KOFA setter ny målestokk for lange tjenestekontrakter
En kontrakt på tre år med opsjon på ytterligere ti år ble for mye. I en ny avgjørelse slår KOFA fast at det ikke finnes noen absolutt grense for hvor lenge en tjenestekontrakt kan vare. Men jo lengre markedet bindes, desto sterkere må oppdragsgiver kunne dokumentere at kontraktslengden er nødvendig.
Saken gjaldt en felles anskaffelse av telefonitjenester hvor kontrakten hadde en varighet på tre år, med opsjon på ytterligere ti år. Kommunene viste blant annet til kostnader og risiko ved å skifte leverandør, men KOFA mente begrunnelsen ikke var tilstrekkelig dokumentert.
Det prinsipielle ved avgjørelsen er at nemnda ikke fastsetter en øvre grense for kontraktslengde. I stedet knyttes vurderingen til de grunnleggende prinsippene om konkurranse og forholdsmessighet. Lange kontrakter kan være lovlige, men bare dersom oppdragsgiver kan vise hvorfor de er nødvendige.
Dokumentasjonen avgjør
KOFA avviser ikke at implementeringskostnader, investeringer eller risiko ved leverandørskifte kan begrunne en lang avtaleperiode. Problemet i denne saken var at kommunen ikke dokumenterte disse forholdene.
Nemnda etterlyste blant annet konkrete vurderinger av hvor store overgangskostnadene ville være, hvordan de var beregnet og hvorfor de tilsa en kontrakt som kunne vare i opptil 13 år. Generelle henvisninger til stabilitet og effektiv drift var ikke tilstrekkelig.
Kan påvirke konkurransen
En lang kontraktsperiode handler ikke bare om kontraktsoppfølging. Den påvirker også konkurransen.
Når én leverandør kan sikre seg en kontrakt over svært mange år, kan det påvirke både hvilke leverandører som velger å delta og hvordan tilbudene utformes og prises. Nettopp derfor mente KOFA at feilen var grunnleggende. Den kunne ikke rettes etter tilbudsfristens utløp, og konkurransen skulle derfor vært avlyst.
Viktig langt utover telefonitjenester
Selv om saken gjelder telefonitjenester, har avgjørelsen en langt bredere rekkevidde. Mange offentlige virksomheter inngår lange avtaler om IKT-drift, programvare, skytjenester, sikkerhetsløsninger og andre tjenester hvor det kan være kostbart å skifte leverandør.
KOFA sender nå et tydelig signal til offentlige oppdragsgivere: Vurderingene som begrunner en lang kontraktsperiode må være gjort og dokumentert før konkurransen kunngjøres. De kan ikke utarbeides i etterkant som svar på en klage.
En ny målestokk?
Den viktigste lærdommen er derfor ikke at en kontrakt på 13 år alltid er ulovlig, men at kontraktslengde er blitt et selvstendig anskaffelsesrettslig spørsmål. Oppdragsgivere må kunne vise at den valgte varigheten er nødvendig, forholdsmessig og bygger på konkrete vurderinger.
KOFA legger til grunn at behovet for en lang kontraktsperiode må kunne dokumenteres. I denne saken var det ikke tilstrekkelig å vise til generelle hensyn under klagebehandlingen uten at vurderingene var underbygget.