Har tatt store steg i å digitalisere anskaffelsesprosessen

Akershus fylkeskommune har det siste året tatt store steg i å digitalisere anskaffelsesprosessen. Blant de verktøy som er tatt i bruk, er e-handel som bestillingssystem og full utnyttelse av KGV/KAV. I tillegg har fylkeskommunen nylig startet med fulldigitale innkjøpsanalyser med KMD-Innkjøpsanalyse. Som første fylkeskommune følger de nå i fotsporene til foregangskommuner som Stavanger kommune, Oslo kommune og Bergen kommune. Disse kommunene har over tid realisert betydelige gevinster med KMD-Innkjøpsanalyse.

KGV betyr konkurransegjennomføringsverktøy, KAV kontraktsadministrasjonsverktøy, og KMD-Innkjøpsanalyse – ingen selvforklarende forkortelse som KGV og KAV, men navnet på leverandøren/systemet.

Teknisk oppsett av e-handel var klart allerede i starten av 2018, men innkjøpsstabens strategi har vært å sørge for grundig opplæring på de enkelte virksomheter. Dette har tatt tid. Nå ser de at en gradvis innføring har betalt seg. Fra de 25 avtaleleverandørene som er tilgjengelige på e-handel, skjer 75% av alt som kjøpes i organisasjonen gjennom bestillingssystemet. Flere virksomheter viser til en e-handelsbruk på 90-100%. På noen av rammeavtalene er leverandørene bedt om å sperre for andre avropsmetoder enn e-handel. Brukerundersøkelser viser at bestillere er godt fornøyd med brukervennlighet og support, samt at e-handel har effektivisert prosessen fra behov til betaling.

Nylig anskaffet analyseverktøy

– Med nylig anskaffet analyseverktøy stiller vi godt forberedt til kommende stortingsmelding i forbindelse med krav til bedre statistikkgrunnlag. Vi kan nå raskt søke opp hva som kjøpes i hele organisasjonen, med et verktøy som gir oss oversikt helt ned til den enkelt varelinje på faktura, sier Espen Lode Tønnessen, fagleder innkjøpsanalyse og e-handel i Akershus fylkeskommune.

Fylkeskommunen bruker nå innkjøpsanalyseverktøy aktivt i avtaleoppfølgingen. Alle innkjøpsstabens avtaleansvarlige bruker verktøyet til å ta ut data på avtalelojalitet per virksomhet og priskontroll mot avtalepriser. – Dette gjør at vi fortløpende følger opp virksomheter som kjøper utenfor avtale og holder kontroll på at leverandører fakturerer avtalepris, fremhever Lode Tønnessen.

Kjøp utenfor avtalesortimentet

Noen superbrukere av analyseverktøyet har i oppgave å rapportere mer detaljerte analyser som eksempelvis kjøp utenfor avtalesortiment (prisliste), kjøp på/utenfor e-handel og andel kjøp av økologiske matvarer. I forkant av anbud er de ikke lengre avhengig av å innhente statistikk fra forrige avtaleleverandør, men kan selv ta ut statistikk fra anbudsområdet – både det som er kjøpt fra og utenfor avtaleleverandør. Dette er til stor hjelp for å spisse sortimentslistene i konkurranse. – Vi har allerede verifisert betydelige gevinster etter implementering av innkjøpsanalyseverktøyet, konstaterer Lode Tønnessen.

– Om få måneder skal Akershus fylkeskommune bli en del av den nye Viken fylkeskommune – sammen med Buskerud og Østfold. Spørsmålet er da hvorledes verktøyet som gir Akershus fylkeskommune åpenbare gevinster skal integreres inn i den nye fylkeskommunen, slik at gevinstmulighetene blir tilstede også der?

– Avgjørelser fra 2020 er vi ikke lenger alene om å ta, opplyser Lode Tønnessen. Når det er sagt, viser også de to andre fylkene en genuin interesse for innkjøpsanalyse og gevinstrealisering. Man må ikke glemme at vi skal være Akershus en stund til. I den forbindelse er jeg veldig fornøyd med å være i en fylkeskommune som kontinuerlig streber etter å forbedre metoder og modenhet, som offentlig aktør, til tross for at organisasjonsnummeret vårt har en utløpsdato.