Tilbudsfrister i ferietiden: Vender det døve øret til oppfordring fra departementet?

Skoleferien er i gang, neste uke begynner bygningsferien – den tidligere fellesferien. Nå som i mange, mange år tidligere er det kunngjort hundrevis av offentlige oppdrag med tilbudsfrist midt i ferietiden.  Hvor mange nye kunngjøringer som kommer til i løpet av de kommende sommerukene med frist før skoleferien er over, er uvisst. I veiledningen til anskaffelsesregelverket oppfordres det til å vise hensyn når man setter tilbudsfrister i ferietider. Mange offentlige oppdragsgivere overser dette. Det er vanskelig å se at det er noen saklig grunn til dette for de fleste, skal man tro kunngjøringstekstene.

Også i år gjorde vi et lite søk i doffin.no og mercell.com.

På doffin fant vi 312 kunngjøringer fra perioden 21. juni t.o.m. 26.juni. Om lag 10% av disse hadde tilbudsfrist ila juli måned. Det gjaldt alle kunngjøringer. Det er tvilsomt om mange av disse var hasteanskaffelser. Den korteste fristen gjaldt en kommune som skulle leie grøftekasser – en ukes frist før man drar på ferie kan i et slikt tilfelle kanskje la seg forsvare.

På Mercell oppgis maks 500 i søk, og når vi søkte opp kunngjøringer i perioden 22.juni til og med 26.juni stanget vi hodet i dette «taket». Så søkte vi tilbudsfrist mellom 6. og 27. juli – dvs. i årets bygningsferie – den tidligere fellesferien, og fant at 252 kunngjøringer hadde frist da.

I veiledningen

Utredning av ny foreningslov fra Nærings- og fiskeridepartementet med kunngjøring 25.juni og tilbudsfrist 16. juli kan neppe kalles en hastesak. I veiledningen til regelverket for offentlige anskaffelser, som departementet står bak finnes flere vennlige henstillinger til offentlige oppdragsgivere:

11.12 Frister, siste kulepunkt

Dersom fristen settes i en periode med mange helligdager/fridager, som jul, påske eller sommerferien, bør oppdragsgiveren sette en lenger frist enn om den løper i en periode hvor det ikke er noen helligdager.

.. og:

37.2.2 Karensperiodens varighet, siste avsnitt, iste setning

Videre bør oppdragsgiveren også vurdere å gi mer romslige frister ved høytidsfeiringer som jul og påske og i fellesferien.

Tilstrekkelig tid

I tillegg finnere vi i veiledningen at oppdragsgiveren skal sørge for at det er tilstrekkelig tid for leverandørene til å gi tilbud fra det tidspunktet som konkurransegrunnlaget gjøres tilgjengelig. Ved fastfestelsen av tilbudsfristen, heter det, skal oppdragsgiveren ta hensyn til kontraktens kompleksitet og tiden det tar for leverandørene å utarbeide tilbudet.

Opp gjennom tidene har flere bransjeorganisasjoner, blant disse Melanor (tidligere MedTekNorge), NHO Service og Handel og Rådgivende Ingeniørers Forening på ulikt vis bedt tynt for sine medlemmer- potensielle leverandører til det offentlige.

I Danmark reagerte forleden år en av de store næringslivsorganisasjonene: Det kan gå på kvaliteten løs i offentlig oppgaveløsning når offentlige oppdragsgivere kunngjør en konkurranse rett før sommerferien og har tilbuds- eller anmodningsfrist underveis i ferien, het det i reportasjen i Anbud365.

Hvor mange kunngjøringer i skoleferien?

I år er altså bygningsferien i ukene 28,29 og 30. Av forståelige grunner har vi ikke oversikt i skrivende stund over hvor mange kunngjøringer som legges ut i disse ukene med frist innen avslutningen av skoleferien medio august. Anbud365 sjekket imidlertid dette i 2017: Nærmere 100 kunngjøringer som ble publisert på doffin.no i skoleferien, hadde tilbudsfrist før sommerferien var til ende.

Så kan man si at mange av disse kunngjøringen følger en veiledende kunngjøring tidligere i år, og da har mulige tilbydere gjort seg klare. Hverken statistikk eller erfaring tyder på at så er tilfelle for alle kunngjøringene som nå er ute.

Mellom barken og veden

Man skal rett nok slite for å få en business til å lønne seg, og offentlige oppdrag er attraktive. Men så vel bedriftsledere som ansatte setter pris på å kunne ta ut ferie sammen med familie eller nære venner. Ikke minst der det er barn inne i bildet.

Kommer man i så fall mellom barken og veden skjer lett ett av to: Man skynder seg, med det resultat at tilbudet kunne blitt bedre (taper?), og/eller man er ikke så nøye med lesingen, som kan føre til avvisning. Samtidig kan det bre seg en viss irritasjon over at kunngjøringen kommer så tett opp mot ferien – en irritasjon som tiltar når et spørsmål besvares med at den aktuelle saksbehandleren er på ferie og tilbake samtidig med tilbudsfristen.