Forbedringspotensialet innenfor offentlige anskaffelser er fremdeles betydelig

Anbud365: Om å kjenne sin besøkelsestidDet vil være avgjørende for offentlige oppdragsgivere å sette seg inn i både mulighetene og begrensningene og ikke minst utfordringene og risikoene ved å ta i bruk KI i offentlige anskaffelser, slik det er med bruk av all ny teknologi. Bruk av kunstig intelligens utelukker ikke bruk av menneskelig intelligens, skriver artikkelforfatteren.

Skriv ut artikkelen

Av Jacob M Landsvik, spesialrådgiver, Ressurser på avveie AS

Anbud365: Forbedringspotensialet innenfor offentlige anskaffelser er fremdeles betydelig

Anskaffelsesundersøkelsen er publisert og behørig kommentert i ulike fora. Direktoratet for forvaltning og økonomistyring, DFØ ønsker med god grunn å kartlegge status, utfordringer og utviklingstrekk innen offentlige anskaffelser. På bakgrunn av funn og utfordringer forsøker DFØ å følge opp med ulike tiltak som skal øke offentlige oppdragsgiveres gjennomføringsevne, bidra til digital utvikling og ikke minst styrke oppdragsgiveres kompetanse innenfor innovative anskaffelser for å dekke morgendagens behov.

Mangelfull styring og ledelse

Årets undersøkelse viser at det har vært en positiv utvikling på flere områder. Det er riktignok status quo i andelen virksomheter som har en anskaffelsesstrategi, men flere bruker digitale verktøy og løsninger. Det er også stadig flere og som vurderer miljø- og samfunnsansvar i sine anskaffelser. Undersøkelsen viser også at det er stor variasjon mellom virksomhetene i hvordan de organiserer, planlegger og gjennomfører sine anskaffelser. Forbedringspotensialet er dermed betydelig. Dette kommer spesielt til uttrykk når undersøkelsen konkluderer med at det generelt scores lavt på opplevd tilstrekkelig kompetanse innenfor området styring og ledelse. Sammenlignet med de andre kompetanseområdene scorer styring og ledelse lavest. Styring og ledelse dreier seg her om å organisere innkjøpsfunksjonen hensiktsmessig, gjøre analyser, måle og styre utvikling og lede endrings- og utviklingsarbeidet. Noe som må beskrives som særdeles urovekkende. En anskaffelsesfunksjon med liten grad av styring og ledelse vil representere en stor risiko i gitte tilfeller. En risiko som kan, koste dyrt.

En gjennomtenkt og hensiktsmessig organisering gir økt bærekraft

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring, DFØ sier selv på nettstedet Anskaffelser.no at målet med en innkjøpsfunksjon er å nå det strategiske nivået. DFØ driver nettverk og samlinger innenfor strategisk innkjøpsledelse, men det kan se ut som om budskapet om beste praksis på området ikke har fått tilstrekkelig fotfeste og forankring. De fleste innkjøpsfunksjoner er operativt orientert. Halvparten av de spurte gir uttrykk for at de behersker anskaffelsesprosessen og 70 % mener å ha tilstrekkelig kompetanse på regelverksområdet. Så lenge styring og ledelse i form av å organisere, gjøre analyser, måle og styre utviklingen og lede endrings- og utviklingsarbeidet representerer akilleshælen, kan liten tue, i en gitt situasjon, velte et stort lass. Det vil i tilfelle ikke være særlig bærekraftig for de offentlige virksomhetene dette er tilfelle for. Om anskaffelsesfunksjonen er tilfeldig organisert er farene for at den også blir skjør og sjaber og preget av ad hoc-løsninger meget stor. En slik anskaffelsesfunksjon vil heller ikke bidra i særlig grad til hverken verdiskaping generelt eller til det grønne skiftet spesielt.

De oppdragsgiverne som ikke prioriterer styring og ledelse av offentlige anskaffelser vil aldri nå forbi stadiet som preges av en tilfeldig organisering, ad hoc-løsninger og løpende feilretting av små og større feil i gjennomføringsfasen. Dette representerer det første av i alt tre stadier i utviklingen av innkjøpsfunksjonen.

DFØ kaller nivået for regelorientert nivå. På det regelorienterte nivået vil man kanskje oppnå anskaffelser uten alvorlige feil og mangler når det gjelder etterlevelse av lover og forskrifter, men vil i liten grad oppnå at innkjøpsfunksjonen kaper verdier.

For å skape verdier innenfor offentlige anskaffelser er et strategisk perspektiv, i form av strategisk innkjøpsledelse, en grunnleggende forutsetning. Det strategiske nivået nås først og fremst gjennom en gjennomarbeidet og hensiktsmessig organisering av innkjøpsfunksjonen, hvor fullmakter, roller, ansvar, rutiner og prosesser er utarbeidet og innarbeidet og ikke minst forankret hos virksomhetens ledelse. Organisering kommer av det greske ordet organon som betyr verktøy. Organisering av innkjøpsfunksjonen er i så måte et undervurdert virkemiddel og verktøy.  Organiseringen av innkjøpsfunksjonen har stor betydning for innkjøpsfunksjonens gjennomføringsevne, det vil si dens evne til å levere verdi til organisasjonen, gjennom effektive og godt fungerende innkjøpsprosesser.

