Det er milliarder å spare …

Anbud365: Det er milliarder å spare …Jeg savner en noe mer edruelig tilnærming til den meget komplekse problemstillingen som et innkjøpssamarbeid representerer. Til syvende og siste er det den enkelte anskaffelsesrådgiver som er den mest kritiske faktoren for suksess. Så lenge kommunale og statlige ledere ikke investerer mer i de menneskelige ressursene enn hva som har vært tilfelle så langt kan man se langt etter besparelsene, skriver artikkelforfatteren.

Skriv ut artikkelen

Av Jacob M. Landsvik, innkjøpssjef ved Universitetet i Oslo

Nok en gang lyder budskapet; «Det er milliarder å spare!» Ja, det er innkjøpssamarbeid som også denne gangen er svaret. Det gjøres undersøkelser. Det lages estimater. Det konkluderes. Offentlig innkjøpssamarbeid ser ut til å være svaret på det meste. Innkjøpssamarbeid er smart, men det gjør seg ikke selv. Det skal rekrutteres og fortrinnsvis erfarne innkjøpere. Det skal lages planer. Innkjøp mellom de innkjøpssamarbeidene enhetene skal koordineres og systematiseres. Det skal utarbeides styringsdokumenter i form av innkjøpspolicy, etiske retningslinjer, rutiner og gjerne kategoristrategier. Og ikke minst skal de ulike behovene gi behovsdekning hos de samarbeidende enhetene. Det er hverken milliarder eller millioner å spare hverken det første, andre eller det tredje året. I disse årene må de samarbeidende enheten satse, gjennom å investere i felles ressurser i form av mennesker og maskiner, markedets beste systemstøtte og egnede lokaler. Og dersom man lykkes med å utarbeide gode styringsdokumenter, rekruttere de beste anskaffelsesrådgiverne og organisere samarbeidet, kan det være millioner å spare – på sikt.

Statens innkjøpssenter og Unit, tidligere Uninett har eksistert som innkjøpssamarbeid i en årrekke. Det samme budskapet har vi hørt derfra; «Det er millioner for ikke å si milliarder å spare.» Det er servert det ene estimatet etter det andre på bakgrunn av en rekke konsulentrapporter. De kjøpende enhetene har ennå til gode å få servert en rapport som viser hvor mye den enkelte enhet har spart som deltagere i innkjøpssamarbeidet og gjerne et beløp med to streker under. Et beløp vi kan rapportere videre til enhetens ledelse som realiserte gevinster. Så lenge det er slik, blir det kun ord; «Det er milliarder å spare ………»

Jeg savner en noe mer edruelig tilnærming til den meget komplekse problemstillingen som et innkjøpssamarbeid representerer. Til syvende og siste er det den enkelte anskaffelsesrådgiver som er den mest kritiske faktoren for suksess. Så lenge kommunale og statlige ledere ikke investerer mer i de menneskelige ressursene enn hva som har vært tilfelle så langt, kan man se langt etter besparelsene. Dernest kommer evne og vilje til å investere i markedets beste systemstøtte. Det snakkes om digitalisering og digitaliseringens effekter på helt tilsvarende måt som effekten av innkjøpssamarbeid. Grunnlaget for et vellykket innkjøpssamarbeid er en uforbeholden satsing på 4 viktige faktorer.

Hvordan legges tjenestene til rette for brukerne?

Det er i disse dager mer enn 20 år siden Universitetet i Oslo sendte sin første elektroniske bestilling til en leverandør. Man skulle anta at teknologien var kommet vesentlige skritt fremover – og det har den på en rekke områder. Leverandørenes kundefokus og tilretteleggelse for et stadig bedre brukerperspektiv er imidlertid ikke iøynefallende.  Mange leverandører er mest opptatt av å definere sin egen forståelse av til dels kompliserte innkjøpsprosesser og utviser en overraskende liten evne til å ta inn over seg det fagområdet det skal leveres tjenester til.

På tilsvarende måte må innkjøpssamarbeidene legge til rette for brukerne. De må sette seg inn i enhetenes kompleksitet, enhetenes behov for varer og tjenester og ikke minst logistikkutfordringene hos den enkelte enhet. Innkjøpssamarbeidene må definere seg selv som leverandører og utvikle et betydelig bedre kundeperspektiv.

Hvordan håndteres utviklingen av nye arbeidsmetoder?

Utvikling av arbeidsmetoder er noe av det viktigste for å lykkes med et effektivt innkjøpssamarbeid. I dette arbeidet er det oppdragsgiverne som må sitte i førersetet. Mange oppdragsgivere setter dette arbeidet bort til innleide konsulenter med fare for at de ansatte sjelden eller aldri får eierskap til egne prosesser. Prosessforståelse og prosessutvikling er sentralt i all tjenesteproduksjon. Det er prosessforståelsen som skal bidra til hvordan innkjøpssamarbeidet kan optimaliseres for den enkelte virksomhet, og gi de foreskrevne og kanskje forventede gevinstene. Det snakkes ofte om synergieffekter i ethvert samarbeid. Synergi betyr samspill mellom flere faktorer som forsterker hverandre, slik at den samlede effekten blir større enn summen av de enkelte faktorenes bidrag. Gode anskaffelsesteam er etter min erfaring det som gir ønskede effekter. For ikke så lenge siden så jeg definisjonen på et godt team, der hver bokstav i ordet TEAM sto for; Together – everyone – achieves – more.

