Istedenfor å begjære innsyn i tilbudene bør leverandøren først spørre om å få anskaffelsesprotokollen. Det er rådet fra avdelingsleder Ulla Listerud i Ski kommune, som peker på at innsynsbegjæringer er svært arbeidsbelastende. Sladdede tilbud gir kun generell og kjent informasjon. For innkjøpssjef Jacob M. Landsvik ved Universitetet i Oslo ligger løsningen på arbeidsbelastningen i teknologiske løsninger, som til dels er der allerede. Det langsiktige målet er mest mulig åpenhet.
Resultatene av Anbud365s questback-undersøkelse om arbeidsbelastningen og nytten av innsyns-instituttet er publisert i en serie artikler hos oss de siste par ukene. Nå er vi opptatt av hvilke grep kan man gjøre for at arbeidsbelastningen blir mindre, samtidig som begjæringene følges opp på beste kvalitative nivå. I den anledning inviterte vi vårt kommentatorkorps til å mene noe om det, eventuelt komme med konkrete forslag. Synspunktene vi presenterer nedenfor, kommer fra to av medlemmene av vårt kommentatorkorps.
Innkjøpssjef Jacob M. Landsvik, Universitetet i Oslo
Gjennom KGV, og for så vidt KAS, er det mulig å effektivisere dokumentleveringen der vi ber om svar på en måte slik at offentlige og konkurransesensitive deler skilles ut, dog med begrunnelse og overprøvingsmuligheter for oppdragsgiver. Dette kan en også utvikle i samarbeid med bransjer. Det langsiktige målet er mest mulig åpenhet.
Problemstillinger:
1) UiO opplever fra tid til annen at tilbydere er bekymret for at opplysninger i tilbud som det gis innsyn i, skal brukes av konkurrenter i andre anbudskonkurranser. Dersom UiO overprøver tilbydernes vurdering av hvilke opplysninger som ikke bør utgis, oppleves det at gode formuleringer og løsningsbeskrivelser blir «stjålet» og kopiert av mindre seriøse tilbydere.
2) En reell utfordring for offentlige oppdragsgivere er at det noen ganger er usikkert hvorvidt konkurransen vil bli avlyst og at tilbyderne blir nødt til å levere nye tilbud i en senere konkurranse. Dersom det gis innsyn i tilbudene i for stor grad i en slik situasjon, risikerer tilbydere å måtte gi fra seg opplysninger som kan medvirke til å endre konkurransesituasjonen.
3) I mange av konkurransene som UiO gjennomfører deltar utenlandske tilbydere som har en annen tilnærming til hvilke opplysninger som anses som konkurransesensitive. I møte med representanter for utenlandske selskaper ved innsynsbegjæringer, stilles det store krav til innkjøperen for å vurdere hvilke opplysninger som kan gis ut. Noen ganger stiller til og med selskapene med advokat for å forklare alvoret i at visse deler av tilbudet deres behandles konfidensielt.
Avdelingsleder innkjøp, Ulla Listerud, Ski kommune
Innsynsbegjæringer i anbudsprosesser er svært belastende for innkjøpsmiljøene hos oppdragsgiverne. Jeg har arbeidet med offentlige anskaffelser i 11 år nå, som oppdragsgiver, og de siste årene har andel innsynsbegjæringer økt.
Leverandørene bør tenke seg om. Hva er det egentlig de får ut av å få tilsendt X antall sladdede tilbud? Det de får er generell og kjent informasjon – de får ikke det de vil ha, forretningshemmelig informasjon. Leverandører bør også tenke på at offentlige oppdragsgiver er pålagte å svare på innsynsbegjæringer og at det er svært arbeidsbelastende.
Istedenfor å begjære innsyn i tilbudene kunne leverandøren først spurt om å få anskaffelsesprotokollen. Den gir en god oversikt over hvem som gitt tilbud og alt som har med prosessen å gjøre og totalpriser. Gjennom å lese den kan leverandøren sikre at prosessen er gjennomført på en riktig måte og om hvilke av konkurrentene som har gitt tilbud.
For å redusere arbeidsmengden med innsynsbegjæringer kan en oppdragsgiver f.eks. ta en telefon til den som har begjært innsyn – for å informere dem om at det de vil få, er begrenset informasjon, sladdet for forretningshemmeligheter. Hos oss i Ski har vi i en del tilfeller god erfaring med dette. En del leverandører er ikke klar over det arbeid som innsynsbegjæring medfører hos oppdragsgiver. De ombestemmer seg etter samtale med oss og ber om anskaffelsesprotokollen isteden og er fornøyd med det.
Selvsagt bør man spørre om protokollen. Men da må også kundene være i forkant og ikke begynne å lage protokollen når begjæringen kommer. Da går dagene og man mister tid om man vil klage.
En annen ting er at Kundene må blir mye flinkere til å deler evalueringen de har gjort. Er man grundig der så unngår man mye sladding og lange nattetimer.
Vi sender ut anskaffelsesprotokollen sammen med tildeling til samtlige tilbydere. Den inneholder sammendrag av evalueringen med kommentarer. Det er ikke så ofte det blir bedt om innsyn. Dersom evalueringen er logisk, lett forståelig, og fornuftig så slipper man ofte innsynsbegjæring.