En innkjøpers tale til en bestiller (2 av 4)

I en serie på fire artikler bringer vi svaret fra innkjøpsleder i Innlandet fylkeskommune på et spørsmål fra en ansatt – en bestiller – i egen organisasjon. Spørsmålet som tikket inn, var om «dere», m.a.o. innkjøpsavdelingen, kunne godkjenne en viss bedrift som leverandør. Kortversjonen av svaret er nei, men, i artikkelserien som nå begynner, pløyer vi dypt. Vi begynner – nesten – med Adam og Eva. Følg med, nå dykker vi ned i den aktuelle innkjøperens fullstendige begrunnelse.
Her er annen av fire artikler. Den første sto tirsdag 15.juni, den tredje mandag 21. juni og den fjerde onsdag 23. juni.

Vi stilte ved innledningen av denne serien spørsmålet: Offentlige innkjøp – er det kjedelig fredsarbeid eller nyskapende behovsdekning? Ikke et ofte stilt spørsmål, men nå er det gjort. Og hva kan svaret være, kjære kollega. Vi kastet oss uti det. Er det slik at offentlige innkjøp er enkelt å ty til – når politiske vinder vil ha fred og dekke de nære behov?

Å redde verden

Innlandet fylkeskommune kjøper for 3 milliarder kroner pr år. Offentlig sektor i Norge kjøper for 520 milliarder i året.

Hva kan man få for dette?

Masse, mener våre politikere. Offentlige innkjøp er enkelt å ty til når annen lovgivning blir krevende.

Gjennom offentlige innkjøp skal det stilles krav til leverandører og produkter. Krav som skal bidra til å gjøre verden til et bedre sted. Noen eksempler:

• Redusere skadelige miljøpåvirkning
• Fremme klimavennlige løsninger
• Fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter
• Bekjempe arbeidslivskriminalitet og sosial dumping
• Sikre universell utforming
• Bidra til innovasjon og næringsutvikling
• Sikre at lærlinger får lærlingeplass
• Ikke kjøpe varer og tjenester som åpenbart er produsert av okkupanten på okkuperte områder i strid med folkeretten.

Det siste er besluttet av fylkestinget i Innlandet. Resten kommer fra hovedstaden.

Og når kravene først er stilt, er vi som oppdragsgiver også forpliktet til å sjekke at kravene blir oppfylt, f.eks. ved å sjekke på byggeplass at HMS-regler blir fulgt, at alle får den lønnen de skal ha og ingen jobber svart. Pluss mye mer.

Et ordtak lyder: Veien til helvete er brolagt med gode hensikter.

Det er ikke en innkjøpsleders jobb å stille spørsmålstegn ved myndighetenes beslutninger. Men et hjertesukk er kanskje lov: Dette er krevende. Men vi gjør så godt vi kan.

Det er også krevende for små og store leverandører som skal oppfylle alle kravene. Og når kravene er for krevende, så uteblir tilbudene.

Leverandører til det offentlige skal ha god orden på sine verdikjeder og ha orden i eget hus. I tillegg skal prisen være riktig og kvaliteten god.

Å dekke behovet

En anskaffelse starter kanskje med en idé, som blir til et behov, som blir til noe (vare eller tjeneste) som må anskaffes og kjøpes.

Og dette er hovedformålet med offentlige innkjøp: Dekke våre behov.

Hva har fylkeskommunen behov for? Svar: Nesten alt mulig.

Noen behov er opplagte. Vi trenger strøm, vann, bygninger og datamaskiner. Tannklinikkene våre trenger gode stoler, bor og gebiss. På skolene skal morgendagens arbeidere utdannes. De trenger verktøy, frisørsaker, hogstmaskiner og dreiebenker. Og så driver vi med buss og ferge, vi bygger veier og broer, vi kartlegger kokegroper og sikrer en jevn strøm med kultur til befolkningen.

Til den daglige driften av fylkeskommunen har vi over 300 avtaler. 300 leverandører skal hjelpe fylkeskommunen med å utføre de tjenester som skal gjøre Innlandet til et godt sted å leve.

Noen behov er enkle å dekke. Det er standardiserte varer/tjenester uten de store endringer fra år til år, og det mange leverandører.

Men mange av behovene våre er mer komplekse. Og ikke alle kan dekkes. Arkeologene våre skulle gjerne hatt en tidsmaskin, men må nøye seg med georadar, gravemaskin og teskje.

Mens andre kan få oppfylt sine villeste drømmer (nesten).

Så hvordan går man løs på materien?

Man må ha et behov og man må ha et budsjett. Eller behovet må være så bra, at budsjettet blir bevilget.

En brukergruppe nedsettes. Brukergruppen må jobbe med behovet og omsette dette til en vare/tjeneste som markedet kan levere. For å finne ut av saken, må dialog med mulige leverandører gjennomføres. Etter hvert så kommer kvalifikasjonskrav, kravspesifikasjon og tildelingskriterier på plass. Dette utgjør konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlaget skal helst trigge kreativiteten i markedet.

Og så er det bare å kjøre konkurranse. Og la den beste vinne.

S. En georadar er siste skrik innen arkeologiske hjelpemidler. Den bruker radarpulser til å avbilde undergrunnen og avdekke nedgravde hemmeligheter.