Fem ting leverandører bør forstå om hvordan tilbud blir evaluert

Gjennom mer enn 40 år med offentlige anskaffelser har jeg lest og evaluert svært mange tilbud. Noen gjorde jobben som innkjøper enkel. Andre gjorde den langt vanskeligere – også når leverandøren åpenbart hadde både kompetanse, erfaring og en god løsning. Her er fem ting jeg skulle ønske flere leverandører hadde med seg før de begynner å skrive tilbudet.

Etter at jeg de siste årene også har begynt å arbeide direkte med leverandører og tilbudsskriving, har jeg fått et nytt perspektiv på hvorfor noen av disse forskjellene oppstår.

Når jeg i dag leser et tilbud sammen med en leverandør, merker jeg hvor ofte jeg fortsatt har «innkjøperbrillene» på.

Jeg leser ikke bare etter hva leverandøren ønsker å fortelle.

Jeg spør:

Hva kan innkjøperen faktisk forstå, dokumentere og bruke i evalueringen?

Her er fem ting jeg skulle ønske flere leverandører hadde med seg før de begynner å skrive.

1. Innkjøper evaluerer tilbudet – ikke virksomheten din

Gjennom årene som innkjøper har jeg lest utallige varianter av:

Vi har lang erfaring med tilsvarende oppdrag.

Vi har høy kompetanse.

Vi har gode rutiner.

Leverandøren vet naturligvis hva som ligger bak formuleringene. Innkjøper gjør ikke det.

Bak «lang erfaring» kan det ligge 20 år med krevende oppdrag, dyktige medarbeidere, problemer som er løst og betydelig fagkunnskap.

Men dersom dette ikke kommer frem i tilbudet, kan ikke innkjøper fylle inn resten på leverandørens vegne.

Som innkjøper kunne jeg derfor sitte med spørsmålet:

Det er sikkert riktig – men hva skal jeg gjøre med denne opplysningen i evalueringen?

I arbeidet med leverandører stiller jeg nå spørsmålene før tilbudet leveres:

Hva består erfaringen i?

Hvordan skal den brukes i dette oppdraget?

Hva har dere oppnådd tidligere?

Og hvilken konkret verdi gir den oppdragsgiver?

Forskjellen kan virke liten, men den er viktig.

Innkjøper evaluerer ikke alt leverandøren kan. Innkjøper evaluerer tilbudet opp mot det som faktisk skal vurderes i konkurransen.

2. Forstå hva konkurransen faktisk belønner

Dette er kanskje noe av det viktigste – og samtidig noe leverandører naturlig nok kan være uenige med oppdragsgiver om.

En konkurranse der pris alene avgjør rangeringen, er et godt eksempel.

Leverandøren kan mene at egen løsning har høyere kvalitet, lengre levetid, bedre service eller andre fordeler enn konkurrentenes. Men dersom oppdragsgiver har valgt å ivareta kvalitet gjennom kravene og la pris alene avgjøre rangeringen, må leverandøren forholde seg til den konkurransen som faktisk er kunngjort.

Det betyr ikke at modellen nødvendigvis er den beste.

Før tilbudsfristen kan det være god grunn til å spørre oppdragsgiver:

Er alle kvalitetsforskjeller som faktisk betyr noe for behovet, tilstrekkelig ivaretatt i kravene dersom pris alene skal avgjøre rangeringen?

Men dersom modellen står fast, hjelper det lite å fylle tilbudet med merverdier som evalueringsmodellen ikke gir uttelling for.

Dette har to sider.

Leverandøren må forstå hva konkurransen faktisk premierer – ikke hva leverandøren selv mener den burde premiere.

Og oppdragsgiver bør stille seg det speilvendte spørsmålet:

Har vi valgt en evalueringsmodell som faktisk premierer det som er viktig for behovet?

3. Gjør det enkelt å evaluere deg

Gjennom mange år som innkjøper så jeg store forskjeller på hvordan tilbudene var bygget opp.

Noen fulgte tildelingskriteriene, brukte tydelige overskrifter og gjorde det enkelt å finne metode, ansvar, dokumentasjon og forventet resultat.

I andre tilbud kunne mye av den samme informasjonen være der – men spredt gjennom dokumentet.

Som innkjøper merker man forskjellen umiddelbart.

I arbeidet med leverandører møter jeg nå spørsmålet fra motsatt side:

Men vi har jo svart på dette?

