Unngå å stille for mange absolutte krav – et praktisk tips til hvordan oppdragsgiver kan unngå å ende opp med tilbud med lav kvalitet

Anbud365: Unngå å stille for mange absolutte krav – et praktisk tips til hvordan oppdragsgiver kan unngå å ende opp med tilbud med lav kvalitetArtikkelforfatterne Marte J. Røkke (t.v.) og Tine Sæbø – begge Inventura - gir tre anbefalinger til de oppdragsgiverne som ønsker å benytte seg av det handlingsrommet i regelverket som de omtaler.

Skriv ut artikkelen

Av Tine Sæbø, jurist/senior manager og Marte J. Røkke, jurist/rådgiver – begge Inventura

Oppdragsgivere kommer enkelte ganger i situasjoner hvor kontrakt må tildeles en leverandør som har levert et kvalitativt dårlig tilbud. Til tross for at tilbudet scorer lavt på et kvalitativt kriterium, kan det ha en så lav pris at det samlet sett er det beste.

Ofte blir løsningen på denne problemstillingen å stille strengere krav til kontraktsgjenstanden – altså mange, og strenge, absolutte-krav. Ulempen med en slik løsning er at leverandører som i utgangspunktet kunne tilfredsstilt oppdragsgivers behov, må avvises dersom enkelte krav ikke oppfylles. For både oppdragsgiver og leverandører vil mange, og strenge, absolutte-krav også ofte være fordyrende.

Oppdragsgiver kan velge en annen fremgangsmåte enn kun absolutte-krav, for å sikre seg at valgte tilbud har et bestemt kvalitativt nivå. Oppdragsgiver kan nemlig innta en bestemmelse i konkurransegrunnlaget om at et tilbud vil bli avvist dersom det ikke oppnår en nærmere angitt minimumsterskel for poengscore på det aktuelle kvalitative tildelingskriteriet. Denne fremgangsmåten kan minimere risikoen for at oppdragsgiver kommer i en situasjon der kontrakt må tildeles til en leverandør som scorer lavt på kvalitative kriterier, men samlet sett har det beste tilbudet, grunnet lav pris.

Vår oppfatning er at mange oppdragsgivere ikke kjenner til, eller benytter seg av, denne muligheten. Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har også lagt til grunn at en slik løsning er i tråd med regelverket om offentlige anskaffelser, jf. sak 2013/22. I denne saken var avvisningshjemmelen i konkurransegrunnlaget beskrevet slik:

«Produkter som kun oppnår en score på 0 poeng på ett eller flere underkriterier i evalueringen av «Brukssikkerhet, funksjonelle egenskaper og brukervennlighet», skal bli ansett som ikke egnet i forhold til behov og avvist/forkastet fra konkurransen.»

KOFA uttalte følgende om problemstillingen:

«Det er imidlertid ingen bestemmelser i forskriften som på generelt grunnlag er til hinder for at en slik fremgangsmåte som innklagede her har benyttet kan benyttes. Dersom det er klart kommunisert til tilbyderne at tilbudene vil bli evaluert på denne måten, og det fremkommer klart nok hva som ligger i de oppstilte tildelingskriteriene og hvordan evalueringen vil skje, er det altså ikke i strid med regelverket å avvise tilbud som ikke oppnår en nærmere angitt poengsum på et tildelingskriterium/underkriterium».

Forutsetningen for å benytte seg av denne fremgangsmåten er at det er klart nok tilkjennegitt overfor tilbyderne. Dette har også blitt presisert og fulgt opp av KOFA i senere praksis, se sak 2014/55 avsnitt 54.

KOFA har også fulgt opp dette i senere praksis, se sak 2020/888. Her var det i konkurransegrunnlaget angitt at oppdragsgiver for hvert av de ulike testkriteriene ville gi en score fra én til ti. Dersom et produkt fikk lavere enn fem på ett av testkriteriene, ville produktet få null poeng. Denne fremgangsmåten ble akseptert av KOFA.

KOFA sin tilnærming er også forankret i praksis fra EU-domstolen. I sak 546/16- Montte slo EU-domstolen fast at anskaffelsesdirektivet ikke er til hinder for at oppdragsgiver kan fastsette en minimumsterskel til poengscore for den kvalitative vurderingen. EU-domstolen uttaler at dersom et tilbud ikke oppnår den angitte poengscoren, vil tilbudet heller ikke dekke oppdragsgivers behov på en tilstrekkelig måte og kan følgelig ikke være med i evalueringen av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. I denne saken var det angitt i konkurransegrunnlaget at tilbud måtte oppnå minst 35 av 50 mulige poeng på det kvalitative tildelingskriteriet for å unngå avvisning.

Vår oppfatning er at oppdragsgivere i flere tilfeller kan få godt utbytte av en slik fremgangsmåte. Som eksempel vil det være passende i de tilfellene hvor oppdragsgiver har begrenset kunnskap om det aktuelle markedet. Ved begrenset kunnskap om det aktuelle markedet og hva leverandørene faktisk kan tilby, vil strenge absolutte-krav innebære en stor risiko for at mange leverandører må avvises.

På samme måte vil fremgangsmåten fungere i de tilfellene hvor oppdragsgivers behov kan løses på ulike måter. I slike tilfeller vil strenge absolutte-krav utelukke egnede løsninger. Å redusere antall absolutte-krav, samt overlate til leverandørene å løse hvordan behovet best mulig blir dekket, vil også legge til rette for innovasjon og utvikling.

En minimumsterskel for poengscore på kvalitative tildelingskriterier vil være den nødvendige sikkerhetsventilen for oppdragsgiver – det sikrer et nødvendig minstenivå på leveransen.

Det understrekes avslutningsvis at oppdragsgivere må bruke denne fremgangsmåten med varsomhet. Vi har tre anbefalinger til de oppdragsgiverne som ønsker å benytte seg av dette handlingsrommet i regelverket:  

  • Minimumsterskel til score på kvalitativt tildelingskriterium bør ikke være for strengt, altså bør det kun være de tilbudene som oppnår veldig lav score som avvises på et slikt grunnlag
  • Oppdragsgiver må tydelig og klart opplyse om en slik fremgangsmåte i konkurransegrunnlaget
  • Oppdragsgiver må oppstille tydelige tildelingskriterier, hvor det fremgår klart hva som skal evalueres under det enkelte kriteriet. Samt hvilken dokumentasjon som kreves

1 kommentar på "Unngå å stille for mange absolutte krav – et praktisk tips til hvordan oppdragsgiver kan unngå å ende opp med tilbud med lav kvalitet"

  1. Uwe Matthäus | 24. mars 2023 på 09:20 | Svar

    Metoden som beskrives i artikkelen er kjent, men lite brukt. Metoden kan brukes der oppdragsgiver har begrenset markedskunnskap, slik forfatterne skriver. Det må likevel påpekes at det er langt bedre å føre en god og grundig dialog med markedet forut for konkurransen for å skaffe seg denne kunnskapen. Hvis oppdragsgiver sender konkurransedokumenter til høring, og stiller spørsmål om de oppstilte absolutte kravene i sin helhet kan oppfylles, vil absolutte krav fungere godt. Jeg vil anbefale å føre dialog med leverandørene én-til-én etter at man har sendt høringsdokumentene.

Legg igjen en kommentar til Uwe Matthäus Avbryt svar

Epostadressen din vil ikke vises.


*


Dette nettstedet bruker Akismet for å redusere spam. Lær om hvordan dine kommentar-data prosesseres.