Ny rapport: Lanserer fem veier til bedre samarbeid om innkjøp i kommune-Norge

Fem anbefalinger for hvordan innkjøpssamarbeid kan bidra til bedre oppnåelse av målene for innkjøp i kommunesektoren legges på bordet i dag. Anbefalingene finnes i en utredning som har kartlagt kommunesektorens samarbeid om innkjøp. Det er rom for bedre samarbeid om kommunale og fylkeskommunale innkjøp, heter det, og: Innkjøpssamarbeid i kommunesektoren er gunstig for kommunene og fylkeskommunene som inngår i dem, særlig små kommuner som dermed får tilgang på kompetanse som ellers kunne vært dyrt eller utfordrende å skaffe på egen hånd, slås det fast i utredningsrapporten.

Utredningen er laget av Oslo Economics, i samarbeid med Inventura og NIVI Analyse, på oppdrag fra Nærings- og fiskeridepartementet. Utredningen er en oppfølging av stortingsmeldingen om offentlige anskaffelser, som ble lagt frem våren 2019. Der pekte regjeringen på at det er behov for mer kunnskap om samordning av kommunale og fylkeskommunale innkjøp.

De fem anbefalingene

I rapporten er det fem anbefalinger for hvordan innkjøpssamarbeid kan bidra til bedre oppnåelse av målene for innkjøp i kommunesektoren:

•        Små kommuner bør som hovedregel delta i formaliserte, helhetlige samarbeid. Det er avtalefestede samarbeid forankret i en felles operativ innkjøpsfaglig kompetanse, med et generelt innkjøpsmandat og myndighet til å utføre innkjøp på vegne av deltakerne. For mange små kommuner kan det bli uforholdsmessig høye administrative kostnader å skulle gjøre anskaffelser alene. Enkelte kommuner kan i prinsippet klare seg med én ressurs, heter det, men vil da være sårbare overfor uforutsette hendelser. For små kommuner kan det grunnet manglende ressurser være utfordrende å holde seg oppdatert på nasjonale føringer og delta på mange samarbeidsarenaer. Ved å delta i et formalisert, helhetlig samarbeid kan små kommuner få tilgang på et fagmiljø som også kan delta i andre samarbeidsarenaer på vegne av kommunene.

•        Ved innkjøpssamarbeid bør kommunene og fylkeskommunene ha oppmerksomhet rettet mot kjente suksessfaktorer slik som felles behov og god kontraktsoppdeling. Det er en forutsetning for å inngå fellesavtaler og et viktig premiss for et meningsfullt innkjøpssamarbeid. Der det er vare- og tjenestebehov som er felles for kommuner, fylkeskommuner og stat kan det være aktuelt å inngå fellesavtaler på tvers av forvaltningsnivå. Innkjøpssamarbeid kan ha en negativ virkning på små og mellomstore virksomheters muligheter til å delta i konkurranser. Det er derfor viktig at innkjøpssamarbeid vurderer å dele opp kontrakter i delkontrakter. For å kunne gjøre disse vurderingene, er det viktig at innkjøpere har god kjennskap til leverandørmarkedet i de ulike områdene som innkjøpssamarbeidet dekker.

•        Kommuner og fylkeskommuner bør ha tilgang til ulike typer samarbeid, avhengig blant annet av behov, leverandørmarked og tilgang til kompetanse og kapasitet. Hver kommune og fylkeskommune bør ha tilgang til kompetanse og kapasitet til å gjennomføre enkeltanskaffelser i kommunen. Dessuten bør hver kommune og fylkeskommune organisere seg slik at de kan inngå fellesavtaler med virksomheter innenfor samme bo- og arbeidsmarkedsområde for varer- og tjenester hvor virksomhetene har sammenfallende behov og leverandørmarked.

•        Nasjonale avtaler bør benyttes der dette er egnet. Anbefalingen i rapporten går ut på at nasjonale og nesten nasjonale anskaffelser benyttes der behov, leverandørmarked og andre forhold tilsier at det er riktig for kommuner og fylkeskommuner. Slike avtaler kan gjennomføres av enkeltkommuner, fylkeskommuner eller Statens Innkjøpssenter.

•        Nettverks- og veiledningsaktiviteten bør økes. Det er blant annet behov for økt kunnskap om eksisterende samarbeid og nærliggende innkjøpsmiljøer og tilgang til ulike typer informasjon og veiledning. En del kommuner og fylkeskommuner kjenner ikke til eksisterende samarbeid og nærliggende innkjøpsmiljøer og har ikke kompetanse på å opprette nye. For å bistå disse anbefales: Økt deltakelse og aktivitet i eksisterende nettverk, at det utarbeides en veiledning i organisering og juridisk innretning på innkjøpssamarbeid, og at det settes i gang informasjonstiltak på nettsider som KS.no med lenke til eksisterende nettverk og veiledningsmateriale

Kjøper inn for 200 mrd

Hvert år kjøper kommunesektoren inn varer og tjenester for mer enn 200 milliarder kroner. Det tilsvarer om lag 40% av den samlede ressursbruken i sektoren.

Utredningen viser hvordan samarbeid om kommunale og fylkeskommunale innkjøp er organisert. Ca. 70% av landets kommuner deltar i til sammen 36 formaliserte, helhetlige innkjøpssamarbeid. I tillegg deltar kommuner og fylkeskommuner i andre typer samarbeid.

En referansegruppe, bestående av Nærings- og fiskeridepartementet, Kommunal- og moderniseringsdepartementet, KS (inkludert KS innkjøpsforum og Fylkeskommunalt innkjøpsforum) og Direktoratet for forvaltning og økonomistyring har gitt innspill til utredningen.