KOFA: Opprettholder avvisning i gravferdsanbud
Publisert
Malvik kommune handlet i tråd med anskaffelsesregelverket da kommunen avviste tilbudet fra Svanholm & Vigdal Gravferd AS i en konkurranse om gravferdstjenester. Det slår lederen for Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) fast etter at selskapet klaget på et tidligere avvisningsvedtak fra nemndas sekretariat.
Saken gjelder en rammeavtale for gravferdstjenester som Malvik kommune kunngjorde etter reglene i forskriftens del I. Avtalen skulle sikre kommunen bistand i tilfeller der kommunen selv har ansvar for å sørge for gravferd. Svanholm & Vigdal Gravferd AS leverte tilbud, men ble senere avvist fra konkurransen.
Uklart konkurransegrunnlag
Gravferdsbyrået hevdet overfor KOFA at konkurransegrunnlaget var uklart utformet. Selskapet mente blant annet at det var vanskelig å forstå hvilke krav som måtte dokumenteres, og at kommunen derfor ikke hadde grunnlag for å avvise tilbudet.
Malvik kommune avviste på sin side tilbudet fordi leverandøren ikke hadde levert en besvarelse av kravspesifikasjonen slik konkurransegrunnlaget forutsatte. Kommunen mente derfor at det ikke var mulig å fastslå om alle etterspurte krav var oppfylt.
Ga kommunen medhold
Sekretariatet i KOFA kom til at konkurransegrunnlaget var tilstrekkelig klart, og at en normalt aktsom leverandør ville forstå hva som måtte leveres i tilbudet. Mangelen på en besvarelse av kravspesifikasjonen ble vurdert som et vesentlig avvik fra konkurransegrunnlaget.
Etter sekretariatets syn kunne kommunen derfor ikke legge til grunn at leverandøren hadde forpliktet seg til å levere alle de tjenestene som var etterspurt. Konsekvensen var at kommunen hadde grunnlag for å avvise tilbudet.
Svanholm & Vigdal Gravferd AS valgte deretter å klage sekretariatets avgjørelse inn for lederen av KOFA. Nemndslederen fant imidlertid ikke grunnlag for å endre vurderingen og opprettholdt avvisningen
Viktig påminnelse til leverandører
Avgjørelsen føyer seg inn i en rekke KOFA-saker hvor manglende dokumentasjon eller ufullstendige tilbud har fått avgjørende betydning. Selv om en leverandør i praksis kan være fullt ut i stand til å levere den etterspurte tjenesten, må dette også dokumenteres på den måten konkurransegrunnlaget krever.
For leverandører er budskapet derfor klart: Kravspesifikasjoner må besvares punkt for punkt, og oppdragsgivere har ikke nødvendigvis anledning til å reparere mangler gjennom avklaringer etter tilbudsfristens utløp.
Lærdom for innkjøpere
Selv om Malvik kommune fikk medhold i saken, illustrerer avgjørelsen flere forhold som offentlige oppdragsgivere bør være oppmerksomme på:
Vær tydelig i konkurransegrunnlaget. KOFA mente dokumentene var tilstrekkelig klare, men saken viser hvor viktig det er å beskrive krav, dokumentasjonskrav og tilbudsstruktur så presist som mulig.
Knytt krav og dokumentasjon sammen. Dersom leverandørene skal besvare en kravspesifikasjon, bør det fremgå klart både hvor og hvordan dette skal gjøres.
Vurder avklaringsadgangen nøye. Ikke alle mangler kan repareres etter tilbudsfristens utløp. Dersom mangelen skaper usikkerhet om tilbudets innhold eller leverandørens forpliktelser, kan avvisning være nødvendig.
Dokumenter vurderingene. Dersom et tilbud avvises, bør oppdragsgiver kunne vise hvordan mangelen påvirker vurderingen av tilbudet og hvorfor den anses vesentlig.
Bruk saken som kvalitetssikring. Avgjørelsen illustrerer at et godt strukturert konkurransegrunnlag gir et bedre grunnlag for å håndtere tvister dersom anskaffelsen senere blir gjenstand for klage.