Anbud365-undersøkelse (IV): Langt fram til en plass ved toppledelsens bord

Det er langt fram til en plass ved toppledelsens bord for de som driver innkjøp i det offentlige. Og tre av fire, ifølge en undersøkelse Anbud365 har gjennomført, tror ikke at de noen gang når dit. De sier at innkjøp vil forbli en operativ støttefunksjon. Det er ledelsens kompetanse, innsikt i og forståelse for anskaffelsers strategiske som står i veien. På min arbeidsplass, bemerker en av dem som har svart i undersøkelsen, ser ikke ledelsen poenget med å bruke innkjøp strategisk.

Når kommunikasjonen mellom innkjøper, brukermiljø og leverandør flyter som den skal, øker muligheten til å få en tilfredsstillende kontrakt. Slik kommunikasjon består bl.a. av å legge det samme i de samme begrepene, og å kvalitetsikre at alle tre parter i en avtaleprosess forstår hverandre. Anbud365 ønsket å kartlegge status for kommunikasjonen og gjennomførte nylig en questback-undersøkelse med det som formål. Resultatene av undersøkelsen gir en indikasjon på status.

De tre tidligere artiklene i denne serien sto torsdag 4. oktober, mandag 8. oktober og onsdag 10.oktober.

I den delen av undersøkelsen som omfattet innkjøperne, svarte 77,4% at kravspesifikasjonen er det viktigste dokumentet i konkurransegrunnlaget – det dokumentet som legger mest føringer for prosess og resultat. 18,9 % svarte nei, 3,8% «vet ikke». Vi var interessert i de som svarte nei og spurte hvilket dokument de mente var det viktigste. Blant svarene:

• For de deler av anskaffelsen som går på prosess (frem til avtale er inngått), vil andre deler av konkurransegrunnlaget være viktigere. For resultat vil både kravspesifikasjon og øvrig konkurransegrunnlag (inkl. kontraktsvalg) være viktige.
• Beskrivelsen av tjenesten, kvaliteten og kontrakten er viktigere enn selve kravspesifikasjonen, særlig ved anskaffelse av mye tjenester.
• Strategien på hvordan konkurransen skal gjennomføres, samt kontrakten, er også svært viktig og tildelingskriteriene
• Konkurransegrunnlaget i kombinasjon med kravspesifikasjonen.

Bruk av funksjonskrav

Et annet spørsmål gjaldt bruken av funksjonskrav og det å la leverandørene komme med forslag til løsning. Her svarer 55,8% at de har gjennomført flere slike anskaffelser, mens 26,9% planlegger slike. 17,3% oppgir at det ikke foreligger slike planer hos dem.

53,3% av dem som har gjennomført slike anskaffelser, sier at de har gjennomført anskaffelsene på egen hånd – uten innleid bistand. 8,9% har benyttet innleid bistand, og for 37,8% har det handlet om et «både-og».

Operativ eller strategisk funksjon

Over tre av fire innkjøpere i undersøkelsen slår fast at innkjøperen er og blir en operativ støttefunksjon. Vi bad om nærmere kommentarer fra disse. Noen av svarene:

• Kjøper bare hyllevarer
• Det mangler en strategisk vurdering av anskaffelser, og av det enkelte anskaffelsesområdet. Innkjøperen er ofte ikke en del av planleggingen, og kommer deretter for sent inn i prosessen.
• Anskaffelser blir sett på som et hinder på veien i stedet for å gjøre bedre innkjøp i forhold til pris og kvalitet
• Vanskelig å få fokus oppover
• Manglende forståelse i ledelsen av hva innkjøp er.
• På min arbeidsplass ser ikke ledelsen poenget med å bruke innkjøp strategisk
• Fordi toppledelsen ikke helt innser at innkjøp dreier seg om ca. 30% av budsjettet
• Ledelsen er ikke interessert
• Innkjøp er «nedgradert» til en regnskap-/økonomifunksjon.
• Manglende forståelse, interesse og prioritering i ledelsen
• Øverste ledelse sin oppfatning av faget er at dette er veldig enkelt, og at en bare kan «snu bunken» når avtaleperioden går ut.