Hvordan lykkes med den beste leverandøren?

Av Tore Magler Wiggen, konsulent/kontrakter og anskaffelser/Dynabyte Consulting AS

For mange oppdragsgivere er det vanskelig både å finne den beste leverandøren og unngå at man kommer i konflikt med den leverandøren man har valgt å inngå avtale med. Ikke sjelden ser vi at det dukker opp misforståelser og at partene skylder på hverandre. Det er mulig å styre unna disse situasjonene, – det krever imidlertid litt søkelys på prosess og litt oppmerksomhet på kommunikasjon. I denne artikkelen vil vi vise hvordan du finner den riktige leverandøren og hvordan du unngår å komme i konflikt med denne, – bare ved å bli litt bedre på kommunikasjon.

Noen er bedre enn andre, – og det er mulig å skille den beste fra den nest beste, men å være best i noe, innebærer ikke at man er best i alt. Stadig vekk ser vi at lykkelige oppdragsgivere signerer kontrakter med den beste tilbyderen. Likevel hender det at den samme oppdragsgiveren, noe senere befinner seg i en konflikt, og i verste fall ender opp i en rettsak med den tilbyderen de tidligere var så fornøyd med. Svært ofte skylder partene på hverandre, og begge river seg i håret fordi de både må bruke tid og penger på noe de ikke ønsker.

Hvordan finne den beste leverandøren?

En anskaffelse er ikke en handling, men en lengre prosess som kan deles inn i ulike faser og brytes ned i ulike aktiviteter, der god kommunikasjon vil være en rød tråd gjennom hele prosessen, se illustrasjon under.

Som regel starter en anskaffelsesprosess med en ide, som etter hvert materialiserer seg til et definert behov, som igjen må bearbeides og beskrives på en slik måte at det er mulig å sette seg et mål om å få realisert idéen og dekket behovet. Dersom man trenger hjelp med å nå målet sitt, er det særlig viktig at man på en tydelig måte klarer å kommunisere behovet og de forventingene man har, til den eller de som skal hjelpe deg med å realisere målet, det være seg interne medhjelpere og eksterne leverandører. Vanligvis gjøres dette gjennom en slags spesifikasjon av hva og hvordan man ønsker oppdraget utført, en såkalt oppdragsbeskrivelse.

Oppdragsbeskrivelsen vil ofte være utgangspunktet og grunnlaget for eventuelle misforståelser som senere påberopes. For å unngå misforståelser er det derfor smart å bruke litt ekstra tid både på å vurdere behov og å beskrive oppdraget før dette kommuniseres til leverandøren. Leverandøren på sin side svarer på denne oppdragsbeskrivelsen med sin forståelse gjennom en løsningsbeskrivelse. Leverandørens løsningsbeskrivelse skal i utgangspunktet speile oppdragsgiver oppdragsbeskrivelse. En slik speiling eller samsvar vil være avgjørende for om man skal lykkes med å nå målet i en anskaffelse. Dersom det foreligger forskjeller eller avvik mellom disse to dokumentene, vil det etablere usikkerhet og en risiko med tanke på eventuelle misforståelser og potensielle uenigheter.  Slike avvik må derfor flagges og avklares. I en anskaffelsesprosess må man imidlertid være forberedt på at leverandøren (tilbyderen) kan være tilbakeholden med å flagge slike avklaringer, fordi dette i enkelte tilfeller kan oppfattes som et forbehold fra tilbyderens side, som i verste fall kan føre til avvisning i en konkurranse. For å unngå senere misforståelser er det derfor viktig at oppdragsgiver på en tydelig måte kommuniserer at det er ønskelig med avklaringer og at disse ikke vil medføre avvisning. For den spesielt interesserte kan man også vurdere en markedsundersøkelse, da er det ofte enklere for begge parter å avklare eventuelle usikkerheter.

Bruk ulike fagressurser til å vurdere behov og beskrive oppdraget

For å sikre en god beskrivelse av oppdraget og unngå eventuelle misforståelser er det ofte hensiktsmessig å nyttiggjøre seg av fagressurser med ulik kompetanse og erfaring.

Disse vil både kunne hjelpe med å forstå behov, utforme en oppdragsbeskrivelse, men også kunne hjelpe til med å avdekke usikkerheter og synliggjøre muligheter, både med tanke på leveranse, men også med tanke på utførelse. Involver ressurser med nødvendig kompetanse så tidlig som mulig i prosessen. Påvirkningsmulighetene er vesentlig større i begynnelsen av en prosess enn mot slutten. Etter at kontrakt er inngått vil det også være mulig å spille på leverandørens erfaring og kompetanse. Vær i så fall forsiktig med ikke å gå ut over det opprinnelige oppdraget og vær forberedt på at en leverandør fort vil kunne fremme krav om tids- og kostnadsjusteringer ved eventuelle endringer. Kostnadene knyttet til en eventuell endring sent i en prosess er som oftest mye høyere enn i begynnelsen av en prosess, se illustrasjon over.

Hvordan redusere sannsynligheten for å komme i konflikt med den leverandøren man har valgt?

