KOFA: Ikke alle priselementer må inngå i evalueringen
Hvor mye av den reelle kostnaden kan holdes utenfor prisevalueringen? I en fersk avgjørelse slår KOFA fast at ikke alle priselementer må inngå. For Mattilsynet ble konsekvensen at avlysningen av renholdskonkurransen manglet saklig grunn.
Mattilsynet gjennomførte en åpen anbudskonkurranse om renholdstjenester, hvor det i konkurransegrunnlaget var lagt opp til at leverandørene skulle holde både renholdsartikler og sanitærartikler. Kostnaden for sanitærartiklene skulle imidlertid ikke inngå i prisen for det regelmessige renholdet, men faktureres separat.
Det ble også presisert i en avklaring underveis at Mattilsynets kostnader for sanitærartikler ikke skulle inngå i den månedlige renholdskostnaden, men faktureres separat.
Sanitærartiklene ble ikke evaluert
Syv leverandører leverte tilbud. ISS Facility Services AS ble tildelt fire av de fem delkontraktene, mens Insider FS AS ble tildelt den femte. Etter tildelingen oppdaget Mattilsynet det de selv mente var en vesentlig mangel ved konkurransegrunnlaget: prisene på sanitærartikler var ikke inkludert i prisevalueringen.
Mattilsynet mente dette var et regelbrudd og avlyste hele konkurransen. Begrunnelsen var at sanitærartiklene skulle kjøpes gjennom renholdsleverandøren, og at kostnaden derfor burde ha vært synlig i det totale prisbildet som ble evaluert. ISS klaget på avlysningen.
Må det evalueres på alle priselementer?
KOFA tok utgangspunkt i at oppdragsgiver har et innkjøpsfaglig skjønn ved utformingen av tildelingskriteriene. Samtidig følger det av anskaffelsesforskriften at kriteriene skal ha tilknytning til leveransen. For priskriteriet betyr dette at evalueringen må fange opp styrker og svakheter ved den prisen oppdragsgiver faktisk skal betale for ytelsen.
Men KOFA understreker et viktig poeng: Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å utforme et priskriterium som tar hensyn til ethvert relevant priselement i anskaffelsen. Problemet oppstår først dersom vesentlige priselementer holdes utenfor evalueringen.
Ikke vesentlig nok til å velte priskriteriet
I denne konkurransen var kostnaden for sanitærartikler anslått til mellom omtrent fem og 10,7 prosent av anskaffelsens verdi. KOFA sammenlignet med tidligere saker, og i noen avgjørelser hadde omtrent en tredjedel eller halvparten av kontraktens reelle verdi vært utelatt fra prisevalueringen. Da manglet priskriteriet tilstrekkelig tilknytning til leveransen. I en annen sak hadde omtrent en fjerdedel av anskaffelsens verdi vært holdt utenfor, uten at KOFA mente dette gjorde priskriteriet ulovlig. I Mattilsynets konkurranse var det utelatte priselementet betydelig mindre.
KOFA kom derfor til at sanitærartikler på inntil 11 prosent av anskaffelsens verdi ikke var et så vesentlig priselement at priskriteriet mistet tilknytningen til leveransen.
Avlysningen bygget på feil premiss
Mattilsynets avlysning var uttrykkelig begrunnet med at det forelå et regelbrudd fordi prisene på sanitærartikler ikke inngikk i evalueringen. KOFA kom til at dette premisset var feil.
Når forholdet som ble påberopt som regelbrudd, ikke faktisk var et regelbrudd, forelå det heller ikke saklig grunn til å avlyse konkurransen på dette grunnlaget. KOFA konkluderte dermed med at Mattilsynet hadde brutt anskaffelsesregelverket ved å avlyse konkurransen.
Hva bør vurderes før en konkurranse avlyses?
Saken illustrerer først og fremst at ikke hvert priselement i en kontrakt nødvendigvis må inngå i tildelingsevalueringen.vDet sentrale er om priskriteriet samlet sett gir et tilstrekkelig bilde av den økonomiske siden ved tilbudene, og om eventuelle utelatte kostnadselementer er så vesentlige at evalueringen ikke lenger har tilstrekkelig tilknytning til leveransen.
Samtidig viser avgjørelsen at oppdragsgiver bør være presis når en konkurranse avlyses. Det avgjørende er om prisevalueringen fortsatt gir et godt nok bilde av hva oppdragsgiver faktisk skal betale. Et priselement kan holdes utenfor, så lenge det ikke er så viktig eller omfattende at evalueringen blir misvisende.
For innkjøpere kan det derfor være nyttig å stille to kontrollspørsmål før en konkurranse avlyses: Er forholdet vi har oppdaget faktisk i strid med anskaffelsesregelverket? Hvis ikke, finnes det likevel en annen saklig grunn til avlysning som kan dokumenteres?
I denne saken hadde Mattilsynet bare påberopt seg det første.
