KI skal fjerne tidstyvene – men kompetansen blir ikke mindre viktig

Hva bruker innkjøpere og leverandører unødvendig mye tid på i dag? Og hva er i ferd med å endre måten de jobber på?

I forkant av Anbud365-dagen har vi stilt utstillerne fire spørsmål om utfordringene de møter hos kundene, tidstyvene de ser i anskaffelsesarbeidet og hvilke endringer de mener vil få betydning fremover.

Svarene kommer fra virksomheter med forskjellige ståsteder, men peker i overraskende stor grad i samme retning: Fortsatt brukes mye tid på manuelt arbeid og på å finne, flytte og strukturere informasjon. Samtidig er KI i ferd med å gå fra å være noe man tester, til å bli en del av selve arbeidsprosessen.

Fortsatt mye manuelt arbeid

SourceMagnet trekker frem leting etter informasjon, kopiering av tidligere dokumenter, regneark, koordinering på e-post og oppgaver som gjentas fra anskaffelse til anskaffelse.

Konsekvensen er, ifølge selskapet, at det blir mindre tid til å forstå behovet, bruke markedet, evaluere løsninger og følge opp om kontraktene faktisk gir ønsket effekt.

Tendium beskriver et lignende problem fra leverandørsiden. De peker på at dokumenter og informasjon i anbudsarbeidet ofte er spredt mellom mapper, programmer og nettsteder, og at leverandører derfor fortsatt bruker mye tid på manuelt arbeid.

Artifik og Vaar Consulting trekker frem flere av de samme tidstyvene gjennom hele anskaffelsesprosessen. De peker blant annet på tiden som går til å finne relevant informasjon, formulere kravspesifikasjoner, tolke regelverk, produsere dokumentasjon, evaluere tilbud, håndtere innsynsbegjæringer og holde oversikt gjennom prosessen.

Fellesnevneren er tydelig: En betydelig del av arbeidstiden brukes fortsatt på oppgaver rundt selve anskaffelsen.

KI flytter inn i arbeidsprosessen

Alle teknologimiljøene som har svart Anbud365 peker på KI som en viktig del av endringen som nå skjer.

SourceMagnet mener kombinasjonen av KI og strukturerte data kan gjøre tidligere erfaring og kunnskap tilgjengelig når den trengs og gi innkjøperen bedre beslutningsstøtte.

De mener samtidig at den kanskje viktigste endringen ikke handler om teknologien alene, men om arbeidsmåten: Innkjøpsfunksjonen kan bevege seg fra en reaktiv «bestiller–utfører»-modell til å komme tidligere inn i prosessen og bruke mer tid på behov, marked, verdi og effekt.

Tendium peker på at KI i større grad integreres gjennom hele arbeidsprosessen på leverandørsiden – fra å finne relevante konkurranser til arbeidet med tilbudene.

Artifik og Vaar Consulting beskriver på sin side KI som noe som allerede har gått fra fremtidsscenario til konkret arbeidsverktøy. De ser samtidig at oppmerksomheten rundt informasjonssikkerhet og personvern øker etter hvert som teknologien tas i bruk.

Men hva skjer med kompetansen?

At teknologien kan overta flere oppgaver betyr ikke nødvendigvis at behovet for fagkompetanse blir mindre.

NIMA Utdanning peker på at anskaffelsesfaget allerede krever at innkjøperne holder seg oppdatert på regelverk, metoder, teknologi og beste praksis. I tillegg kommer økende forventninger knyttet til blant annet bærekraft, samfunnshensyn, beredskap og effektiv ressursbruk.

Deres vurdering er at et solid faglig fundament snarere blir viktigere når nye verktøy og arbeidsmåter tas i bruk.

KI kan gjøre oppgaver raskere, men noen må fortsatt kunne stille de riktige spørsmålene og vurdere kvaliteten på det som blir produsert.

Dermed oppstår et interessant paradoks: Jo mer teknologien kan gjøre, desto større kan verdien bli av den kompetansen som gjør oss i stand til å bruke den riktig.

Fra administrasjon til vurderinger

Svarene kommer fra virksomheter som selv leverer produkter og tjenester til anskaffelsesmarkedet, og må leses i lys av det.

Likevel tegner de samlet et interessant bilde av en anskaffelseshverdag i endring.

Hvis KI og digitale verktøy faktisk kan redusere tiden som brukes på informasjonsjakt, dokumentproduksjon, koordinering og andre manuelle oppgaver, blir det interessante spørsmålet hva tiden i stedet skal brukes til.

SourceMagnet peker på behovsforståelse, marked, verdi og effekt. NIMA peker på kompetansen som kreves for å gjøre gode faglige vurderinger. Artifik og Vaar Consulting kobler digitale verktøy med kompetanse og erfaring, mens Tendium ser tilsvarende muligheter for å effektivisere leverandørenes arbeid med offentlige konkurranser.

Teknologien kan med andre ord endre arbeidsfordelingen. Men vurderingene, kompetansen og forståelsen av hva anskaffelsen faktisk skal oppnå, forsvinner ikke.
Kanskje blir det nettopp der menneskene skal bruke mer av tiden.

Møtes på Anbud365-dagen

SourceMagnet, Tendium, NIMA Utdanning, Artifik, Vaar Consulting og Hyyr er blant utstillerne deltakerne møter på Anbud365-dagen 16. september.