Beredskap kan ikke kjøpes inn når krisen oppstår

En pågående sak omtalt av Tønsbergs Blad har de siste dagene satt søkelyset på beredskapen rundt ferjesambandet til Veierland. Bakgrunnen er en konflikt om et hastevedtak og spørsmål om beredskapen dersom sambandet skulle svikte. I den offentlige debatten er det blant annet reist bekymring for hvilke konsekvenser en langvarig stans kan få for øysamfunnet.

Saken illustrerer en problemstilling som er høyst relevant for offentlige oppdragsgivere: Hvordan sikres tilstrekkelig beredskap allerede når en samfunnskritisk tjeneste konkurranseutsettes?

For når en kritisk leveranse først svikter, er det som regel for sent å kjøpe inn en bedre løsning. Da er det konkurransegrunnlaget, kontrakten og de vurderingene som ble gjort måneder – eller år – tidligere, som avgjør hvilket handlingsrom oppdragsgiver har.

Beredskap er en del av anskaffelsen

Det er lett å tenke på beredskap som noe som håndteres når noe går galt. For innkjøpsfaget er perspektivet et annet. Beredskap må bygges inn i anskaffelsen allerede i planleggingsfasen. Det gjelder ikke bare ferjedrift, men alle kontrakter der leveransen er samfunnskritisk:

• Kollektivtransport

• Ambulansetjenester

• Vann- og avløpstjenester

• IKT-drift

• Helse- og omsorgstjenester

• Renovasjon

• Energiforsyning

Fellesnevneren er enkel: Når leveransen stopper, rammes ikke bare oppdragsgiver. Hele lokalsamfunn eller viktige samfunnsfunksjoner kan bli berørt, nettopp dette gjør beredskap til et innkjøpsfaglig spørsmål – ikke bare et driftsmessig.

Er risikoen er tatt på alvor?

Ingen kontrakt kan forhindre tekniske feil eller uforutsette hendelser. Men en god kontrakt kan redusere konsekvensene når de oppstår. Derfor bør offentlige oppdragsgivere allerede i planleggingsfasen stille spørsmål som:

• Hvor raskt må tjenesten være tilbake i normal drift?

• Hvilken reservekapasitet er nødvendig?

• Hvordan skal leverandøren dokumentere sin beredskap?

• Hvilke konsekvenser får det dersom kravene ikke oppfylles?

Svarene på disse spørsmålene avgjør hvor robust kontrakten blir. Når en kritisk tjeneste svikter, er det ofte disse vurderingene – og ikke hendelsen i seg selv – som blir den viktigste lærdommen.

Veierland-saken illustrerer nettopp dette. Debatten handler om beredskapen når ferjesambandet er satt under press, men for innkjøpsfaget er det vel så interessant å spørre hvilke krav som ble stilt da kontrakten ble planlagt og inngått.

Er minimumskrav tilstrekkelig?

I mange anskaffelser beskrives beredskap gjennom minimumskrav. Leverandøren skal ha en beredskapsplan, og det skal finnes reservekapasitet. Det skal også være mulig å levere innen en bestemt responstid.

Men minimumskrav sier lite om hvor robust leveransen faktisk er. To leverandører kan begge oppfylle konkurransegrunnlaget, samtidig som den ene har betydelig bedre reservekapasitet, kortere responstid eller flere alternative løsninger enn den andre.

Dersom dette ikke inngår i evalueringen av tilbudene, får oppdragsgiver heller ingen mulighet til å premiere den løsningen som gir størst trygghet dersom noe uforutsett skjer. Det reiser et interessant spørsmål: Bør beredskap i større grad være et kvalitetskriterium – og ikke bare et kontraktskrav?

Risikoanalysen bør styre konkurransen

Mange anskaffelser starter med en behovsbeskrivelse, minst like viktig er risikoanalysen.

• Hva skjer dersom leveransen stopper?

• Hvor lenge kan tjenesten være ute av drift før konsekvensene blir alvorlige?

• Finnes det alternative løsninger?

• Hva er konsekvensene for innbyggere, næringsliv og samfunnskritiske funksjoner?

Svarene på disse spørsmålene bør være styrende for hvilke krav som stilles til reservekapasitet, responstid og kontinuitet. Jo større konsekvensene av et avbrudd er, desto større grunn er det til å prioritere robusthet allerede i konkurransefasen.

Ny anskaffelseslov gjør problemstillingen enda mer aktuell

Den nye anskaffelsesloven, som trådte i kraft 1. juli 2026, inneholder ingen egne regler om beredskap i transportkontrakter, likevel peker utviklingen i én tydelig retning.

Loven legger større vekt på strategisk styring av offentlige anskaffelser. Virksomhetene skal ha en anskaffelsesstrategi som understøtter virksomhetens mål og bidrar til å ivareta viktige samfunnshensyn.

For virksomheter som kjøper inn samfunnskritiske tjenester, er det naturlig at beredskap og leveringssikkerhet inngår i disse vurderingene. Det handler ikke bare om å kjøpe en tjeneste til riktig pris, det handler også om å sikre at tjenesten fungerer også når den blir satt på prøve.

Før neste konkurranse

Veierland-saken kan være en anledning til å stille noen grunnleggende spørsmål før neste anskaffelse av en samfunnskritisk tjeneste:

• Er konsekvensene av driftsstans grundig kartlagt?

• Er kravene til reservekapasitet tilpasset risikoen?

• Bør responstid og kontinuitet inngå i evalueringen av tilbudene?

• Har oppdragsgiver tilstrekkelige kontraktsmekanismer dersom leveransen svikter?

• Er beredskap en integrert del av virksomhetens anskaffelsesstrategi?
  
  
  

  Den innkjøpsfaglige problemstillingen består

Offentlige oppdragsgivere står overfor økende forventninger om å sikre robuste leveranser – enten det gjelder ferjesamband, IKT-systemer, helse- og omsorgstjenester eller annen samfunnskritisk infrastruktur. Samtidig legger den nye anskaffelsesloven større vekt på strategisk styring av innkjøpsområdet.

Det betyr at spørsmålet om beredskap ikke bare hører hjemme i kontraktsoppfølgingen. Det bør stilles allerede når behovet beskrives, risikoen analyseres og konkurransegrunnlaget utformes.

For når kontrakten først er signert, er det som regel for sent å kjøpe inn den beredskapen man skulle ønske man hadde.