Tilbudsevaluering er mer enn metodevalg

Av Fredrik Rolf Young Mortensen, seniorrådgiver i Difi

I Anbud365 skriver Kristian Jåtog Trygstad 12. desember 2018, om utfordringer med bruk av relative (endogene) metoder i Difis verktøy for tilbudsevaluering. Trygstad mener Difi underkommuniserer de problematiske sidene ved bruk av slike poengberegningsmodeller.

Difi har vært tydelige på utfordringene med relative modeller, og redegjør for utfordringer ved å summere pris/kostnad og at rangeringen kan forskyves ut fra laveste oppgitte pris. For de som vil fordype seg i tematikken er det innledningsvis i presentasjonen av verktøyene lagt inn en lenke til temaet som viser til Difis nettsider.

Difi har vurdert både relative og absolutte modeller som utgangspunkt for et evalueringsverktøy ved anskaffelser av bygg- og anleggsoppdrag og transportoppdrag. Det er svakheter ved alle evalueringsmodeller som gjør at innkjøper må gjøre innkjøpsfaglige vurderinger. Da er det viktig å vite noe om de ulike modellenes sterke og svake sider.

I henhold til økonomisk teori anbefaler Trygstad absolutte metoder, men det er også svakheter ved disse.  Ved bruk av absolutte metoder måler du tilbudene opp mot en absolutt verdi. Det er stor variasjon i kunnskap og ressurser hos innkjøpere i offentlig sektor. Bruk av absolutt metode forutsetter forhåndskunnskap om alle mulige løsninger, og en nærmest uttømmende liste over hva som skal få poeng.

Modellen og ytelsesspesifikasjoner

Modellen egner seg derfor ikke alltid like godt sammen med ytelsesspesifikasjoner. Hvis vi forutsetter at markedet er best egnet til å finne den beste løsningen for å dekke et gitt behov, vil absolutt metode ofte være dårlig egnet.

Her er et eksempel: Et ofte brukt tildelingskriterium er «løsningsforslag». Oppdragsgiver beskriver sitt behov, for eksempel bygging av en skole, og leverandørene tilbyr ulike tilnærminger for å løse oppgaven. Med slike tildelingskriterier er relativ metode bedre egnet enn en absolutt metode. Vi kan ikke forvente at oppdragsgiver vet hva som er den beste løsningen for å bygge en skole, men oppdragsgiver vet hva behovet er og hva som gir merverdi; antall elever, god plassutnyttelse, god utnyttelse av uteareal osv. I dette eksempelet vil det derfor være naturlig å sammenligne mottatte tilbud opp mot hvilket tilbud som best dekker behovet.

Et annet viktig poeng ved tilbudsevaluering, er at bruken av skalaen for poenggivning av kvalitet ikke i tilstrekkelig grad blir utnyttet. Bruker du ikke hele skalaen vil vurderingene av kvalitet ofte gi relativt like poengsummer mellom tilbudene. Når kvalitetselementene vurderes svært likt får priselementet stor betydning og blir avgjørende for hvem som vinner konkurransen. Kvalitetselementet blir da reelt mye mindre avgjørende i konkurransen enn vektingen av tildelingskriteriene skulle tilsi.

Krevende øvelse

Det kan være en krevende øvelse å foreta gode vurderinger av kvalitet, kanskje særlig på konsulenttjenester, bygg og anlegg og helse og omsorgstjenester. Slike vurderinger er knyttet til innkjøpsfaglig skjønn. Vurderingene kan gjøre store utslag i konkurransen. Det er stor forskjell på å vurdere et kvalitetselement til for eksempel 9 og 5, på en skala fra 0-10. Innkjøpere må kunne forstå hvordan kvaliteten i tjenesten skal vurderes, noe det ikke finnes objektive mål for å forstå. Dette krever stor grad av innsikt hos innkjøper, uten at det garanterer «full enighet» om kvalitetens score.

Innkjøper må være bevisst sterke og svake sider ved modellene, uansett hvilken evalueringsmodell som brukes ved evaluering av tilbud i en konkurranse. En forutsetning for et godt innkjøp er at innkjøper kjenner markedet og er bevisst på reelt behov for å identifisere hva som skal settes som krav, og hva som skal være tildelingskriterier. I tillegg må innkjøper vurdere vekting av tildelingskriterier for å få riktig balanse mellom pris og kvalitet. En bevisst innstilling til dette er vel så viktig som valg av modell.

Difi verdsetter reaksjoner på og diskusjon om modellene. Vi tar med oss innspillet fra Trygstad i videreutviklingen av verktøy og veiledning.