Ikke vent til kontraktsstart– kravet måtte være oppfylt ved tilbudsfrist
Tidspunktet for når et krav skal være oppfylt kan være like viktig som selve kravet. Det fikk en entreprenør erfare da KOFA slo fast at manglende dokumentasjon på asbestgodkjenning ved tilbudsfristen var tilstrekkelig til å avvise tilbudet.
Halvorsen Anlegg AS mistet muligheten til å få en rammeavtale med Levanger kommune fordi selskapet ikke hadde dokumentert godkjenning for arbeid med asbest ved tilbudsfristens utløp. Selskapet mente kravet først måtte være oppfylt dersom det faktisk ble aktuelt å utføre asbestarbeid. KOFA-sekretariatet var uenig. Avgjørelsen avklarer hvor langt oppdragsgiver kan gå i å fastsette tidspunktet for når krav i kravspesifikasjonen skal være oppfylt.
Viktig unntak
Normalt er krav i kravspesifikasjonen krav til den ytelsen som skal leveres under kontrakten. Leverandøren trenger derfor som hovedregel ikke å oppfylle slike krav allerede ved tilbudsfristens utløp, men KOFA peker på et viktig unntak:
Dersom konkurransegrunnlaget uttrykkelig sier at dokumentasjonen skal leveres sammen med tilbudet, kan oppdragsgiver kreve at kravet er oppfylt allerede på tilbudstidspunktet. Det var nettopp dette som skjedde her.
Ordlyden var klar
Det aktuelle kravet sto under overskriften «Kvalifikasjoner», noe som kunne trekke i retning av at dette var et kvalifikasjonskrav. Likevel la KOFA avgjørende vekt på at bestemmelsen var plassert under «Minimumskrav til kvalitet», at ordet «skal» var brukt, og – ikke minst – at konkurransegrunnlaget uttrykkelig sa:
«Dokumentasjon på godkjenninger for arbeid med asbest skal vedlegges tilbudet.»
Dermed måtte en normalt påpasselig leverandør forstå at kravet skulle være oppfylt allerede ved tilbudsfristen.
Minimumskrav betyr fortsatt minimumskrav
Leverandøren anførte også at mangelen var uvesentlig fordi godkjenningen kunne skaffes før eventuelle oppdrag med asbest. Heller ikke dette førte fram.
KOFA viser til nyere rettspraksis og understreker at avvik fra absolutte krav eller minimumskrav som den klare hovedregel er vesentlige. Når konkurransegrunnlaget samtidig varsler at manglende oppfyllelse kan føre til avvisning, blir handlingsrommet lite.
Beredskap ble avgjørende
Kommunen begrunnet kravet med at rammeavtalen blant annet omfattet akutte reparasjoner av eldre vann- og avløpsledninger. Leverandørene måtte kunne rykke ut innen 45 minutter.
Da mente KOFA at kommunen hadde en saklig grunn til å kreve at nødvendige asbestgodkjenninger allerede var på plass når tilbudet ble levert. Det ville være lite forenlig med beredskapsbehovet dersom leverandøren først måtte innhente tillatelser etter kontraktstildeling.
Påminnelse til både oppdragsgivere og leverandører
Avgjørelsen illustrerer at skillet mellom kvalifikasjonskrav og ytelseskrav ikke alltid er avgjørende. Det sentrale er hva konkurransegrunnlaget faktisk sier om når kravet skal være oppfylt. For oppdragsgivere viser saken hvor viktig det er å formulere slike krav klart.
For leverandører er budskapet minst like tydelig: Dersom konkurransegrunnlaget krever at en godkjenning eller sertifisering skal dokumenteres sammen med tilbudet, er det risikabelt å legge til grunn at dette kan ordnes senere.