anskaffelsesprosesser og helelektronisk arbeidsflyt hvor også arkivering av kontrakter, protokoller skjer elektronisk til sak/arkivsystem i for alle anskaffelser som går via sentral innkjøpsseksjon. Økt sentralisering av anskaffelser, vil ivareta kontroll og etterprøvbarhet i større grad. 

Sosiale krav på byggeplass

– Resultatet av kontraktsoppfølging i 2018 rettet mot 18 stk kontrakter er at der det er funnet avvik er disse lukket og kvaliteten er bedret, fremholder innkjøpssjefen. Blant de tiltakene til forbedring som vurderes, er å foreta kontroller/revisjoner av sosiale krav på byggeplassen, f.eks. etterlevelse av ILO konvensjonen. Fylkesrådmannen ser at det er nødvendig å styrke kompetanse og organisere oppfølging på byggeplassen eller på produksjonsstedet. Dette vil få stort fokus i arbeidet med skolebruksplan og bygging av nye St. Olav. Dette vil også være sentralt i arbeidet med oppgaver og organisering av innkjøpsområdet i «Viken».

Be the first to comment

on "Fullt trykk i arbeidet med å legge til rette for innkjøp i nye Viken fylkeskommune"

Leave a comment

Your email address will not be published.


*