Manglende samsvar mellom ressurser og behov har i flere tilfeller medført at det bare er tid til en dialog som innholdsmessig er på et absolutt anskaffelsesfaglig minimum. Det fremgår av en revisjonsrapport i Grimstad kommune og er et utsagn fra kommunens innkjøpsansvarlige. Et kompetanseløft i kommunen på anskaffelsesområdet må til, slår revisjonens fast. Det vil bl.a. avlaste kommunens innkjøpsteam noe med dagens forventninger til veiledning. Spesielt er kontraktsoppfølging en akilleshæl, men også gjennomføring av en anskaffelse anses som krevende.
Agder kommunen Grimstad har om lag 24 000 innbyggere og er en betydelig innkjøper med anskaffelser på over 341 mill (2021-tall). Nylig kom rapporten fra Aust-Agder Revisjon IKS, som har gjennomført en forvaltningsrevisjon på oppdrag fra kommunen. Formålet var å kartlegge om kommunen i tilstrekkelig grad har gjennomført sine rutiner for offentlige anskaffelser og hvordan kommunen etterlever og praktiserer bestemmelsene i sitt innkjøpsreglement.
Revisjonen anbefaler at kommunen foretar en gjennomgang av roller, ansvar og myndighet, med søkelys på forventninger til fagstøtte, veiledning og involvering fra innkjøpsteamet i de enkelte innkjøpsprosessene. Til tross for reglementets gjennomgående fokus på roller, ansvar og myndighet, heter det, er det behov for en forventningsavklaring og gjennomgang av roller for å få en mer omforent ansvarsdeling.
Kompetanseløft
En annen anbefaling er at kommunen iverksetter tiltak slik at de ansatte blir mer trygge på sin kompetanse og at kunnskap om innkjøpsprosessene samsvarer med det ansvaret de er tillagt gjennom innkjøpsreglementet – både knyttet til gjennomføring av innkjøp og kontraktsoppfølging. Innkjøp er et område som mange ansatte anser som krevende, hvor man ikke får nok daglig trening til å håndtere kravene som stilles samt et behov for kompetanseløft da flere er redde for å gjøre feil på området, heter det i rapporten fra forvaltningsrevisjonen.
Både kontraktsoppfølging og til dels gjennomføring av anskaffelser anses som krevende, samtidig som det uttrykkes ønske om mer fagstøtte og hjelp fra innkjøpsansvarlig/teamet. Et kompetanse- og opplæringsløft vil etter revisjonens vurdering kunne bidra til å avlaste kommunens innkjøpsteam noe med dagens forventninger til veiledning, da innkjøpsansvarlig beskriver en knapphet på ressurser slik behovet for fagstøtte og veiledning er i dag.
Manglende ressurser
I revisjonens samtale med innkjøpsansvarlig beskrives manglende ressurser som et forbedringspotensial. Manglende ressurser innenfor et komplekst og omfattende fagfelt har klart påvirket flere sider av anskaffelsesområdet. Knapphet på ressurser beskrives å ha påvirket muligheten til å dekke opp enkeltpersoners ønsker og behov for utdypende informasjon, hvor prioritert fokus har vært å gjennomføre forsvarlige anskaffelser innen rettslige tidsfrister. Manglende samsvar mellom ressurser og behov har i flere tilfeller medført at det bare er tid til en dialog som innholdsmessig er på et absolutt anskaffelsesfaglig minimum ifølge innkjøpsansvarlig.
Grimstad kommune bør også, anbefale revisjonen, etablere rutiner knyttet til håndtering av kontraktsoppfølging, for å sikre at dette gjøres i henhold til kravene i innkjøpsreglementet. Kontraktsoppfølging er det ansvarsområdet innen innkjøp flest skisserer som krevende å praktisere i tråd med innkjøpsreglementets bestemmelser. Revisjonen bemerker at det foreligger begrenset med rutinebeskrivelser knyttet til kontraktsoppfølging. Det er klare indikasjoner på et behov for kompetanseløft på området, både knyttet til rutinebeskrivelser og opplæring.
Bli den første til å kommentere på "Innkjøper: Ressursknapphet gir bare minimum av anskaffelsesfaglig dialog"