Knusende revisjonsdom – kjøpte for 300 mill på utløpte rammeavtaler

En av Norges større kommuner, Tromsø, har nå fått en knusende revisjonsdom for sin tidligere rammeavtale-praksis: Kjøpte for om lag 300 millioner på rammeavtaler som var utløpt i tid. Ifølge revisjonsrapporten er det brudd på så vel anskaffelsesregelverket som de grunnleggende prinsippene. Det gjelder avrop, forlengelser, endringer og regler for oppsigelser av forlengede avtaler. Skaff dere rutiner som sikrer overholdelse av reglene, er revisjonens råd.

På grunnlag av bestilling fra kontrollutvalget i Tromsø kommune (ca. 77 500 innbyggere) har KomRev NORD gjennomført forvaltningsrevisjon rettet mot kommunens etterlevelse av regelverk ved bruk av rammeavtaler. Bakgrunnen er at det ble gjort kjent at kommunen hadde benyttet seg av 24 rammeavtaler som var utløpt i tid. Enkelte av disse var utgått allerede i 2016. Den undersøkte perioden er i all hovedsak fra og med 2018 til dags dato.

Regelbrudd

I revisjonsrapporten konkluderes bl.a. slik:

Avrop under rammeavtaler er, for de aktuelle avtalene, ikke gjort i tråd med regelverket og innenfor avtalens verdirammer
Forlengelser og endringer i kommunens løpende rammeavtaler er ikke foretatt i samsvar med anskaffelsesregelverkets grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet
Kommunen har ikke gjennomført anskaffelser under rammeavtaler innenfor gjeldende frister
Kommunen er, ved en anledning de siste årene, felt i KOFA for brudd på regelverket om rammeavtaler
Oppsigelse av forlengede avtaler er ikke i tråd med relevant regelverk og vilkår i avtalene

Forbedringspunkter

På denne bakgrunn anbefales kommunen å iverksette tiltak for å sikre at praksis rundt inngåelse, bruk og oppfølging av rammeavtaler er fullt ut i tråd med regelverket om offentlige anskaffelser. Noen anbefalinger fra revisjonens side:

Etablere, implementere og følge opp rutiner som gjør det mulig å holde oversikt over hvor mye som handles over inngåtte rammeavtaler, herunder også når avtalene utløper i mengde/volum og verdi.
Etablere, implementere og følge opp rutiner som gjør det mulig å holde oversikt over når rammeavtaler utløper i tid.
Sikre at alle avrop over rammeavtaler gjøres innenfor avtalens mengde- og verdiangivelser og innenfor avtalens tidsramme.
Sikre at regelverkets grunnleggende prinsipper etterleves ved endringer i allerede eksisterende avtaler.
Ved inngåelse av fremtidige samarbeidsavtaler sikre at ansvarsdelingen mellom avtalepartene er i tråd med regelverket om offentlige anskaffelser.

Volum?

En nøyaktig beregning av hvilket volum som er handlet over de utgåtte rammeavtalene, vil ikke la seg gjennomføre i forbindelse med forvaltningsrevisjonen, fremholder revisjonen. Uttrekker viser imidlertid at Tromsø kommune hadde gjort kjøp for 460 mill fra de 27 aktuelle leverandørene etter at kontraktsperioden var utløpt. I dette tallet var det, ifølge revisjonen, grunn til å gjøre fratrekk for kjøp i forbindelse med investeringer, samt kjøp i forbindelse med korona. Etter at disse var gjort, viser det seg at det er gjort kjøp for 303 mill fra leverandørene, som ikke knyttet seg til investeringer eller kjøp i forbindelse med korona.