Hverken anskaffelses-kompetanse eller – dokumentasjon i Stad kommune holdt mål. Kommunen må gjennomføre planmessig opplæring av egne aktuelle ansatte i anskaffelsesprosessen, regelverk og styringsdokument. Likeledes er det behov for systematisk opplæring av involverte i anskaffelsesprosessen. Det fremgår av en revisjonsrapport, der kommunens anbudsrutiner er sjekket.
Stad er en kommune i Nordfjord i Vestland fylke med nær 10 000 innbyggere. Nylig ble det gjennomført et forvaltningsprosjekt, «Rutinar for anbod og innkjøp», i kommunen, i regi av Vestland Revisjon.
Det fremgår av revisjonsrapporten at kommunen har laget styringsdokumenter for offentlige anskaffelser i pakt med aktuelt lovverk. Men likevel stiller revisjonen spørsmål til om rutineverket for sikring av dokumentasjon av anskaffelsesprosessen på kommunens saksarkivsystem er godt nok.
EU Supply kommunens arkiv
Ingen anskaffelsessaker over nasjonal terskelverdi er arkivert i kommunens arkivsystem, heter det, heller ikke de fleste prosjektene under nasjonal terskelverdi. I praksis er det da EU Supply som er kommunens arkiv i slike saker. Aktuelle kontrakter er heller ikke tilgjengelige i EU Supply, de er lagret i enhetene som har ansvaret for anskaffelsene. Det betyr at anbudsprosessen fremstår som lukket, fremholder revisjonen, og at det bare er kommunen og de konkrete aktørene som har tilgang til informasjonen i prosessen. Denne situasjonen bryter med dokumentasjonskravet i anskaffelsesloven, og dermed også med lovens sentrale prinsipp om transparente og etterprøvbare prosesser, rer konklusjonen i revisjonsrapporten. Kommunens praksis bryter også med offentleglovas innsynskrav.
Kompetansebehov
Med tanke på disse bruddene på anskaffelseslov, arkivlov og innsynsreglement, mener revisjonen at det er behov for å styrke ansattes kompetanse om aktuelle lover, forskrifter og veiledninger – og om kommunens egen styrings- og rutinedokumenter rundt anskaffelsesprosessen.
Det er mange involverte i en anskaffelsesprosess, og det ligger dokumentasjon i kommunens enheter som ikke er sentralt arkivert. Revisjonen mener det er behov for systematisk opplæring av involverte i anskaffelsesprosessen, og at kommunen gjennomgår sine rutiner og prosedyrer for overføring av dokumentasjon av anskaffelsesprosesser.
Bli den første til å kommentere på "Får revisjons-refs, kompetanse og dokumentasjon på anskaffelser ikke god nok"