– Slik vi og svært mange andre kommunale oppdragsgivere i dag er rigget på anskaffelsesområdet, vil valget mellom rammeavtale eller dynamisk innkjøpsordning (DPS) begrenses av et kapasitetstak for antallet DPS-ordninger som kan håndteres. Det har Bergen kommune erfart, forteller innkjøpssjef Birgitte Gullestad i Innkjøp konsern | Bergen kommune til Anbud365.
Lenge var bruk av DPS i hovedsak et «Vestlandsfenomen» – med Bergen kommune i spissen. Innkjøpssjef Gullestad forteller at kommunen opprettet sin første DPS i 2012. I dag har de 10 aktive ordninger for varer og tjenester hvor områdene transport, møbler og AV-utstyr har flest konkurranser. Kommunen har totalt gjennomført rundt 550 konkurranser under DPS. – Noen av DPS-ordningene kombiner vi med en eller flere rammeavtaler for kjøp av lavere verdi, mens andre gjelder alle kjøp på produkt eller tjenesteområdet, opplyser hun, og fortsetter:
– Tilretteleggelse for DPS har vært et virkemiddel for å nå ut til flere leverandører av ulik størrelse og fartstid i markedet, å motta tilbud tilpasset de enkelte behov, å oppnå bedre priser og i større grad tilrettelegger for oppfølging av alle sider av de unike kontraktsforholdene. Min oppfatning er at DPS-ordningen er et av virkemidlene i LOA/FOA som best ivaretar de egentlige intensjonene bak regelverket.
Jevnlig vurdering
Gullestad poengterer at deres erfaring er likevel at DPS ikke egner seg like godt på alle aktuelle områder og at det er ulike faktorer knyttet til både regelverk, markedet, oppdragsgiver og leverandører, som kan påvirke om en DPS-ordning vil fungerer etter intensjonen. Dette er faktorer som kan endre seg over tid. Ifølge innkjøpssjefen er det derfor vesentlig at man også etter at en DPS-ordning er etablert, jevnlig vurderer om dette er den mest «effektive og samfunnstjenlige» måten å dekke behovet for de aktuelle produkter eller tjenester.
Den mest sentrale argumentet mot DPS-ordninger er ressursbruk – eller unødvendig ressursbruk, både hos leverandør og oppdragsgiver. – Her er det flere dilemma både i konkurranse og kontraktfasen, understreker Gullestad:
Ressursbruk
– Spørsmålet knyttet til kommunens ressursbruk er sterkt sammenfallende med hvordan det anskaffelsesfaglige arbeidet er organisert. I Bergen kommune etableres og gjennomføres DPS konkurranser sentralt i samarbeid med aktuelle oppdragsgivere/enheter som har oppfølgingsansvaret for inngått kontrakt. I konkurranser med kvalitative tildelingskriterier er det for eksempel en utfordring fra konkurranse til konkurranse at forskjellige oppdragsgivere kan vurdere det samme produktet ulikt. Dette gir lav forutsigbarhet når leverandøren skal utarbeide sitt neste tilbud under ordningen. Tilsvarende øker behovet for kontraktsfaglig kompetanse i takt med antall kontrakter som etableres under den enkelte DPS-ordning.
– I lys av behovet for effektiv ressursbruk innebærer dette at flere arbeidsoppgaver knyttet til evaluering og oppfølging av kontrakt forskyves fra lokalt til sentralt nivå i kommunen, slår hun fast. Slik vi og svært mange andre kommunale oppdragsgivere i dag er rigget på anskaffelsesområdet, vil derfor valget mellom rammeavtale eller DPS begrenses av et kapasitetstak for antallet DPS-ordninger som kan håndteres.
Bli den første til å kommentere på "Er et kapasitetstak for antallet DPS-ordninger som kan håndteres"