Mangel på tid og personalsressurser største hindre for svenske innkjøpere

Mangel på tid og personalressurser er det største hinderet som svenske offentlige innkjøpere opplever i sitt strev med å nå sine mål. Når det gjelder målene for virksomhetsutvikling og digitalisering, er det hele to av tre som nevner dette hinderet. Det er Upphandlingsmyndigheten som rapporterer dette. Av undersøkelsen som ligger til grunn for disse funnene, fremgår det imidlertid også at opptil en av fire ikke opplever noe hinder på enkelte områder – best balanse mellom pris og kvalitet er det ene, forsyning under kriser det andre.

I Upphandlingsmyndighetens årsrapport gjennomgås bl.a. resultatet av deres virksomhet i 2020. Myndigheten har det samlede ansvaret for å utvikle, forvalte og støtte den anskaffelsesvirksomhet som gjøres av offentlige oppdragsgivere og deres leverandører.

I forbindelse med rapporteringen er det gjennomført en undersøkelse blant de virksomhetene som i Sverige må følge regelverket for offentlige anskaffelser. 659 organisasjoner, dvs. 42% svarte, og resultatene er da, ifølge Upphandlingsmyndigheten representative. En viss usikkerhet hefter imidlertid i så måte ved de offentlig eide selskapene, heter det.

Hvilke hindre?

Blant det som er undersøkt, er hvilke hindre de kjøpende myndighetene opplever. De kan være for å nå målet om å benytte anskaffelser som middel for virksomhetsutvikling og digital omstilling og for å oppnå best mulige forhold mellom pris og kvalitet. Eller det kan gjelde å sikre forsyning av varer og tjenester ved krisesituasjoner, redusere innkjøpenes negative miljø- og klimapåvirkning og sikre rimelige arbeidsvilkår ved produksjon av varer og tjenester.

Resultatene viser at det er mangel på tid og personalressurser som er det klart største hinderet målt opp mot samtlige av de opplistede kriteriene. Tydeligst er det ved virksomhetsutvikling og digital omstilling der to av tre sier at mangel på tid og personalressurser er det største hinderet. Det nest største hinderet på dette kriteriet et at avtaler i for liten grad følges opp.

Nest størst hinder

Nest størst hinder når det gjelder pris og kvalitet er også dette med at avtaler i for liten grad følges opp. Det samme fremgår av undersøkelsen når det gjelder rimelige arbeidsvilkår. På området miljø- og klimapåvirkning er det at spesialkompetansen i organisasjonen ikke deltar i anskaffelsesarbeidet det nest største hinderet for å nå målene. På forsyning under kriser er det mangel på verktøy og metoder til analyseformål som oppgis som det nest største hinderet.

Men det er også ganske mange som ikke opplever at det er noen hindre. Nær hver fjerde svarer slik når det gjelder henholdsvis balanse mellom pris og kvalitet og forsyning ved kriser. Nest like mange svar dette også når det gjelder rimelige arbeidsvilkår. Men tallene er vesentlig lavere når det gjelder virksomhetsutvikling og digitalisering. Der er det bare 8% som mener at det ikke er noen hindre for å nå målene. 11% svarer dette når det er snakk om miljø- og klimapåvirkning.

Spendanalyse og kategorisering

I sine kommentarer peker Upphandlingsmyndigheten bl.a. på nytten av å benytte organisasjonsovergripende spendanalyse.  Det vil gi organisasjonen en grunnforståelse for hvilke varer og tjenester som utgjør de største innkjøpsområdene – en forståelse som trengs bl.a. for å kunne fatte strategiske beslutninger når det gjelder organisering og prioritering av innkjøpsvirksomheten.  Bare 37% gjennomfører i dag slike analyser.

Bare 43% av virksomheten organiser i dag innkjøpsarbeidet i kategorier. Upphandlingsmyndigheten mener at denne lave andelen er med på å forklare den høye andelen som opplever det som et hinder at spesialister ikke deltar i anskaffelsesarbeidet.