Bytte av skytjenester: Hvordan sikrer du verdier for fremtidig bytte av skytjenester?

Anbud365: Bytte av skytjenester Hvordan sikrer du verdier for fremtidig bytte av skytjenesterVed å legge til rette for og planlegge for et fremtidig bytte av skytjenester allerede fra oppstart av en anskaffelsesprosess, samt å implementere dette i avtalen, vil byttetersklene kunne reduseres, skriver artikkeleforfatteren, som i denne artikkelen gir noen eksempler på forhold som kan være aktuelle å vurdere (foto: Hanne K. Fjellheim/Sopra Steria).

Skriv ut artikkelen

Av partner Peter Lenda, Advokatfirmaet Grette

Skytjenester kommer med mange fordeler, men har du vurdert de praktiske ulempene når du ikke lenger eier, men leier inn en tjeneste? Spørsmålet dukker stadig hyppigere opp som en terskel ved bytte av skytjenester når kunder ikke lenger kan ta med seg tilpasninger, metodeverk og tilsvarende videre til en ny skytjeneste eller -plattform. Som oppdragsgiver kan du likevel gjøre en del tiltak i konkurransegrunnlag og kontrakt for å redusere bytteterskelen for skytjenester. Vi ser på noen problemstillinger.

Skytjenester: «en til alle»-løsning på standardvilkår

Stadig flere virksomheter tar i bruk globale skytjenester som eksempelvis Google, Azure, Salesforce og ServiceNow. En global skytjeneste være preget av et «en-til-alle»-tilbud fra tjenesteleverandøren basert på standardvilkår, og kunder må vanligvis akseptere vilkårene for bruk uten nærmere forhandlinger. Gjennom en tjenestetilnærming slipper kundene å tenke på oppgraderinger, videreutvikling og modernisering til løsningen eller plattformen, men de må i større grad bruke ressurser for å tilpasse en global plattform til sitt lokale behov. Tilrettelegging av skyplattformer og -tjenester representerer en kostnad og i mindre grad en håndfast og gjenbrukbar verdi.   

Bytte av IT-løsninger og digitalisering krever omstilling

Omstilling er en sentral del av alle digitaliseringsprosesser, inkludert bytte av skyløsninger. Omstillingsevnen vil ofte være en form for terskel som må passeres, slik som en virksomhets manglende vilje eller styring til å gjennomføre endringen. Noe kan skyldes kompetansemangler i virksomheten, mens andre er knyttet til kommersielle forhold, kontraktuell innlåsning og manglende gjenbruk av investeringer. For skytjenester, som leies, kommer det spesielt inn et potensiale for tap av investeringer i tid, ressurser, integrasjoner, metodeverk og annet tilleggsutstyr som ikke kan gjenbrukes. Dette kommer på toppen av teknisk utfordringer og konverteringer av data.  

Start tidlig og planlegg for fremtidig bytte

Det er vår oppfatning av noen av utfordringene ved bytte av skyløsninger kan reduseres gjennom en strukturert tilnærming som bør adresseres allerede ved anskaffelsen og kontraktsinngåelsen for en ny løsning. Derigjennom kan det skapes forutsigbarhet som vil kunne redusere mulige hindringer og vilje til å bytte ut en eksisterende løsning. Eksisterende avtalemaler er ofte fokusert rundt implementering og leveranse av tjenester eller løsninger. Forholdet rundt avslutning av avtalen og overgang til ny leverandør har mindre plass i avtalene, selv om det finnes slik klausuler eksempelvis i SSA-L punkt 5.3 og SSA-D punkt 4.4. En av utfordringene er likevel at denne type klausuler ofte utløses i forbindelse med en avslutningsperiode, dvs like før avtalen utløper og kunden innser behovet for bistand fra utgående leverandør.  

Hva bør du tenke på i anskaffelsen og ta med i kontrakten?

