KOFA: Husk å sende tildelingsbrevet til avviste leverandører

En offentlig oppdragsgiver gjennomførte våren 2026 en åpen anbudskonkurranse om en publiseringsløsning for metodebøker. Tre leverandører leverte tilbud: Netpower Business Solutions AS, 99x Solutions AS og Sunnsoft Publishing AS.

Netpower ble avvist. Etter en ny vurdering sto oppdragsgiveren igjen med to begrunnelser: Tilbudet oppfylte ikke et minstekrav til brukskvalitet, og leverandøren hadde tatt forbehold mot leveringstidspunktet. KOFA kom til at avvisningen var rettmessig, men oppdragsgiveren gjorde samtidig en feil: Den første tildelingsmeddelelsen ble ikke sendt til alle leverandørene samtidig.

Avviste leverandører skal også ha beskjed

Da kontrakten ble tildelt Sunnsoft Publishing AS 31. juli 2026, ble den første meddelelsen bare sendt til den valgte leverandøren. Netpower og 99x Solutions, som begge hadde fått tilbudene sine avvist, mottok ikke denne meddelelsen. Først 4. august ble det sendt ut en ny tildelingsmeddelelse til alle tre leverandørene.

KOFA viser til at oppdragsgiver etter forskriften skal informere alle berørte leverandører, skriftlig og samtidig, om valget av leverandør. Dette må skje før kontrakten inngås. Begrepet berørte leverandører omfatter også leverandører som har fått tilbudet sitt avvist. Oppdragsgiveren brøt dermed forskriften § 25-1.

Feilen ble riktignok rettet ved at det senere ble sendt en ny meddelelse til alle, med korrekt karensperiode. KOFA kom derfor til at bruddet ikke hadde påvirket resultatet av konkurransen.

Forbehold mot leveringsfristen

Saken inneholder også flere andre læringspunkter for oppdragsgivere. I konkurransegrunnlaget var leveringsdagen satt til 1. oktober 2026. Eventuell forsinkelse skulle kunne utløse dagbot.

Netpower skrev i tilbudet at selskapet forpliktet seg til å levere en fullt operativ løsning innen denne datoen, samtidig tok leverandøren inn flere forutsetninger. Blant annet måtte kontrakten signeres senest 16. juni, og eventuell forsinkelse skulle forskyve alle milepæler tilsvarende. Leverandøren tok også forbehold om at ukjente forhold etter kontraktsinngåelsen kunne påvirke fremdriften, og at en bindende implementeringsplan først skulle fastsettes etter signering.

KOFA mente dette måtte forstås som forbehold mot leveringsdagen, og viste særlig til formuleringen om at forsinket kontraktsignering skulle forskyve «alle milepæler». Dermed omfattet forbeholdet også leveringsdagen 1. oktober.  Også formuleringen om at en bindende implementeringsplan først skulle fastsettes etter kontraktsigneringen, var egnet til å skape tvil om hvor bindende leveringsdagen egentlig var.

Ikke bare et bagatellmessig avvik

Etter anskaffelsesforskriften skal oppdragsgiver avvise tilbud med vesentlige avvik. Oppdragsgiver kan også avvise tilbud med avvik som ikke kan anses som ubetydelige. KOFA vurderte om forbeholdene i Netpowers tilbud i det minste var mer enn ubetydelige, noe de kom frem til at de var. 

Forbeholdene kunne føre til at leveringsdagen ble forskjøvet, med risiko for driftsavbrudd. De kunne også redusere oppdragsgivers mulighet til å kreve dagmulkt ved forsinkelse. I tillegg kunne leverandøren få en konkurransefordel, dersom andre tilbydere måtte bruke flere ressurser for å sikre levering innen fristen. Oppdragsgiveren hadde dermed rett til å avvise tilbudet.

Leverandøren bar risikoen

Netpower mente oppdragsgiver burde ha avklart om selskapet faktisk ville overholde leveringsfristen, blant annet fordi konkurransegrunnlaget ikke oppga noen dato for kontraktsignering. Dette var KOFA ikke enig i.

Nemnda slo fast at fraværet av en dato for kontraktsignering ikke gjorde konkurransegrunnlaget uklart. Leverandøren måtte selv bære risikoen for å ha tatt forbehold mot leveringsdagen. Saken illustrerer dermed at oppdragsgiver ikke uten videre har plikt til å «rydde opp» i formuleringer i tilbudet som skaper et forbehold.

Minstekrav ga avvisningsplikt

Oppdragsgiver hadde også begrunnet avvisningen med manglende oppfyllelse av et minstekrav til brukskvalitet.

Kravet var at løsningen skulle ha et moderne, oversiktlig og selvforklarende brukergrensesnitt. Oppfyllelsen skulle vurderes ved hjelp av en metode basert på System Usability Scale.

Oppdragsgiveren erkjente senere at vurderingsmetoden som faktisk ble brukt, ikke samsvarte fullt ut med den som var beskrevet i konkurransegrunnlaget. Det reddet likevel ikke tilbudet da Netpower selv hadde erkjent at en korrekt binær vurdering ville gitt 10 av 100 mulige poeng. KOFA la derfor til grunn at tilbudet uansett ikke oppfylte kravet.

Ettersom kravet uttrykkelig var betegnet som et minstekrav, måtte det forstås som et absolutt krav. KOFA viser til at avvik fra absolutte krav som klar hovedregel skal anses som vesentlige og dermed føre til avvisning. Klagenemndas-avgjorelse-2026-14…

Ikke ulik behandling

Netpower mente også at oppdragsgiveren hadde brukt ulik avvisningsterskel overfor selskapet og den valgte leverandøren.

Sunnsoft hadde opplyst at fire krav ikke var oppfylt på tilbudstidspunktet, men at arbeidet med dem var i gang og at kravene ville være oppfylt i god tid før 1. oktober.  KOFA mente situasjonene ikke var sammenlignbare.

Valgte leverandør hadde ikke tatt forbehold mot leveringsdagen, men tvert imot forsikret om at kravene ville være oppfylt innen denne datoen. Det forelå derfor ikke brudd på likebehandlingsprinsippet på dette punktet.

Dette bør oppdragsgiver merke seg

Det mest konkrete læringspunktet er enkelt: Tildelingsmeddelelsen skal sendes til alle berørte leverandører – også dem som allerede har fått tilbudet sitt avvist.

Samtidig viser saken hvor viktig det er å lese tilbudet som en helhet. En leverandør kan på ett sted bekrefte en leveringsfrist, men samtidig ta inn forutsetninger eller avhengigheter andre steder i tilbudet som i realiteten begrenser denne forpliktelsen.

Avgjørelsen illustrerer også betydningen av å være tydelig på hva som er minstekrav. Dersom et krav objektivt må forstås som absolutt, vil manglende oppfyllelse som klar hovedregel innebære et vesentlig avvik og utløse avvisningsplikt.