Lar innkjøpsdataene ligge ubrukt – DFØ advarer mot en ond sirkel
Bare én av tre offentlige virksomheter bruker data fra digitale anskaffelsesverktøy i stor eller svært stor grad. DFØs nye anskaffelsesundersøkelse viser at kompetanse har sterkere sammenheng med databruken enn tid og kapasitet. Samtidig advarer Paul Are Angell Killie i DFØ om at usikkerhet rundt datakvaliteten kan føre til at virksomheter aldri kommer ordentlig i gang.
Offentlige virksomheter har store mengder informasjon tilgjengelig gjennom digitale anskaffelsesverktøy. Likevel er det mange som i begrenset grad utnytter dataene.mDet viser Anskaffelsesundersøkelsen 2026 fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ), som ble presentert på Anskaffelseskonferansen 3. november.
Bare 32 prosent av virksomhetene oppgir at de i stor eller svært stor grad bruker data fra digitale anskaffelsesverktøy. Ytterligere 36 prosent benytter dataene i noen grad. Men undersøkelsen peker også på et interessant forhold: Kompetanse ser ut til å ha større betydning for databruken enn tilgjengelig tid og kapasitet.
– Vi finner støtte i undersøkelsen for at kompetanse henger sterkere sammen med bruk av data enn tid og kapasitet. På andre områder i undersøkelsen ser vi også at kompetanse er en viktig faktor for god praksis, uttaler seksjonssjef i DFØ, Paul Are Angell Killie.
Kompetanse kan være nøkkelen
Resultatene tyder på at virksomheter med høyere kompetanse innen digitale verktøy også er flinkere til å utnytte dataene de har tilgjengelig. Ifølge Killie kan dette gi en pekepinn på hvor offentlige virksomheter bør rette innsatsen dersom de ønsker å arbeide mer datadrevet.
– Med andre ord kan det tyde på at kompetanse på bruk av data, enten ved nye ansettelser, eller kompetansehevende tiltak, kan være et sted å starte. Dette krever ledelsesforankring, men ledelsesforankring er også noe virksomheter som ikke bruker mye data i dag anser som en større barriere enn de som bruker mye data, forklarer han.
Funnene viser dermed at utfordringene ikke nødvendigvis kan løses gjennom mer tid og flere ressurser alene. Også virksomhetsledelsens prioriteringer og evne til å bygge nødvendig kompetanse kan ha betydning for hvor godt innkjøpsdataene blir utnyttet.
Lav bruk over flere år
Det er første gang DFØ har kartlagt virksomhetenes bruk av data fra digitale anskaffelsesverktøy direkte.
Direktoratet har imidlertid over flere år undersøkt bruken av forbruksanalyser, også kalt spendanalyser, som baserer seg på informasjon fra ulike datakilder. Heller ikke her viser resultatene noen særlig fremgang. I 2024 oppga 27 prosent av virksomhetene at de ofte eller alltid benyttet forbruksanalyser i anskaffelsesarbeidet. I årets undersøkelse er andelen 25 prosent.
Killie forteller at DFØ derfor hadde forventet at den samlede databruken ville være relativt begrenset.
– På forhånd antok vi at bruken av data trolig var lav, og at dette ville variere ut fra ressurs- og kompetansesituasjonen, samt størrelse på virksomheten. Det er nettopp slike antakelser som har gjort at vi valgte å lage en veileder for datadrevne anskaffelser, uttaler han.
Venter på data som er gode nok
En annen utfordring er kvaliteten på informasjonen virksomhetene har tilgjengelig. Innkjøpsdata kan være mangelfulle eller av varierende kvalitet. Det kan skape usikkerhet om hvorvidt informasjonen egner seg som grunnlag for analyser og beslutninger. Killie advarer mot at nettopp denne usikkerheten kan bli en hindring i seg selv.
– Vi tror også at en del kvier seg for å bruke data som de tror, eller vet, har lav kvalitet. Dette kan bli en ond sirkel, hvor man ikke går i gang med bruk av data i det hele tatt, sier han.
Dermed kan virksomheter bli stående på stedet hvil: De venter med å ta dataene i bruk fordi kvaliteten ikke er god nok, samtidig som den manglende bruken kan gjøre det vanskeligere å avdekke og rette opp svakheter. DFØ mener derfor at virksomhetene ikke bør vente på et perfekt datagrunnlag.
– Anbefalingen vår er å gå i gang med det man har, og gradvis forbedre kvaliteten, poengterer Killie.
Må vite hva dataene skal brukes til
DFØ lanserte tidligere i høst en egen veileder for datadrevne anskaffelser, og i et tidligere intervju med Anbud365 fortalte Killie hvordan offentlige innkjøpere kan komme i gang ved å utnytte informasjonen de allerede har tilgjengelig gjennom blant annet økonomisystemer, fakturaer og kontrakter.
I lys av den nye undersøkelsen understreker han betydningen av å koble databruken til virksomhetens overordnede mål.
– Vi tror at det er avgjørende å starte med bevissthet rundt hvordan data kan bidra til å måle eller støtte opp under mål i virksomhets- eller anskaffelsesstrategien, men også hvor data oppstår i din virksomhet, kommenterer Killie.
Budskapet er dermed at datadrevne anskaffelser ikke først og fremst handler om å anskaffe nye digitale verktøy, men om å utvikle kompetanse og bruke tilgjengelig informasjon til å understøtte virksomhetens mål.
Den nye undersøkelsen gir samtidig en påminnelse om at potensialet i digitale anskaffelsesverktøy ikke nødvendigvis blir realisert bare fordi systemene er tatt i bruk.
