Fremtidens innkjøper er ikke først og fremst en konkurransegjennomfører

Kunstig intelligens og digitale verktøy vil gjøre anskaffelsesprosessen raskere og mer effektiv. Men når prosessen automatiseres, blir den innkjøpsfaglige kompetansen enda viktigere.

Kunstig intelligens er på full fart inn i innkjøpsfaget. Den kan hjelpe oss med å utforme dokumenter, strukturere informasjon, sammenligne tilbud, identifisere avvik og hente ut kunnskap fra store datamengder. Samtidig blir de digitale verktøy for planlegging, konkurransegjennomføring og kontraktsoppfølging stadig bedre.

Dette er en utvikling vi bør ønske velkommen. Offentlig sektor har behov for å gjennomføre anskaffelser raskere og mer effektivt, selvsagt hele tiden innenfor anskaffelsesregelverket.

Men midt i begeistringen for de nye mulighetene er det grunn til å stille et viktig spørsmål:

Hva skjer dersom vi effektiviserer anskaffelsesprosessen, men ikke styrker evnen til å gjøre de riktige innkjøpsfaglige vurderingene?

Vi kan få raskere prosesser uten nødvendigvis å få bedre resultater. Vi kan produsere konkurransegrunnlag mer effektivt uten å være sikre på at vi har forstått behovet. Og vi kan gjennomføre en juridisk korrekt konkurranse uten at den inngåtte kontrakten gir den verdien virksomheten trengte og forventet.

Konkurransegjennomføringen er bare én del av anskaffelsen

I mange virksomheter blir innkjøpsfunksjonen fortsatt koblet inn når et behov allerede er definert og det skal gjennomføres en konkurranse. Innkjøperens oppgave blir å kvalitetssikre kravene, velge riktig prosedyre, utarbeide dokumenter og sørge for at regelverket etterleves.

Dette er viktige oppgaver. Men de er bare en del av innkjøpsfaget.

De avgjørende valgene tas ofte før konkurransen kunngjøres:

Har vi forstått det egentlige behovet? Vet vi hvilke resultater eller effekter virksomheten ønsker å oppnå? Har vi undersøkt hvilke løsninger markedet kan tilby? Har vi valgt en kontrakts- og konkurransestrategi som gjør oss til en attraktiv kunde? Og har vi en plan for hvordan kontrakten skal iverksettes og følges opp?

DFØ beskriver anskaffelsesprosessen som et forløp fra utfordringen oppstår til gevinster er realisert, og kontrakten er fullført og evaluert. Konkurransegjennomføringen er dermed bare én fase i et betydelig større forløp.

Likevel er det ofte nettopp konkurransegjennomføringen som får mest oppmerksomhet, ressurser og kompetanse. Det er forståelig. Prosessen er regulert, synlig og forbundet med risiko for klager og feil. Men dersom vi først og fremst måler innkjøpsfunksjonen på hvor mange konkurranser den gjennomfører, risikerer vi å gjøre selve prosessen til målet.

En effektiv konkurranse som dekker feil behov, er fortsatt en dårlig anskaffelse.

Innkjøperrollen må flyttes nærmere virksomheten

Når teknologien overtar mer av det administrative og standardiserbare innkjøpsarbeidet, bør innkjøperen få mer tid til oppgaver som krever faglig skjønn, relasjoner og forståelse av virksomhetens mål.

Det innebærer en overgang fra å være prosessforvalter til å bli en strategisk rådgiver.

En strategisk innkjøper må kunne gå inn i dialogen før løsningen er bestemt. Innkjøperen må kunne lytte til fagmiljøene, forstå hvilke utfordringer de forsøker å løse og samtidig våge å utfordre etablerte oppfatninger.

Det er ikke sikkert virksomheten trenger å kjøpe det samme som sist.

Det er heller ikke sikkert at behovet bør løses gjennom én stor konkurranse, én leverandør eller en detaljert kravspesifikasjon.

Kanskje finnes det nye løsninger i markedet.

