StimuLab: En hånd å holde i når man skal styre mot innovative anskaffelser

StimuLab er Norges første innovasjonslaboratorium for å løse floker i offentlig sektor. Det kan være nyttig å vite for alle dem som lurer på om de skal sette i gang med innovative anskaffelser i en slik sammenheng. Bruk av leverandørmarkedet i komplekse problemstillinger gir gode resultater og bidrar til verdiskaping, fremgår det av en fersk rapport om ordningen. Bruk av StimuLab-teamet kan bidra til redusert risiko og økt trygghet for virksomheten når man skal gi seg i kast med f.eks. innovative anskaffelser.

StimuLab er en stimuleringsordning for innovasjon og tjenestedesign, som skal bidra til brukerorientert eksperimentering og nyskaping i forvaltningen. Virksomheter stimuleres til å samarbeide om å utforske, forstå og løse felles floker for å gjøre hverdagen enklere for innbyggerne og forvaltningen mer effektiv. Det er et bidrag til å øke innovasjonstakten i offentlig sektor og skape gevinster for samfunnet. StimuLab ble opprettet i 2016 og blir drevet av Design og arkitektur Norge (DOGA) og Digitaliseringsdirektoratet i samarbeid. Ved inngangen til 2020 besto porteføljen av 21 prosjekter, hvorav elleve var avsluttet og de øvrige i gang med sitt utviklingsarbeid.

I en fersk rapport oppsummeres erfaringer og kunnskap fra StimuLab i perioden 2016–2020. Den økonomiske prosjektstøtten fra StimuLab går i sin helhet til å dekke kjøp av kompetanse i tjenestedesign og rele­vant tilleggskompetanse. Hvert prosjekt gjennomfører en anskaffelse og velger et konsulentmiljø eller konsor­tium med den nødvendige kompetansen.

Først en diagnosefase

Hensikten med den første fasen i StimuLab-prosjekter, diagnosefasen, er at den åpner for innovasjon på et annet vis enn når oppdragsbeskrivelsen spesifiserer både problemstilling og krav til løsning. Aktivt bruk av endringsbilag har vært et viktig grep i anskaffelsene, heter det i rapporten. Det innebærer at partene, prosjekteieren og leverandøren blir enige om sluttleveransen etter diagnosefasen. Dermed kan prosjektet angripe oppgavene i riktig rekkefølge: først utforske behov og problemstillinger, deretter beskrive leveransen. Dette skaper mer forutsigbarhet i samarbeidet mellom oppdragsgiver og leverandør.

Nøye utvelgelse og modning av prosjektene er en suksessfaktor i StimuLab, som følger ordningens kriterier for å velge ut de beste prosjektene. StimuLab-teamet loser virksomhetene gjennom anskaffelsene etter prosedyren for to trinns konkurranse med forhandling. De kjenner rammene og fleksibiliteten i regelverket og bidrar til å etter­spørre riktig kompetanse og erfaringsgrunnlag til hvert enkelt oppdrag. Det reduserer risiko og øker tryggheten for virksomheten.

Dialog- og presentasjonsmøter

Felles presentasjons- og dialogmøte om prosjektene gir leverandørene mulighet til å stille spørsmål og få oversikt over framdriften for hvert enkelt prosjekt. Det gjør at de kan planlegge for hvilke oppdrag de vil legge inn tilbud på. Når anskaffelsesløpet er gjennomført og leverandør er valgt, er den formelle rollen til StimuLab i prosjektet forbi.

Prosjekteier og valgt leverandør inngår kontrakt og går i gang med den «triple diamanten».

Den «triple diamanten» er en innovativ metode for å jobbe med komplekse utfordringer i forvaltningen. Alle prosjekter i StimuLab bruker metoden, prosjekter som får støtte fra StimuLab må forplikte seg til det. Metoden, fremgår det av rapporten, legger til rette for å utforske problemstillinger og behov, og eksperimentere med løsninger.