Hvordan vet du at timene på fakturaen faktisk er levert?

Mange offentlige kontrakter i renhold, bygg og vedlikehold har en del som faktureres etter medgått tid. Fakturaen kommer, og den viser et antall timer. Den som skal godkjenne den, var sjelden til stede da arbeidet ble gjort.
Spørsmålet blir derfor ganske enkelt: Hvordan vet du at timene du betaler for, ble brukt på det dere avtalte?

Jeg har drevet firma i renhold, stillas, bygg og maling i Norge, og jeg har sendt mange fakturaer på timer selv. Jeg vet hvordan timene ofte blir til i en liten bedrift. Jeg kunne ikke være på alle jobbene samtidig, så timene kom inn som meldinger på telefonen, ofte bare et tall uten dato og uten noe om hva som var gjort. Om kvelden satt jeg og satte det sammen til en timeliste. Ingen jukset med vilje, men en liste som skrives på fredag for hele uka, bygger på hukommelse. Det er den listen som til slutt havner hos oppdragsgiver.

Det betyr ikke at leverandørene lurer det offentlige. De fleste vil bare ha betalt for det de faktisk har gjort. Men oppdragsgiver har rett til å vite hva pengene går til, og en seriøs leverandør bør kunne svare på det uten å føle seg mistenkt.

En timeliste er ikke det samme som utført arbeid

Selv en timeliste som er ført riktig, viser bare at noen var på jobb. Den viser ikke at gulvet ble vasket eller at rekkverket ble montert slik kontrakten sier. Derfor bør timene alltid ses sammen med noe som beskriver leveransen, for eksempel en kort tekst om hva som ble gjort, et par bilder når en del av jobben er ferdig, eller en enkel bekreftelse fra den som bruker bygget.

Det meste kan avklares før kontrakten er signert. Her er spørsmålene jeg mener en offentlig innkjøper bør stille, helst allerede i konkurransegrunnlaget.

Hvordan føres timene? Skrives de ned mens arbeidet pågår, eller i etterkant? Svaret sier mye om hvor mye du kan stole på tallene.

Kan timene vises per dag, per person og per oppdrag? En sum for hele måneden er nesten umulig å kontrollere. Dag for dag kan du sammenligne med det du selv vet, for eksempel når bygget var stengt eller når vaktmesteren var der.

Hva ble gjort? Timer uten beskrivelse er bare tall. Be om en kort beskrivelse knyttet til timene.

Hva gjelder for reise, pauser og ventetid? Avtal det i kontrakten, ikke når fakturaen kommer.

Kan vi få grunnlaget hvis vi spør? Skriv inn at oppdragsgiver kan be om timegrunnlaget for en tilfeldig uke innen en fast frist. Da blir stikkprøver en rutine og ikke et tegn på mistillit.

Hva skjer med timer som ikke kan dokumenteres? Avtal på forhånd hvilken dokumentasjon som kreves for fakturering, hvordan timer som ikke kan dokumenteres tilfredsstillende, skal håndteres, og at leverandøren selv sier fra når timer er rettet i etterkant.

Ikke krev mer kontroll enn du trenger

Noen leverandører bruker stempling på mobilen der posisjonen lagres når den ansatte stempler inn, tar pause og stempler ut. Det kan gjøre det lettere å vise at timen startet der jobben er, uten at noen følges gjennom dagen. Men det er fortsatt et kontrolltiltak overfor de ansatte. Arbeidsmiljøloven sier at slike tiltak må ha saklig grunn og ikke være uforholdsmessige, og arbeidsgiver skal drøfte dem med de tillitsvalgte og informere de ansatte på forhånd. GPS-registrering må også vurderes opp mot personvernregelverket, blant annet kravene til behandlingsgrunnlag, nødvendighet og forholdsmessighet. Derfor mener jeg at oppdragsgiver bør stille krav til hva dokumentasjonen skal vise, ikke til hvilket verktøy leverandøren bruker. Det finnes flere måter å gjøre dette riktig på.

Når noe ikke stemmer

Avvik vil komme. Det kan stå timer på en dag bygget var stengt, eller timene på et oppdrag kan være langt flere enn jobben skulle tilsi. Det første steget bør være et spørsmål, ikke en anklage. Be om en forklaring, få timene rettet eller kreditert, og avtal hvordan det skal føres neste gang. Skjer det igjen, har kontrakten allerede svaret.

En god leverandør har ingenting å tape på dette. Når timene kan dokumenteres, blir fakturaen godkjent raskere og diskusjonen kortere. God dokumentasjon gjør det også enklere å følge opp kontrakten, avdekke avvik og sikre at oppdragsgiver betaler for det som faktisk er levert.