Etter at selve anskaffelsen er avsluttet, kontrakt signert og utførelsen har startet, er det kontrakten som forteller oss hva som skal gjøres, hvordan dette skal utføres, når det skal leveres og hvem som har ansvar og risiko for de ulike elementene. Kontraktens dokumenter må derfor være tydelig kommunisert og godt kjent for begge parter. Som oftest vil både oppdragsbeskrivelse og løsningsbeskrivelse være egne dokumenter i kontrakten. Uavhengig av hvor god kontrakten er, og hvor mye man eventuelt har jobbet med både oppdragsbeskrivelse og løsningsbeskrivelse, vil det kunne dukke opp uforutsette ting under en leveranse som vil kunne påvirke partenes posisjon. Slike uforutsette ting må varsles. Det er derfor viktig at man har etablert en plan og eventuelle retningslinjer for hvordan man skal kommunisere. Som minimum bør man være enige om hvem som er ansvarlig for å kommunisere hva, hva som skal kommuniseres til hvem og når, hvordan informasjons skal presenteres og hvilke format som skal brukes.

Under utførelse er det særlig avklaringer og endringer som er viktig å kommunisere. Avklaringer fordi disse fort vil kunne utvikle seg til misforståelser og senere grunnlag for uenigheter og konflikter. Endringer fordi disse fort vil kunne få konsekvenser med tanke på tid og økonomi. De fleste større kontrakter har egne bestemmelser knyttet til varsling og hvordan man eventuelt skal fremme krav om endringer. Om dette ikke følger av kontrakt, kan dette eksempelvis tas med i en kommunikasjonsplan eller i en retningslinje for kommunikasjon.

I tillegg til eventuelle avklaringer og endringer er det særlig viktig at partene er tydelig med tanke på tid og eventuelle forsinkelser knyttet til fremdriftsplan. Forhold som vil ha konsekvenser for tid følger som regel de samme varslingsregler som gjelder for eventuelle endringer. Endelig er det viktig at kommunikasjon, som er av betydning for leveransen blir dokumentert. Gang på gang ser vi at partene ikke kan dokumentere sine påstander om at det er varslet eller kommunisert enighet om endringer som har hatt konsekvenser for tid og økonomi. I slike tilfeller er det særlig leverandøren som sliter, men også oppdragsgiver må kunne dokumentere sine krav dersom leverandøren bestrider disse.

Å styre en kontrakt innebærer at man også må se og tenke fremover i tid. Man må forsøke å identifisere og kartlegge usikkerhet, uønskede hendelser og ikke minst identifisere potensielle muligheter som vil kunne øke måloppnåelsen. Dette er risikostyring. Risikostyring er systematisk bruk av kunnskap og erfaring når man tar ulike beslutninger. Risikostyring dreier seg nettopp om; å sikre en balanse mellom det å skape verdier og det å unngå feil, skader og tap, – gjennom kunnskapsbaserte beslutninger.

Bruk gjerne eksterne ressurser som kan fagene, som har erfaring med gjennomføring og som kjenner fallgruvene. Det er ingen ting i veien for at en oppdragsgiver kan gjøre en risikovurdering sammen med leverandøren. Under utførelse har man felles måloppnåelse. Vær kreativ og tenk fremover. Alle hendelser som vil kunne ha en negativ påvirkning på gjennomføringen av kontrakten skal identifiseres. Når hendelsene er identifisert og strukturert må man finne årsaken til og konsekvensen av hendelsene. Deretter må man vurdere sannsynligheten for at den enkelte hendelsen vil inntreffe med det utfallet du har bestemt deg for. Du må også synliggjøre hvilken usikkerhet du sitter igjen med etter denne vurderingen. Om man ikke har involvert leverandøren er det særlig viktig å kommunisere resultatet nettopp til leverandøren. På denne måten vil risikobasert kontraktstyring være en metode som reduserer usikkerhet, misforståelse og konflikter, sikrer kontroll og øker måloppnåelsen.

En proaktiv oppdragsgiver og leverandør kjennetegnes ofte ved å:

• Kjenne bakgrunnen for, og forstå kontraktens formål.
• Ha kompetanse til, og erfaring med å utarbeide en formålstjenlig kontrakt.
• Kjenne regelverk bak, og vite hvordan man skal tolke kontraktens bestemmelser.
• Forstå viktigheten av, og beherske god kommunikasjon.
• Forstå betydningen av, og sikre nødvendig skriftlig dokumentasjon.
• Opptre proaktivt, og håndtere avvik og endringer på en effektiv måte.
• Forstå ulike faglige utfordringer, og kunne utnytte seg av andres kompetanse og erfaring.
• Ha erfaring med, og egenskaper til å kunne gjennomføre forhandlinger der det er nødvendig.

Om du lykkes med dette kan jeg love deg at du unngår unødvendige konflikter og tvister, samt tidkrevende og kostnadsdrivende rettsaker.

Start i det små, gjør det enkelt, lær å bruke grunnbegrepene, ta gjerne et crash kurs, bruk enkle hjelpemidler, oppnå gevinster og se resultater.