Hvordan kan miljø brukes som tildelingskriterium?

Av Vilde Bjanesøy (Senior Consulent, Supply Chain & Network Operations, Deloitte) og Sara K. Grongstad (Manager og Sourcing & Procurement lead, Supply Chain & Network Operations, Deloitte)

Riksrevisjonen mener at offentlige oppdragsgivere ikke utnytter markedsmakten sin og at anskaffelsespraksis ikke i stor nok grad bidrar til å minimere miljøbelastningen og fremme klimavennlige løsninger slik Stortinget har forutsatt. Dette kommer frem i «Riksrevisjonens undersøkelse av grønne offentlige anskaffelser».

Manglende miljøkompetanse hos oppdragsgivere trekkes frem som et hovedproblem til at det ikke tas klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser. Riksrevisjonen fremhever at mange innkjøpere ikke vet hvordan relevante miljøkrav og kriterier skal stilles til selve produktet i gjennomføringen av grønne anskaffelser. På bakgrunn av dette ønsker Deloitte Norge å gi råd om hvordan miljø kan brukes som tildelingskriterium til produktet som skal leveres.  

Fokuser på et marked av gangen

Vi mener at som innkjøper er det viktig å kjenne til markedene man gjør innkjøp i der det er potensiale for å fremme klimavennlige løsninger og redusere miljøbelastning.

Virksomheter bør sette av både tid og ressurser til å bygge en forståelse rundt det de anskaffer. Vår klareste anbefaling vil derfor alltid være å gjennomføre en form for kategoriseringsprosjekt for at virksomhetene får identifisert områder i sin portefølje der det er en miljøgevinst å hente. Slike prosjekt er dessverre tidkrevende, og det er ikke alle virksomheter som har ressursene som trengs for å oppnå en vellykket kategorisering. Uten en bedre oversikt over virksomhetens forbruk kan det være vanskelig å gjennomføre grønnere anskaffelser, fordi man ikke helt har kontroll på sine kontrakter og det strategiske fokuset på de forskjellige markedene slike anskaffelser krever. Vi anbefaler derfor at innkjøpere starter i det små og heller retter fokus på spesifikt marked for å gjennomføre anskaffer som ivaretar klima- og miljø. 

I rapporten har Riksrevisjonen valgt ut følgende fem produkt- og tjenesteområder som utgjør en stor klima- og miljøbelastning: mat- og drikkeprodukter, måltidstjenester, motorkjøretøy, veitransporttjenester og avfallstjenester. Høsten 2021 lanserte Direktorat for Økonomistyring (DFØ) en «Handlingsplan for økt andel klima- og miljøvennlige anskaffelser og grønn innovasjon» hvor de spesifiserte bygg og anlegg, IKT og elektronikk, batteri, tekstil og møbler som prioriterte innkjøpskategorier der oppdragsgiver som hovedregel skal inkludere miljøkrav eller kriterier.

Både Riksrevisjonens produkt- og tjenesteområder og DFØs prioriterte kategorier bør som et minimum være kontraktsområder som virksomheter bør ha økt fokus på for å oppnå bedre klima- og miljøvennlige løsninger. Har man ikke ressurser til å ta for seg alle områdene, bør man velge ut et som det fokuseres særlig på i en kortere periode. Når man har bygget opp tilstrekkelig kompetanse for, og er i gang med grønne anskaffelser på dette området, kan man gå videre til neste på listen.

Et godt eksempel er kategorien IKT og elektronikk. Dette er et marked som er svært modent og der det allerede finnes en del gode klima- og miljøvennlige løsninger. Dette er også en kategori alle virksomheter har innkjøp på.

Skillet mellom leverandørens virksomhet og krav til produkt og leveranse

Riksrevisjonen går i sin rapport hardt ut mot bruk av kvalifikasjonskrav og trekker frem at disse ofte er uforholdsmessige og ikke knyttet opp mot selve leveransen, men virksomheten som sådan. Det kan ses på som lettvint å benytte slike kvalifikasjonskrav da deres funksjon er å sikre at leverandøren kan oppfylle sine kontraktsforpliktelser gjennom kontraktsperioden. Som riksrevisjonen påpeker, er det likevel slik at disse kravene kun dokumenterer at leverandøren har fokus på miljø internt i sin virksomhet. De er dermed ikke egnet til å sikre at det som leveres også har en positiv klima- og miljøgevinst. Det bør derfor settes mer ambisiøse krav til produktet som skal leveres, i tillegg.