Ja, kanskje. Men hvor enkelt gjorde dere det for innkjøper å finne svaret?

En innkjøper skal selvfølgelig lese tilbudet grundig. Men leverandøren har ingenting å tjene på å gjøre evalueringen vanskeligere enn nødvendig.

Tenk derfor på strukturen som en del av selve tilbudsstrategien:

Hva skal evalueres?

Hvor finner innkjøper svaret?

Er svaret tydelig knyttet til kriteriet?

Kan innkjøper forstå poenget uten å lete, tolke eller sette sammen informasjon fra flere steder?

Et godt tilbud skal ikke bare inneholde svaret. Det skal gjøre svaret enkelt å evaluere.

4. Konkretisering slår generelle påstander

Vi sikrer høy kvalitet.

Det høres naturligvis positivt ut. Men gjennom mange år som innkjøper satt jeg ofte igjen med ett enkelt spørsmål:

Hvordan?

Når jeg arbeider med leverandører i dag, stiller jeg det samme spørsmålet før tilbudet leveres.

Hvem har ansvaret?

Hva skal konkret gjøres?

Når skjer det?

Hvordan kontrolleres resultatet?

Hvordan håndteres avvik?

Og hva merker oppdragsgiver av dette?

Det interessante er at leverandøren ofte har svært gode svar når jeg spør.

Kompetansen finnes. Rutinene finnes. Metodene finnes. Erfaringene finnes.

Men svarene står ikke alltid i tilbudet.

Det er kanskje en av de tydeligste erfaringene jeg har tatt med meg fra innkjøpersiden til arbeidet med leverandører.

Et tilbud blir ikke nødvendigvis bedre av å bli lengre.

Det blir bedre når påstandene blir konkrete, relevante og dokumenterbare.

5. Vis at dere har tenkt gjennom risiko

Som leverandør er det naturlig å beskrive hvordan oppdraget skal lykkes. Som innkjøper vet man samtidig at ikke alt alltid går etter planen.

Gjennom årene har jeg derfor vært opptatt av spørsmål som:

Hva skjer dersom en nøkkelperson blir syk?

Hva skjer dersom fremdriften glipper?

Hvordan håndteres avvik?

Hvem tar ansvar dersom noe går galt?

Hvordan sikres leveransen dersom forutsetningene endrer seg?

Når jeg i dag arbeider med leverandører, stiller jeg mange av de samme spørsmålene – men før tilbudet leveres.

Ikke fordi tilbudet skal fylles med alt som kan gå galt, men fordi det kan være relevant å vise at risiko er forstått og håndtert der dette inngår i det som skal beskrives og vurderes.

Noen leverandører er tilbakeholdne med å omtale risiko fordi de frykter at det skal svekke tilbudet.

Min erfaring fra innkjøpersiden er at det ikke nødvendigvis er slik.

Når risiko er relevant for det som skal vurderes, kan en leverandør som identifiserer en reell risiko og samtidig forklarer hvordan den skal forebygges eller håndteres, gi oppdragsgiver nyttig informasjon om hvordan leveransen er tenkt gjennomført.

Sett deg i innkjøperstolen før du leverer

Hvis jeg skulle gi leverandører ett avsluttende råd etter alle disse årene, måtte det være dette:

Legg leverandørrollen til side et øyeblikk før tilbudet leveres. Sett deg i innkjøperstolen.

Les tilbudet på nytt og spør:

Finner jeg svaret?

Forstår jeg hva som faktisk skal gjøres?

Ser jeg hvorfor løsningen er god?

Er påstandene konkrete og dokumenterte?

Har leverandøren svart på det som faktisk skal evalueres?

Og har innkjøper et grunnlag som kan brukes i vurderingen?

Det er i stor grad dette jeg gjør når jeg i dag bistår leverandører.

Jeg forsøker ikke bare å lese hva de ønsker å si. Jeg forsøker å lese tilbudet slik jeg gjennom mange år ville ha lest det som innkjøper.

Og det har kanskje gjort én ting tydeligere enn noe annet:

Et godt tilbud handler ikke om å fortelle mest mulig om hvor god leverandøren er. Det handler om å gjøre det enkelt for innkjøperen å forstå hva tilbudet faktisk tilfører innenfor det som skal evalueres.

Når leverandøren lykkes bedre med det, får innkjøperen samtidig et bedre grunnlag for å gjøre jobben sin.