Ved å legge til rette for og planlegge for et fremtidig bytte av skytjenester allerede fra oppstart av en anskaffelsesprosess, samt å implementere dette i avtalen, vil byttetersklene kunne reduseres. Her er noen eksempler på forhold som kan være aktuelle å vurdere:

  • Regulering av rettigheter. Skytjenester leies og eies ikke, men det er likevel viktig å kunne identifisere tidlig hvilke deler av en leveranse som en kunde kan gjenbruke eller ha rett til å overføre til en ny leverandør. Dette kan være tilleggskomponenter, tilpasninger, integrasjoner/API’er eller annen kode som er laget for spesifikt for kunden.
  • Rett til andre komponenter. Selv om kode ofte kan være integrert med skytjenesten og vanskelig å overføre til en annen skytjeneste, så finnes det andre komponenter som kan være nyttig å sikre allerede ved oppstart, slik som dokumentasjon, metodeverk, modeller eller prosesser knyttet til kundens bruk. Ved å planlegge og utvikle slike komponenter med tanke på gjenbruk, så vil det gi større fleksibilitet for kunden.
  • Retten til datasett og konverteringer. I enkelte tilfeller har vi sett at overføring og tilgang til datasett kan være utfordrende. Ved å avklare metodikk, format, tilgang og uttrekk av kundens data på et tidlig tidspunkt, så vil det bidra til enklere overgang til en ny leverandør. Det kan være en verdi for kunden selv eller denne underleverandør å selv kunne gjennomføre uttrekket.
  • Personvern. I forlengelsen av kundedata, som også vil kunne inneholde personopplysninger, så vil en planlegging av behandlingen av personopplysninger og leverandørens bidrag til å sikre overføring av data måtte ivaretas overfor de registrerte og i en databehandleravtale.
  • Overdragelse av tjenester, SW, og HW med tilhørende kontrakter. Ikke alle avtaler eller lisenser kan overdrag fra en tidligere leverandør eller integrator av en tjeneste, men ved å utfordre på slik punkter allerede ved anskaffelse av en løsning, så vil det kunne åpnes opp for at lisenser kan overtas av kunden, eller andre underleverandørers tjenester og kontrakter. Det kan også gi tilgang til underliggende tjenester, slik som databaser, nettverk og sikkerhet. I noen tilfeller i en overgangsperiode, og kanskje som en opsjon for kunden.
  • Kompetansekrav og kompetanseoverføring.  For en kunde er det viktig å ha kompetanse tilgjengelig fra leverandøren for å kunne benytte en skyløsning i hele avtaleperioden og i en overgangsperiode til ny leverandør har tatt over. Et annet element kan være krav til leverandøren for å sikre kompetanseoverføring, slik som opplæring eller skyggeaktiviteter.   
  • Avtalefleksibilitet for å unngå innlåsing. En av fordelene med skytjenester skal være at de både skal kunne tas raskt i bruk, løpende utvikles og kunden skal betale etter faktisk forbruk. Dermed skal det også være mulig å kunne avslutte avtaleforholdet innen kort tid. Det krever at de underliggende avtalene innehar tilstrekkelig fleksibilitet fra oppstart. Avtalen bør også være tilstrekkelig fleksibel til å åpne opp for ny funksjonalitet.
  • Sikring av pris og valuta. En utfordring i alle løpende tjenester, og spesielt innen IT hvor eksempelvis lagringskostnader har hatt en fallende trend over mange år, så vil en mekanisme som sikrer riktig pris til riktig tid være fornuftig. Erfaringen er at benchmarking ikke nødvendigvis er riktig, men det finnes varianter av prisklausuler som kan gi partene noe forutsigbarhet knyttet til grensen for prisøkninger eller valutasvingninger.

Listen er ikke uttømmende, og det må alltid gjøres en konkret vurdering av faktiske behov for den enkelte virksomhet. Men ved å adressere slike forhold tidlig vil tersklene for bytte kunne reduseres. Samtidig er det ikke bare ved avtaleopphør disse punktene er relevante. Enkelte av disse forholdene er også sentrale i forbindelse med forvaltningen av den enkelte IT-avtale, kravoppfyllelse ved oppstart og bistand til endringsledelse. Dette er forhold som også gjerne er koblet med både strategien og gjennomføringen av en anskaffelse, enten det er offentlig eller privat. Grettes advokater har lang og bred erfaring innen anskaffelser, inngåelse og forvaltning av IT-avtaler. Kontakter innen anskaffelser: Marie Braadland (mabr@grette.no) og IKT/personvern: Peter Lenda (pele@grette.no).

Bli den første til å kommentere på "Bytte av skytjenester: Hvordan sikrer du verdier for fremtidig bytte av skytjenester?"

Legg inn kommentar

Epostadressen din vil ikke vises.


*


Dette nettstedet bruker Akismet for å redusere spam. Lær om hvordan dine kommentar-data prosesseres.