Kanskje bør behovet standardiseres eller samordnes med andre deler av virksomheten.

Kanskje bør anskaffelsen deles opp for å skape bedre konkurranse.

KI og digitale verktøy kan gi et bedre beslutningsgrunnlag for slike valg. De kan analysere data, synliggjøre alternativer, identifisere risiko og hente frem relevant kunnskap. Men vurderingene krever fortsatt faglig skjønn, virksomhetsforståelse og kunnskap om leverandørmarkedet og evne til å se konsekvensene av de ulike valgene.

Hvilken kompetanse trenger fremtidens innkjøper?

Regelverkskompetanse vil fortsatt være en viktig del av innkjøpsfaget. Men regelverket er et rammeverk, ikke en oppskrift på den gode anskaffelsen. Fremtidens innkjøper trenger derfor en bredere kompetanseprofil.

Relasjonskompetanse blir avgjørende. Innkjøperen må kunne bygge tillit hos fagmiljøer, ledere, brukere og leverandører, lytte, og stille gode spørsmål og bidra til at virksomheten får en bedre forståelse av hva den faktisk trenger.

Domenekompetanse blir også viktigere. Gode strategier, krav og kontrakter krever forståelse av området det kjøpes inn til, av kostnadsdrivere, risiko, teknologisk utvikling og leverandørenes forretningsmodeller.

Kommersiell og strategisk kompetanse handler om å forstå hvordan konkurranse, risikofordeling, prismekanismer og kontraktsvilkår påvirker leverandørenes atferd. Den enkelte anskaffelse må sees i sammenheng med virksomhetens økonomi, mål og tjenesteutvikling.

I tillegg skal anskaffelser ivareta en rekke hensyn som klima og miljø, menneske-rettigheter, arbeidslivskriminalitet, sikkerhet og beredskap, personvern og innovasjon. Dette håndteres ikke godt ved ukritisk å kopiere standardkrav fra tidligere konkurranser. Risiko og muligheter må vurderes konkret i den enkelte anskaffelsen.

Fra generalist til mer spesialisert innkjøpsfag

Når kravene til kompetanse blir bredere, kan ikke løsningen være at hver enkelt innkjøper skal kunne alt. Offentlige virksomheter må derfor diskutere hvordan innkjøpskompetansen skal organiseres, ikke bare hvordan den enkelte medarbeider skal utvikles.

Det gjør organiseringen av innkjøpsfunksjonen til et ledelsesspørsmål. Noen innkjøpere bør utvikle dyp kompetanse på bestemte leverandørmarkeder eller kategorier, andre på for eksempel kontraktsoppfølging, kommersielle modeller, bærekraft eller regelverk.

Flere kan hente inspirasjon fra elementer i kategoristyring: samle kompetanse, arbeide systematisk med markedene og se anskaffelsene i sammenheng over tid. Fremtidens innkjøpsfunksjon trenger derfor ikke først og fremst flere generalister som kan litt om alt, men fagmiljøer der generalister og spesialister utfyller hverandre.

Teknologien må brukes til å styrke faget

Diskusjonen om kunstig intelligens og digitale verktøy bør derfor ikke handle om enten teknologi eller innkjøpsfag. Vi trenger begge deler.

Teknologien kan frigjøre tid, redusere unødvendig manuelt arbeid og gi innkjøperne et bedre kunnskapsgrunnlag. Men gevinsten oppstår bare dersom den frigjorte tiden faktisk brukes på behovsforståelse, analyse, markedsdialog, strategi og kontraktsoppfølging for å skape verdi for virksomheten.

Det vil være et ledelsesansvar å sikre dette. Ledere må forstå at strategisk innkjøpsarbeid tar tid, men skaper verdi, selv når det ikke umiddelbart resulterer i en utlyst konkurranse.

Dersom teknologiens viktigste resultat blir at hver innkjøper skal gjennomføre enda flere konkurranser, har vi satt ambisjonsnivået altfor lavt.