Revisjonsråd til Bergen: Sørg for å følge opp om klima- og miljøkravene etterleves

Bergen kommune må sikre at kontraktsforvalter følger opp om leverandører etterlever klima- og miljøkrav. I tillegg anbefales kommunen å utarbeide rutiner for hvordan kontraktskrav knyttet til klima- og miljø skal følges opp av kontraktsforvaltere i kommunen. Dette fremgår av rapporten fra en nylig gjennomført forvaltningsrevisjon. Samtidig noterer revisjonen seg at kommunens data for anskaffelser viser at det bare er stilt klima- og miljøkrav i 12% av kommunens anskaffelser. Dette er betydelig lavere enn 33% som er resultatet som er rapportert i kommunens årsmelding for 2021.

Deloitte har gjennomført en forvaltningsrevisjon av klima- og miljøtiltak i Bergen kommune, der de bl.a. har undersøkt i hvilken grad kommunen stiller klima- og miljøkrav i sine anskaffelser, og hvordan disse følges opp. Deloitte har også foretatt en stikkprøvegjennomgang av ni av kommunens anskaffelser der det er inngått kontrakt i perioden 2018-2021.

På bakgrunn av undersøkelsen anbefaler Deloitte at kommunen setter i verk fire tiltak:

• Sikre at alle kommunens enheter følger opp kommunens egne policyer og rutiner, samt føringer i anskaffelsesregelverket, knyttet til å stille klima- og miljøkrav i anskaffelser.
• Sikre at kontraktsforvalter følger opp om leverandører etterlever klima- og miljøkrav.
• Vurdere å utarbeide rutiner for hvordan kontraktskrav knyttet til klima- og miljø skal følges opp av kontraktsforvaltere i kommunen.
• Utbedre rapporteringsgrunnlaget for å måle andel konkurranser der kommunen stiller klima- og miljøkrav. Dette kan eksempelvis gjøres gjennom tydeligere føringer om at innkjøper må oppgi hvorvidt det er stilt klima- og miljøkrav i kontraktene.

Det foreligger ikke rutiner eller prosedyrer som gir konkrete føringer for hvordan klima- og miljøkrav skal følges opp spesielt, fremgår det av rapporten. Etter Deloittes vurdering kan slike rutiner bidra til å øke kvaliteten på kontraktsoppfølgingen, og redusere risiko for at klima- og miljøkrav i kontraktene følges opp ulikt i ulike deler av kommunen.

Ikke info om klima- og miljøkrav

Undersøkelsen viser at for flertallet av anskaffelsene som kommunen gjennomførte i 2018-2021, foreligger det ikke informasjon om det er stilt klima- og miljøkrav i anskaffelsen. Kommunens data for anskaffelser viser at det bare er stilt klima- og miljøkrav i 12% av kommunens anskaffelser i perioden. Dette er betydelig lavere enn 33% som er resultatet som er rapportert i kommunens årsmelding for 2021.

Etter Deloittes vurdering viser undersøkelsen at arbeidet med å stille klima- og miljøkrav i kommunens anskaffelser ikke følges godt nok opp i praksis. Kommunens data viser at innkjøper i flere anskaffelser har oppgitt at det ikke er stilt miljøkrav, enn anskaffelser der det er oppgitt at det er stilt miljøkrav.

Vektet 20, ikke 30%

I en av anskaffelsene er tildelingskriteriet knyttet til klima og miljø vektet 20%. Deloitte minner om forkriftskravet om minimum 30%, men merker seg at kommunen i tillegg til tildelingskriterier også har stilt minstekrav knyttet til klima og miljø, og at kommunen derfor mener at 20% er tilstrekkelig i anskaffelsen.

Stikkprøvegjennomgangen viser at kommunen i varierende grad har fulgt opp at leverandør etterlever klima- og miljøkravene som er stilt i kontraktene. I tilfeller der kommunen har innhentet dokumentasjon fra leverandørene, er det ikke alltid at dokumentasjonen viser at kravene er oppfylt. I enkelte kontrakter har kommunen ikke etterspurt dokumentasjon på tidspunktet leverandøren var pålagt å oppfylle kravet.

Flere positive trekk

Også flere positive forhold trekkes frem i rapporten. Deloitte vurderer det som positivt at det er utarbeidet konkrete klima- og miljøkrav for ulike typer anskaffelser, og at det skal benyttes nasjonale standardiserte kriteriesett i kommunens anskaffelser der dette foreligger. Likeledes noterer Deloitte seg som positivt at kommunen har opprettet en egen faggruppe i Innkjøp konsern som gjennom veiledning og utarbeidelse av rutiner og malverk skal bidra til å sikre at det stilles klima- og miljøkrav i kommunens anskaffelser.

Kommunens klima- og miljøpolicy for anskaffelser fremhever miljøledelse som et sentralt krav. Det er positivt, mener Deloitte, at kommunen i sin policy har presisert at dette kravet står i forhold til ytelsen som leveres.