Hvordan håndteres ledelsesfunksjonen?

Det er sagt i mange sammenhenger at det er de ansatte som er virksomhetens viktigste ressurs. Innenfor innkjøpsområdet er den ansatte desidert den viktigste faktoren for å lykkes med «det gode innkjøp». Hvordan ledelse utøves i den enkelte innkjøpsfunksjonen, er helt avgjørende for resultatet av innkjøpsarbeidet I et innkjøpssamarbeid må alle ansatte få gode ramme-betingelser, i form av en best mulig tilrettelagt arbeidsdag. I alt utviklingsarbeid er det nødvendig å allokere tilstrekkelige ressurser for å oppnå de beste resultatene. I det offentlige anskaffelsesarbeidet er det en pågående utvikling som løper parallelt med driftsoppgavene – utviklingsarbeidet må bli en del av det daglige arbeidet og kan bare sikres gjennom en godt utført ledelsesfunksjon.

Hvor langt er man villig til å gå for å benytte standardisering som virkemiddel?

Det er i beste fall kunnskapsløst å snakke om både besparelse ved innkjøpssamarbeid og effekten av digitalisering, uten å nevne standardisering som den mest kritiske faktoren for et vellykket innkjøpssamarbeid. Når utlysningsarbeidet innenfor offentlige anskaffelser er kommet langt i Norge er det ikke minst på grunn av standardisering. Når kontrakts-håndteringen innenfor ulike deler av statlig og kommunal sektor ikke fører til mer plunder og heft skyldes det ikke minst arbeidet til Standard Norge og tidligere Difi, nå DFØ, for satsingen på balanserte standardiserte kontrakter. Når de politiske kravene til hva offentlige anskaffelser kan gi av klimagevinster og sosiale- og etiske gevinster i form av beskyttelse av menneskerettigheter og bekjempelse av arbeidslivskriminalitet og korrupsjon, kommer man ikke utenom økt bruk av standarder.

Formålet med enhver offentlig anskaffelse er ifølge lovens formål samfunnsnytte. Det betyr åpenbart bedre bruk av fellesskapet midler. Derfor skal vi spare fellesskapet for penger der det er mulig. Reduksjon av det offentlige forbruket er underkommunisert. Kanskje året med pandemi kan gi nye erfaringer, hvor reduksjon i reiser og arrangementer har gitt oss nye og betydelig rimeligere og mer klimavennlige løsninger på våre behov. Det offentlige må bli betydelig bedre på gjenbruk av de ressursene som allerede er i sirkulasjon og å utnytte restverdien på en best mulig måte.

Samfunnsnytte henspeiler også på indirekte besparelser som redusert klimafotavtrykk, bekjempelse av økonomiske misligheter og korrupsjon og ikke minst bekjempelse av arbeidslivskriminalitet hvor det meste fremdeles beklageligvis er ugjort.

Penger som forsvinner grunnet arbeidslivskriminalitet og korrupsjon utgjør betydelige summer som kunne vært tilført fellesskapet i form av skatter og avgifter om pengene ikke forble svarte penger.

1 kommentar på "Det er milliarder å spare …"

  1. Et viktig og ofte glemt tema i debatten om hvor mange milliarder som spares er at innkjøpssamarbeid også kan ha en negativ innvirkning på SMB-bedrifters muligheter til å delta i konkurranser. Innkjøpssamarbeid kan rett og slett medføre at kontrakter blir for store hvis ikke innkjøperen er påpasselig med å vurdere markedet og dele opp kontrakter på et fornuftig vis som også regelverket tillater. Oppdeling av kontrakter er imidlertid mer arbeidskrevende for innkjøperen og med knappe ressurser er det fristende å gå for store kontrakter. Innkjøpsorganisasjonene måles på hvor mye de sparer med effektiv drift. De soler seg ofte i hvor mye de har spart sine medlemmer på samordnede store avtaler med lave transaksjonskostnader og lavere enhetspriser. Samfunnets overordnede mål om å fremme små og mellomstore bedrifter blir da lett glemt.

    Det er derfor særdeles viktig å ikke glemme at lokale SMB-bedrifter skaper arbeidsplasser, gir skatteinntekter til kommunene og tilbyr attraktive tjenester til innbyggere, næringsliv og besøkende. Innkjøpssamarbeid medfører større avstand mellom innkjøper og leverandør samt alt for ofte store og sentraliserte kontrakter. Det kan medføre at mindre bedrifter ikke klarer seg, at viktige tjenester forsvinner og derved sterkt påvirke hvor mange milliarder som er egentlig er «spart» for samfunnet.

Legg inn kommentar

Epostadressen din vil ikke vises.


*