Miljøkrav kan stilles til selve produktet eller til hvordan varen skal leveres. Til leveranse av varen kan det eksempelvis stilles krav til at leverandøren skal redegjøre for sine rutiner for bruk av emballasje ved pakking og levering av varer, eller til rutiner for å redusere behovet for transport. Bruk av tildelingskriterium til selve produktet kan være å tildele poeng i henhold til lav miljøbelastning, eksempelvis dokumentert gjenvunnet materiale eller lavt innhold av skadelige kjemikaler i produktet. Tildelingskriterier kan så brukes til å premiere tilbudene som gir merverdi utover kravene som er stilt.

Bruk markedsdialog i forberedelsen

Det alle første en bør gjøre når krav skal stilles er å vurdere modenhet i markedet. Dette kan gjøres ved å gjennomføre en dialog med leverandørene. Her kan man også få et bilde på konkurransesituasjonen og øke egen kunnskap på området.

Riksrevisjonen viser til at miljøegenskaper ofte stilles som absolutte krav, men at de sjeldent er ambisiøse. Bruk av tildelingskriterium i tillegg til minimumskrav er hensiktsmessig dersom du vil at leverandørene skal strekke seg lenger. Kriterier bør settes slik at man klarer å skille leverandørene fra hverandre og gjøre det tydelig hva som vil vektlegges i evalueringen. Ved å legge til miljø som tildelingskriterium, vil man også kunne gi leverandøren mulighet til å utvikle nye og mer miljøvennlige løsninger. For å stille gode tildelingskriterier er det viktig at man har forsikret seg om at markedet er modent, eller at det er en utvikling på gang, som man kan forsøke å dytte leverandøren i retning av.

Miljø som tildelingskriterium til selve produktet: IKT og elektronikk

Produkter som PC, nettbrett og skjermer er noe de fleste offentlige virksomheter har behov for og der tildelingskriterier kan brukes for å premiere bærekraftige innkjøp av IKT-utstyr.

Lang levetid, kvalitet og ombruk av IKT-utstyr er viktig når man skal gjennomføre en bærekraftig anskaffelse. Tildelingskriterier som kan stilles er å premiere det tilbudet som leverer på best batterikapasitet, samt at man kan be om informasjon om antall ladesykluser. Dette er et egnet krav, der man under evaluering ofte evner å skille tilbudene fra hverandre. Et annet eksempel på bruk av tildelingskriterier er å premiere på lagringskapasitet og muligheter for å skalere opp lagring i løpet av produktets levetid.

Reparasjon av produktet som bestilles kan også brukes som tildelingskriterium. Dersom man vet at skjermer på nettbrett ofte knuses, kan man be om pris for reparasjon av skjerm utover garantiperioden, der kostanden ved å bytte ut skjermet inngår i priskriteriet. Videre rundt reparasjon, kan man bruke tildelingskriterier til å premiere leverandører som har en bruktsalgsløsning der utstyr som benyttes av en kunde kan reparere og selges videre til nye kunder. I DFØs handlingsplan vises det til Sør-Varanger kommune som har vedtatt å kjøpe brukte PC-er. De kjøper brukte toppmodeller av høy kvalitet til langt rimeligere pris. Slike innkjøp vil ha en positiv klima- og miljøgevinst og vi anbefaler at flere også ser på muligheten til å kjøpe brukt.

Viktighet av oppfølging

Til slutt vil vi belyse viktigheten av oppfølgning av miljøkrav. Krav og kriterier skal være så konkrete at de er mulig å dokumentere og følge opp for å sikre at miljøkravene som stilles oppfylles og er effektive. Tett oppfølging med leverandører kan i tillegg bidra til læring og utvikling i bransjen. Vi håper dette kan være til inspirasjon. Lykke til med deres neste grønne anskaffelse!