En ekstern revisjon knyttet til anskaffelser var på gang, og før blekket var tørt på signaturen på rapporten hadde Stord kommune innført et KGV-system. En handlingsplan med frister ble etablert for å sikre at revisjonens merknader raskt ble tatt hensyn til. Etter sju måneder kunne rådmannen rapportere at i og med en oppdatert prosjekthåndbok var alle revisjonens påpekninger rettet opp.
En mangel ved flere av anskaffelsene som ble undersøkt, var mangelfulle anskaffelsesprotokoller. En annen gjennomgående mangel ved flere av anskaffelsene er manglende begrunnelse ut til tilbyderne i forbindelse med for valg av leverandør.
Anskaffelsesprotokoller
På den bakgrunn anbefalte revisjonen at kommunen sikret bruk av anskaffelsesprotokoller der dette er et lovkrav. Disse må gi utfyllende informasjon i samsvar med regelverket. Det gjelder bl.a. at kommunen må forbedre dokumentasjon rundt anskaffelser. Kommunen må også, heter det i revisjonsrapporten, sikre at man ved valg av leverandør gir en tilstrekkelig begrunnelse til alle som deltar i konkurransen. Begrunnelse må inneholde en konkret vurdering som gir leverandørene i stand til, på objektivt grunnlag, å forstå hvilke forhold det er som har gjort at oppdragsgiveren har bedømt det valgte tilbudet som best ut fra tildelingskriteriene.
Ikke lenge etter kunne rådmannen melde at kommunen hadde innført bruk av et KGV-system for bl.a. disse rutinene. Revisjonsrapporten var undertegnet helt mot slutten av september 2018, KGV ble innført en drøy måned tidligere.
Kvalitetsikring
Samlet sett vurder revisjonen det slik at det er samsvar mellom den desentraliserte organiseringen av innkjøpsarbeidet i kommunen og tiltakene som er etablert for å sette de ansatte i stand til å ta vare på sitt ansvar, bl.a. definering av ansvar, skriftlige prosedyrer og målrettet opplæring. Men, likevel: Anbefalingen fra revisjonen var at enhetene fikk et system for vurdering av å benytte innkjøpskoordinatoren og innkjøpskonsulenten for å kvalitetssikre det rettslige aspektet i anskaffelsesprosessene.
I tillegg anbefalte revisjonen at kommunen burde sørge for at det er tydelig overfor prosjektledere hva slags prosedyre som skal brukes i kontraktsoppfølgingsarbeidet.
En rekke av punktene er fulgt opp i forbindelse med revisjon av kommunens prosjekthåndbok, skriver rådmannen. Gjennom bruk av prosjekthåndboken med sine prosedyrer får vi kvalitetssikret både prosessene og de rettslige aspektene ved prosjektene fra anskaffelse til gjennomføring med beslutningspunkt underveis i tråd med kommunens økonomi- og delegasjonsreglement. Håndboken med tilhørende prosedyrer og maler legges inn i kommunen sitt kvalitetssystem, som også sikrer jevnlig oppdatering og revisjon av håndboka.
Handlingsplan
Ytterligere en frukt ble høstet i kjølvannet av revisjonen. Kommunestyret besluttet nemlig under behandlingen av denne at det skulle lages en prioritert handlingsplan. Den skulle vise hvilke tiltak som skal skulle settes i verk for å følge opp anbefalingene i revisjonsrapporten, når tiltakene skal settes i verk og hvem som skulle ha ansvaret for iverksettingen.
Med bakgrunn i at prosjekthandboka var ferdigstilt, konstaterte rådmannen at handlingsplanen var gjennomført og ferdigstilt – omlag sju måneder etter at revisjonsrapporten ble undertegnet.
Bli den første til å kommentere på "Anskaffelser: KGV, prosjekthåndbok og handlingsplan gav rask revisjons-oppfølging"