To arbeidere i hjelmer og verneklær arbeider sammen i et rom under oppussing.

Monika Eie og Kjetil Andersen-Sletten illustrerer hvordan det går an å gjennomføre avrop, innhente tilbud og dokumentere tildelinger direkte fra arbeidsstedet.

Foto: Stavanger kommune

Lavere priser med digitalt avropsverktøy

Flere minikonkurranser og ofte lavere priser. Det er resultatet av at eiendomsavdelingen i Stavanger kommune har digitalisert avrop på rammeavtaler.

Georg Mathisen Georg Mathisen

Publisert 14.10.2026 - 14:00

Råd og erfaringer

Slik oppsummerer Eksempelbanken råd og erfaringer som bygger på piloteringen og bruken av løsningen i Stavanger kommune:

Sett opp innkjøpsregler per fagområde og priskategori helt fra start. Det gir bedre støtte til bestillerne og kan bidra til mer ensartet etterlevelse av avtalte prosedyrer.
Velg et system som ivaretar sporbarhet og likebehandling uansett avropsmetode – minikonkurranse, direktebestilling eller fossefall.
Involver ledergruppen tidlig, slik at alle faggrupper faktisk tar systemet i bruk.
Start med ett fagområde, og rull deretter ut gradvis. Det gir organisasjonen tid til å få erfaring og tillit før resten blir med.
Det er enklest å endre atferden til bestillerne under rammeavtaler for tjenester enn for varer. Ved varer kan terskelen være lav for å gå rett til lokale, fysiske butikker utenfor rammeavtalen.
Integrer løsningen med eksisterende systemer og arbeidsprosesser. Det reduserer dobbeltarbeid og senker terskelen for å ta verktøyet i bruk.
Selv om det foreløpig bare er Stavanger kommunes eiendomsavdeling som har brukt plattformen og integrert den med FDVU-verktøyet sitt, kan den også brukes på rammeavtaler innenfor andre kategorier. Leverandøren opplyser at løsningen har API og muligheter for integrasjon med andre systemer.

DFØ har tatt inn det digitaliserte avropsverktøyet i Stavanger som et eksempel å lære av. Tallet på minikonkurranser har økt betraktelig, og konkurransene har ofte gitt lavere priser, kan du lese i Eksempelbanken.

Brukte e-post og telefon

Hvert år kjøper eiendomsavdelingen i Norges fjerde største by tjenester for godt over en milliard kroner fra rammeleverandører.

Tidligere ble avropene på rammeavtaler innenfor forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling håndtert manuelt: Med e-post og telefon. Lite var standardisert, og sporbarheten var begrenset, oppsummerer DFØ.

Flere leverandører

Ofte har kommunen parallelle rammeavtaler med flere leverandører. Da er det krevende å gjennomføre minikonkurranser mellom leverandørene.

Det samme gjelder tildelinger etter fossefallsmetoden. Det vil i denne sammenhengen si at kommunen begynner hos den leverandøren som ble rangert høyest i konkurransen om rammeavtalen, og så følger rangeringen videre hvis nummer én takker nei.

Brukes oftere

Nå har kommunen vært pilot for en plattform for digitale avrop. Gjennom den går det an å bruke både minikonkurranse, fossefall og direktebestilling.

– Løsningen har redusert den administrative arbeidsmengden ved gjennomføring av minikonkurranser. Metoden blir brukt langt oftere enn før. Fossefallsmetoden har også blitt automatisert, ved at plattformen sender forespørsler videre til neste leverandør, skriver DFØ i Eksempelbanken.

I løpet av et år med piloten er det gjennomført over 2000 innkjøp digitalt. De fleste gangene tar det mindre enn en dag fra forespørsel til mottatt tilbud.

17 til 20 prosent billigere

– I en minikonkurranse har det valgte tilbudet i gjennomsnitt ligget 17 til 20 prosent under høyeste tilbud. Om lag tre av fire tildelinger gjelder beløp under 50.000 kroner. Selv der gir mange små prisforskjeller en stor sum over tid, fastslår DFØ.

Leverandøren Really har levert innkjøpsløsninger til privat eiendomsforvaltning i flere år. I Stavanger begynte utrullingen etter seks–sju måneders utvikling. Tømrertjenestene kom først, og så kom de andre fagområdene gradvis.

Nå sender bestillerne forespørsler til leverandørene via FDVU-systemet. Leverandørene svarer med tilbud i plattformen Really, og tildelingene blir loggført automatisk.