KOFA: To vurderinger innkjøpere ofte blander sammen
En ny KOFA-avgjørelse illustrerer et skille mange oppdragsgivere overser. Et tildelingskriterium kan ha tilstrekkelig tilknytning til leveransen og likevel være
ulovlig fordi det begrenser konkurransen. Og krav om sikkerhetsklarering ved tilbudsfrist kan ikke begrunnes med mangelfull planlegging. Saken mellom KPMG og Politiets fellestjenester gir viktige avklaringer for
offentlige innkjøpere.
Det er ikke uvanlig at oppdragsgivere ønsker leverandører som kjenner egen organisasjon, egne systemer eller interne arbeidsprosesser. Like vanlig er det å stille krav om ulike godkjenninger eller klareringer allerede ved tilbudsfrist. En ny avgjørelse fra Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) viser at begge disse problemstillingene krever to vurderinger – og at de lett kan blandes sammen.
To ulike spørsmål
Avgjørelsen illustrerer at oppdragsgivere må stille to forskjellige spørsmål når de utformer konkurransegrunnlaget:
Har kriteriet eller kravet en tilstrekkelig tilknytning til leveransen?
Er kriteriet eller kravet samtidig forholdsmessig, eller begrenser det konkurransen mer enn nødvendig?
Den nye KOFA-avgjørelsen viser at svaret på det første spørsmålet godt kan være ja, mens svaret på det andre er nei.
Erfaring fra én virksomhet
Den konkrete saken gjaldt en konkurranse om innkjøpsfaglig bistand, der Politiets fellestjenester blant annet opplyste at det ville være en fordel dersom den tilbudte konsulenten hadde erfaring fra gjennomføring av anskaffelser i politiet. KPMG valgte å ikke levere tilbud og klaget konkurransen inn til KOFA.
KPMG mente blant annet at kriteriet manglet tilknytning til leveransen. Her var KOFA uenig. Nemnda peker på at erfaring fra den aktuelle virksomheten faktisk kan gi merverdi gjennom kjennskap til interne prosesser, rutiner og prioriteringer. Kriteriet hadde derfor tilstrekkelig tilknytning til leveransen og var ikke ulovlig av den grunn.
Viktig skille
Deretter foretok KOFA en annen vurdering: selv om kriteriet var relevant for kontrakten, ga det samtidig en klar fordel til leverandører som allerede hadde hatt oppdrag for den samme virksomheten. Da oppstår spørsmålet om konkurransefordelen er saklig begrunnet og nødvendig.
Oppdragsgiveren viste blant annet til behovet for en effektiv leveranse fra første dag. Det var ikke tilstrekkelig, mente KOFA. Nemnda understreker at utløp av eksisterende kontrakter er en normal situasjon som oppdragsgivere må planlegge for. Den peker også på at det ikke var dokumentert hvorfor erfaring fra akkurat denne virksomheten var avgjørende, eller hvorfor mindre konkurransebegrensende løsninger ikke kunne vært valgt. Dermed ble underkriteriet kjent ulovlig som unødvendig konkurransebegrensende, selv om det hadde tilknytning til leveransen.
Avgjørelsen illustrerer dermed et viktig skille: At et kriterium er relevant for kontrakten, betyr ikke nødvendigvis at det er forenlig med de grunnleggende prinsippene om konkurranse og likebehandling.
Tydelig signal om sikkerhetsklarering
KOFA kommer også med en prinsipiell avklaring om sikkerhetsklarering. I den aktuelle konkurransen måtte den tilbudte konsulenten allerede være sikkerhetsklarert til nivå «Hemmelig» ved tilbudsfristens utløp. Oppdragsgiveren begrunnet dette med behovet for rask oppstart og lang saksbehandlingstid hos sikkerhetsmyndighetene.
KOFA slår fast at leverandørene ikke selv kan påvirke hvor raskt en sikkerhetsklarering behandles. Et krav om ferdig klarering allerede ved tilbudsfristen vil derfor kunne stenge ute ellers kvalifiserte leverandører.
Nemnda mener utgangspunktet bør være at nødvendig sikkerhetsklarering foreligger ved kontraktsoppstart eller før den aktuelle ressursen skal utføre sikkerhetsgradert arbeid. Bare dersom det foreligger en reell og saklig begrunnet tidsnød som ikke skyldes oppdragsgivers egen planlegging, kan det være forholdsmessig å kreve klarering allerede ved tilbudstidspunktet. I denne saken var et slikt behov ikke dokumentert.
På dette punktet sender KOFA et tydelig signal til offentlige oppdragsgivere. Lang saksbehandlingstid hos sikkerhetsmyndighetene er ikke i seg selv et argument for å begrense konkurransen. Dersom behovet for sikkerhetsklarert personell er kjent, må dette håndteres gjennom planlegging av anskaffelsen og tilstrekkelig tid til nødvendige klareringsprosesser.
Praktisk betydning
Denne ferske KOFA-saken illustrerer problemstillinger som også kan oppstå i andre anskaffelser. Oppdragsgivere kan ha et legitimt ønske om leverandører som raskt kan sette seg inn i virksomheten, samtidig som det kan være behov for sikkerhetsklarering eller andre godkjenninger før oppdraget kan utføres. KOFA viser i denne avgjørelsen hvor grensene går.
KOFA minner nå om at slike krav må vurderes i flere trinn. Først må oppdragsgiver spørre om kriteriet eller kravet er relevant for leveransen. Deretter må det vurderes om det er nødvendig og forholdsmessig, eller om det begrenser konkurransen mer enn det som kan forsvares. I den aktuelle saken førte de to feilene samlet til at KOFA konkluderte med at konkurransen skulle vært avlyst og kunngjort på nytt.