Innføringen av et nytt ERP-system (innkjøp/faktura) ved statlige virksomheter som er kunder av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har hittil skapt ikke liten frustrasjon. Overfor Anbud365 påpeker flere kilder at store, felles ERP-systemer er ut. Hvorfor kan ikke den enkelte institusjon skaffe seg et enkelt system som kan samhandle med andre? Bruk av anbud er jo et anerkjent verktøy for effektivisering. Men, nei: Staten oppnår stordriftsfordeler ved at tjenesteleveransene blir samordnet fremfor at hver enkelt gjør dette selv, heter det.
Khrono, en uavhengig nyhetsavis for høyere utdanning og forskning, skriver at frustrasjonen blant de administrativt ansatte ved Universitetet i Bergen er stor etter at økonomisystemet fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) ble innført ved årsskiftet. Nå handler det i stor grad om bestilling av alle mulige varer og tjenester som ikke fungerer. Honorarlønnede som leverer sine krav til DFØ får imidlertid sine utbetalinger til avtalte tider.
Mye større og mer omfattende
Systemet er nok blitt en mye større og mer omfattende jobb enn det DFØ hadde sett for seg, sier økonomidirektør Per Arne Foshaug ved Universitetet i Bergen til Khrono.
Direktoratet for forvaltning og økonomistyring jobber tett sammen med Universitetet i Bergen, Universitetet i Oslo, NTNU og UiT (det såkalte BOTT-samarbeidet) for å styrke utviklingsarbeidet. Leveransen dreier seg om innkjøp og administrative løsninger, og alle statlige virksomheter som er kunder av DFØ, skal ta i bruk løsningen.
Divisjonsdirektør Gøril Aune i DFØ sier til Khrono at de jobber på spreng for å få tatt inn de tilpasningene som BOTT har behov for. – Vi fikk systemet levert sent og med mangler, sier hun. Så har BOTT sektorspesifikke behov som ikke dekkes av en standardleveranse. Dette er løsninger som DFØ må utvikle, og det har vært krevende.
Anbud365 spurte DFØ …
Anbud365 har vært i kontakt med flere av de statlige virksomhetene som etter hvert skal ta i bruk løsningen. På bakgrunn av kontaktrunden har vi bedt om svar fra divisjonsdirektør Gøril Aune på en rekke spørsmål:
Anbud365: Da DFØ anskaffet Unit4/Agresso – hvilke virksomheter representerte kundene i anskaffelsesprosessen (virksomhetene som skal ta systemet i bruk)?
Aune: Universitetet i Oslo og Universitetet i Bergen deltok i hele anskaffelsesprosessen, samt Digitaliseringsdirektoratet som på det tidspunkt hadde ansvar for offentlige anskaffelser. I tillegg var en av disse representert i prosjektstyret.
Anbud365: Hvor man deltakere leverte tilbud i DFØs anbudskonkurranse? Hva var tildelingskriteriene?
Aune: Tre leverandører svarte på anbudsinnbydelsen. Kriteriene var kostnad 20%, kvalitet 60% og kommersielle forhold 20% (bl.a. gjennomføringsevne).
Anbud365: Det er gjennomført pilotering – hvilken etat/virksomhet deltok?
Aune: Mange kunder har bidratt med ønsker, utarbeidelse av brukerhistorier og utarbeidelse av kravspesifikasjonen før anskaffelsen. DFØ og Statped var piloter på løsningen.
Anbud365: Vi forstår det er en plan for utrullingen – hvilke virksomheter gjelder det, og når skal utrullingen hos den enkelte – etter planen – ta til?
Aune: De statlige virksomheter som er kunder av DFØ skal ta i bruk løsningen. Innføringsprosjektet skal pågå til 2023.
Anbud365: I bransjen sies det at store, omfattende ERP-systemer er ut, at det nå dreier seg om mindre systemer som samhandler/snakker sammen (API-er). Hvorfor kan da ikke hver enkelt statlig virksomhet selv gjennomføre anbudskonkurranse med sikte på å skaffe seg egnet lønns- og fakturasystem? Anbud er jo anerkjent som et effektiviseringsverktøy i staten.
Aune: Anskaffelsen omtalt her var kun en del av et ERP-system – på innkjøps- og fakturaområdet. Modulen kommuniserer med øvrige systemer levert av DFØ. DFØ leverer økonomitjenester til statlige virksomheter. Staten oppnår stordriftsfordeler ved at vi samordner tjenesteleveransene fremfor at hver enkelt gjør dette selv.
Anbud365: Er sikkerhetsrisikoen ved at mange statlige virksomheter skal ha samme system vurdert?
Aune: Virksomhetene har kun tilgang til eget firma og har dermed ikke mulighet til å se andre virksomheters data. Vi legger stor vekt på at systemene og løsningene våre skal være sikre.
Så langt Anbud365s spørsmål og Aunes svar.
Finansdepartementet
I utgangspunktet var det meningen at BOTT-samarbeidet selv skulle stå for anskaffelse av et innkjøp-/fakturasystem. Men så vidt Anbud365 forstår, grep Finansdepartementet inn. Vi spurte derfor departementet tidligere i år: Hva var den konkrete begrunnelsen som departementet gav overfor universitetene for å droppe markedet til fordel for DFØ som leverandør av ERP-systemet? Svaret lød slik:
– DFØ er statens egen leverandør av lønns- og regnskapstjenester og leverer tjenester til store deler av statsforvaltningen. Dette gir vesentlige stordriftsfordeler. Da BOTT-universitetene skulle vurdere innretningen på fellestjenestene var det helt naturlig at det ble innledet dialog mellom BOTT og DFØ, slik at BOTT kunne gjøre en realitetsvurdering av det DFØ kunne tilby. Det var universitetene selv som til slutt tok beslutningen om å velge DFØ.
Bli den første til å kommentere på "Hadde ikke noe valg, måtte ta felles IT-system – nå stiger frustrasjonen"