Det finnes ulike måter å organisere innkjøpsfunksjonen på. Den kan organiseres sentralisert, desentralisert, hybrid eller matrise, modeller som har sine fordeler og ulemper og som påvirker innkjøpsfunksjonens rolle, ansvar, kompetanse, samarbeid, innovasjon og ikke minst ytelse. En egnet organisasjonsmodell vil også ha betydning for virksomhetens evne til å rekruttere og behold de dyktigste medarbeiderne. Derfor er det viktig å velge en organisasjonsmodell som passer best til organisasjonens egenart, risiko, kultur, størrelse, geografi og strategi.

En stor andel virksomheter uten mål og retning

I forhold til året 2022 viser årets undersøkelse at det er status quo på området anskaffelsesstrategi. Det er 40 % av de spurte i undersøkelsen som ikke har en anskaffelsesstrategi. En strategi skal pr definisjon gi måloppnåelse. Det er dermed en stor andel av oppdragsgiverne som hverken har mål eller retning for egen anskaffelsesfunksjon. Det vil bety at ressurser er, eller vil komme, på avveie for en rekke virksomheter og at anskaffelseslovens formål med effektiv bruk av samfunnets ressurser aldri vil bli virkelighet. Det er også grunn til å tro at de samme virksomhetene i liten grad har oversikt over egne anskaffelser og vil mangle både data for relevante analyser og dermed innsikt som kunne bidra til forbedringer. For ikke å snakke om at de samme virksomhetslederne i stor grad kommer i fare for å eksponere egen virksomhet for svindel og i ytterste fall korrupsjon.

Morgendagen vil kreve større grad av strategisk innkjøpsledelse

De siste årene har mange snakket om innkjøpsledelse og strategisk innkjøpsledelse som om begrepene rommer det samme. Det gjør de ikke. Innkjøpsledelse er på et operativt plan som legger til rette for det daglige arbeidet i en offentlig innkjøpsfunksjon.

Strategisk innkjøpsledelse innebærer at virksomhetens strategi og innkjøpsstrategien er integrert og hvor virksomhetens overordnede strategi bidrar til måloppnåelse på innkjøpsområdet og hvor virksomhetene innkjøpsstrategi underbygger den samme virksomhetsstrategien når det gjelder måloppnåelse. Strategien skal synliggjøre mål og tiltak for å sikre at virksomheten kan drive nødvendig utvikling basert på kontinuerlige forbedringer basert på risikoanalyser.

Det strategiske nivået er det øverste av i alt tre nivå som DFØ benytter for å måle innkjøpsfunksjonens utviklingspotensiale og modenhet.

Strategien skal synliggjøre mål og tiltak for å sikre at virksomheten kan drive nødvendig utvikling basert på kontinuerlige forbedringer. Figuren viser sammenhengen mellom strategisk innkjøpsledelse og operativ innkjøpsledelse, samt de ulike strategidokumentene som er gjensidig avhengig av hverandre. Strategisk innkjøpsledelse handler om å utarbeide en langsiktig plan, et bevisst handlingsmønster, eller fremgangsmåte for å nå et eller flere langsiktige mål, slik at bruk av samfunnets ressurser stadig mer blir benyttet effektivt gjennom en mer presis behovsdekning og hvor krav og kriterier sikrer at leverandøren leverer sitt beste tilbud i en konkret anskaffelsesprosess.

Strategisk nivå sikrer beste praksis

Det strategiske nivået sikrer beste praksis innenfor offentlige anskaffelser som skal fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser, tydeliggjøre oppdragsgivers ansvar for å drive innovasjon, redusere klimaavtrykket, beskytte menneskerettighetene, samt sikre etisk adferd gjennom høy grad av integritet og ansvarlighet i anskaffelsesprosessen.

Beste praksis vil gi en betydelig verdiskaping til så vel oppdragsgivere, leverandører og til samfunnet ellers om vi lykkes som oppdragsgivere, anskaffelsesrådgivere og leverandører.

For å lykkes må flere virksomheter komme seg videre fra det regelstyrte nivået som er nivå én og bli opptatt av styring og ledelse i form av å tilgjengeliggjøre data, gjøre analyser, måle og styre utviklingen gjennom bl.a. innovative anskaffelser, samt å lede forbedrings- og utviklingsarbeid. Det er tross alt snakk om å styre og lede anskaffelser for mer enn 740 milliarder kroner hvert år. Til orientering er Statsbudsjettet på om lag 1800 milliarder.

Bli den første til å kommentere på "Forbedringspotensialet innenfor offentlige anskaffelser er fremdeles betydelig"

Legg inn kommentar

Epostadressen din vil ikke vises.


*


Dette nettstedet bruker Akismet for å redusere spam. Lær om hvordan dine kommentar-data prosesseres.