Fem gode grunner til å sette i gang med kategoristyring

Anbud365: Fem gode grunner til å sette i gang med kategoristyring Charlotte Vibe Seeberg, innkjøpssjef i Justitsministeriet i Danmark, har en rekke erfaringer med kategoristyring. Hun har bakgrunn som kommunal innkjøper og som medarbeider i Statens og Kommunernes IndkøbsService.

Skriv ut artikkelen

Kategoristyring gir oversikt som kan gi grunnlag for de løsningene som best dekker organisasjonens behov. Det kan brukes mindre tid på kontraktstyringen, og de som jobber med kjerneoppgavene, får mer tid til å bruke tiden på det de egentlig er der for. Gjennom å kategoristyre innkjøpene kan innkjøpernes kompetanse på flere måter komme til nytte for hele organisasjonen, og store besparelser kan nås – ikke bare på pris, men også på bedre løsninger. Nedenfor gir en erfaren, dansk innkjøper fem gode grunner til å starte med kategoristyring.

Charlotte Vibe Seeberg, innkjøpssjef i Justitsministeriet i Danmark, har mange erfaringer med kategoristyring. Det er i en artikkel på ski.dk at hun gir sine fem gode grunner til å satse på kategoristyring av innkjøpene:

En sterkere innkjøpsfaglig ramme

I dag er det ofte anskaffelsesplikten og -planen, som styrer organisasjonens innkjøp. Ved å kategoristyre innkjøpene i organisasjonen, får man automatisk en oversikt over hele forbruket. Med det som utgangspunkt blir det raskt klart hvor kompetansen bør settes inn for å finne de maksimale innkjøpsløsningene for å forbedre økonomien og tidsforbruket. Da er de tikke lengere anskaffelsesplikt som styrer innsatsen, men likeså mye hva som dekker organisasjonens behov best. Kategoristyring vil gi et samlet løft for hele organisasjonens innkjøp og samtidig styrke den innkjøpsfaglige rammen, da den kategoristyrte innkjøpsprosessen vil gi nye muligheter for å styrke innkjøpsfokus.

Et nytt syn på innkjøpet

Når man skal i gang med å kategoristyre, er der mange organisasjoner som får ekstern hjelp til å starte omleggingen. Det er viktig å få en god start, og til formålet kan ekstern hjelp være godt. Med en slik kan man skaffe seg nye verktøy til verktøykassen. Med disse nye verktøyene er det mulig å finne frem til den rette måten å få forbruk og kjerneoppgaver til å spille hverandre gode, og dermed sikre den best mulige bruk av organisasjonens budsjetter. Selv om noen av verktøyene allerede er i bruk, utelukker ikke det at kategoristyring kan tilføre noen nye.

Mindre tid på kontraktstyring

I dag arbeider langt de fleste offentlige organisasjoner systematisk og profesjonelt med kontraktstyring og henter dermed store gevinster. Kategoristyring handler i høy grad om å sette kreftene med større tyngde i de forberedende fasene av innkjøpsprosessen. Når man kategoristyrer, får man tidlig dialog om hvordan de beste prosesser i forbindelse med kjøpet – både før, under og etter – kan skapes. Og det betyr at man ikke trenger bruke like mye tid på kontraktstyring, konflikthåndtering o.l. hverken i innkjøpsavdelingen eller hos dem i organisasjonen som har det daglige samarbeidet med leverandørene.

Mer tid til de varme hender

Med en maksimal kategoristyrt innkjøpsprosess blir det mer tid til kjerneoppgavene. Med andre ord vil «de varme hender» få frigitt tid til sine kjernetjenester. Gjennom å kategoristyre innkjøpene, startes også en dialog med organisasjonen om kjerneoppgavene, f.eks. med spørsmål som: Hvordan fungerer samarbeidet med de eksterne leverandører i dag? Understøtter samarbeidet oppgaveløsningen på en god måte? Hvilke endringer i leverandørsamarbeidet vil gjøre det mulig å få til en enda bedre oppgaveløsning? Denne innledende dialogen legger de første byggesteinene til et tett samarbeide om hvordan man med sin innkjøpskompetanse kan hjelpe kjerneområdene i organisasjonen til enda bedre rammer og produkter.

Store gevinster i sikte

Kategoristyring angir retning for hele organisasjonen, nemlig mot der de store besparelsene ligger. Men like viktig er det at kategoristyring peker på hvor man også kan finne de store besparelsene utenom selve priskonkurransen i anskaffelsen. Gevinstene kan bl.a. være å få kjøpt bedre løsninger som f.eks. holder lengre eller krever færre ressurser å vedlikeholde.

Bli den første til å kommentere på "Fem gode grunner til å sette i gang med kategoristyring"

Legg inn kommentar

Epostadressen din vil ikke vises.


*