(En Anbud365-kommentar) Er det mulig å kunngjøre med såpass romslige tilbudsfrister i sommerferie-perioden at så vel oppdragsgivere som aktuelle tilbydere kan nyte sommerferien? År etter år er det meldt om frustrasjon hos mulige tilbydere over korte tilbudsfrister midt i sommerferien. Oppdragsgivere risikerer dårligere konkurranse og dårligere kvalitet med høyere pris. Slikt blir det heller ikke best mulig ferietid ut av. Anbud365 tror at god planlegging kan løse hele problemet. For sent i år kanskje, men neste år, da?
Det er ikke mye igjen av den gamle fellesferien, men innenfor bygg og anlegg eksisterer den fortsatt – i form av bygningsferien. I år går den fra 12.- 30.juli. Ferietiden generelt – i så vel offentlig som privat sektor – er trolig rimelig parallell med skoleferiene for de fleste. En slags «Gauss’k» kurve fra medio juli til medio august, med topp i noen juli-uker.
Vi skriver ikke dette for å orientere om ferie- og sommertider. Poenget er at slike tider er ikke alle på plass, hverken hos oppdragsgivere eller leverandører. I mange år har vi påpekt at knappe tilbudsfrister i denne perioden har innebærer en viss risiko, samtidig som det fører med seg en del (mye?) stress. Resultatet kan i verste fall bli dårligere kvalitet og høyere pris enn man hadde fått på andre tider av året.
God planlegging
I uken brakte vi en sak der DI Dansk Byggeri peker på en del ulemper knyttet til kunngjørings- og tilbudsaktivitet i ferietiden. Ved god planlegging kan hele problemet bli borte, med mindre det da dukker opp hastesaker. Svært sjelden i bygg og anlegg, skriver DI Dansk Byggeri. Og vi legger gjerne til – ikke så ofte i øvrige bransjer heller. Og haster det, så haster det – det forstår alle. Men det er altså unntakene.
Ofte er det slik at man som innkjøper skynder seg for å bli ferdig før ferien, i likhet med så mange andre. Også hos oppdragsgiver. Det gjelder å få ut kunngjøringen før man tar ferie. Da er det stressende å vente på nødvendige klareringer – fra ledelse og fra fagavdelinger. Tanken streifer – hadde vi begynt tidligere, hadde vi sluppet dette. Behovet burde vært sett før, slik at man slapp stresset. Men gjort er gjort.
Endelig ferie
Endelig slippes kunngjøringen, med frist 25.juli. Da har eventuelle tilbydere opptil flere sommerferie-uker å forberede seg på. Endelig ferie!
Kunngjøringen registreres hos mulige tilbydere, som alle har det travelt før ferien. Så kommer dette på toppen. Interessant oppdrag, vi bør være med her. Men forberedelsen av tilbudet kan ikke komme i gang straks. Tiden strekker ikke til, mye skal være ferdig før ferien. Rett nok var signaler kommet fra oppdragsgiveren om at et slikt oppdrag kunne bli kunngjort før sommerferien, men i kjent stil begynner man ikke å jobbe med tilbudet før fristen nærmer seg. Under normale forhold. Men nå stunder det til ferie.
Det er tre løsninger:
- Vi greier ikke komme med godt nok tilbud når bemanningen er redusert og mye av det vi trenger av dokumentasjon, finnes hos andre som også har ferie.
- Den eksperten som trengs for å utvikle et godt tilbud, er på ferie, den andre på tjenestereise og ferie. Men det er kanskje andre som kan gjøre en bra jobb her, ennskjønt ikke den beste. Vi prøver likevel.
- Nødvendig personell endrer ferietiden sin for å kunne utvikle egnet tilbud, til «stor» begeistring hos familie og venner. Og til rimelig frustrasjon for dem det gjelder hos den mulige tilbyder.
To av fem mulige tilbud
I spørsmål/svar-runden skjer det tidvis at man må vente lenge på svar fordi den aktuelle personen hos oppdragsgiveren er på ferie. Eventuelt at man får et mindre godt svar å måtte greie seg med. Ikke stimulerende, men det er jo ferietid. Så da så. To av fem mulige tilbydere leverer 25. juli. De får beskjed om at arbeidet med tilbudene tar til når de aktuelle fagpersonene hos oppdragsgiver er tilbake fra sine respektive ferier. Kanskje kunne man likevel hatt et par uker ekstra tilbudsfrist, slik at også tilbyderne på en bedre måte kunne kommet «rundt» ferieutfordringene?
Vi forsøker ikke her å beskrive situasjonen hos hver eneste offentlige oppdragsgiver og hver eneste, mulige tilbyder. Men vi prøver oss her på en illustrasjon, som bygger på hva vi over år har hørt fra både oppdragsgivere og leverandører. Og selvsagt er det grunner for at man setter tilbudsfristene der og der. Blant dem er det ikke et ønske om å gjøre sommertiden stressende og irriterende for sine leverandører. Heller ikke er det for å sikre seg at en bestemt oppdragsgiver får jobben.
Tar en risiko
På den annen side er det risiko forbundet med tilbudsfrister i sommerferie-tiden og med korte, tilhørende tilbudsfrister spesielt. Konkurranse kan bli dårligere, med det resultatet at pris og kvalitet ikke holder det nivå man ønsket. Mange leverandører er imidlertid avhengig av offentlige oppdrag, slik at viljen til å satse «skjorta» for å kunne levere ete godt tilbud er til stede. Også i sommervarmen, da andre nyter ferien.
Det gode poenget er imidlertid at (så å si) alt dette kan unngås gjennom god planlegging. De gjelder kohorten med behovet, det gjelder innkjøpsmiljøet og det gjelder ledelsen. Men man må legge opp til det. I år er det nok for sent, men vi kan late som om det er årsskifte nå og da er «nyttårsønsket» herfra: Planlegg bort feriestresset neste år – kunngjør med så lange tilbudsfrister at så vel oppdragsgivere og forventede tilbyder kan kombinere ferie og effektiv tilbudsutforming og – evaluering.
Bli den første til å kommentere på "Hvordan unngå tilbudsstress i ferietiden"