For detaljerte krav stenger nye IT-leverandører ute

Mer markedsdialog, mindre detaljerte krav, økt samordning og samarbeid om anskaffelser kan gi bedre konkurranse, ifølge en kartlegging. Det er Oslo Economics og Capto som har sett på markedet på oppdrag fra KS. De mener at kommuner og fylkeskommuner kan påvirke markedet for digitale løsninger langt mer enn de gjør i dag.

På flere områder er konkurransen svak. Kommunene opplever liten innflytelse på leverandørene, mens høye kostnader ved å skifte system gjør det vanskelig å bytte. Men noe av problemet ligger også i hvordan kommunene selv kjøper inn.

Kravene favoriserer dagens løsning

Mange og detaljerte krav kan stenge nye leverandører ute. Disse kravene har ofte en tendens til å ligne på den løsningen kommunen allerede har. Krav om at leverandøren skal kunne vise til andre norske kommuner som kunder, gjør det enda vanskeligere for nye aktører å komme inn.

Dette er særlig tydelig for administrative systemer. Her er Visma, Vivicta og Xledger de tre etablerte ERP-leverandørene, men rapporten peker på at det er sjelden at alle tre konkurrerer om samme kontrakt.

Kommunene ber gjerne om gjerne én stor, helhetlig løsning. Dermed blir det vanskeligere for mindre, spesialiserte tilbydere å delta.

– Begynn med behovet

Rapporten anbefaler kommunene å starte med behovet i stedet for dagens løsning.

En god behovskartlegging skal hindre at gamle løsninger og antagelser automatisk blir videreført. Deretter bør kommunen gå tidlig i dialog med markedet. Leverandørene kan blant annet få kommentere et utkast til kravspesifikasjon før konkurransen lyses ut.

Advarer mot for mange må-krav

Forskerne anbefaler også mer behovsrettede kravspesifikasjoner. For mange eller for strenge absolutte krav kan gjøre løsningene dyrere, dempe innovasjonen og føre til at leverandører lar være å gi tilbud.

Kommunene bør også passe på at ønsker fra fagmiljøene ikke blir til krav som i praksis beskriver systemet de allerede kjenner.

Også kontraktsformen påvirker konkurransen. Rammeavtaler med én eller noen få totalleverandører kan gjøre det vanskelig for nye og mindre selskaper å slippe til. Rapporten peker på at avtalene i stedet kan åpne for tilbud på deler av løsningen.

Blir sterkere sammen

Et annet hovedråd er å kjøpe mer sammen. Særlig små kommuner mangler ofte kompetansen og kapasiteten som kreves i kompliserte IT-anskaffelser.

Når flere går sammen, får de både mer kompetanse og større kjøpermakt.

Rapporten advarer samtidig mot at ønsket om å beholde full kommunal selvstendighet kan få motsatt effekt: Små og fragmenterte anskaffelser kan gi svakere konkurranse, større leverandøravhengighet og færre reelle valgmuligheter.

– Jobber allerede godt

KS trekker frem det samme etter en nyere kartlegging av leverandørmarkedet.

– Kommunene jobber allerede godt med anskaffelsesfunksjonen sin, og de søker sammen i felles anskaffelser og felles prosjekter i økende grad. Det sier Kristin Weidemann Wieland, direktør for forskning, innovasjon og digitalisering i KS, på hjemmesiden til KS.

– Som rapporten viser oss: For å sikre oss de beste løsningene må kommunene bruke innkjøpsmakten klokt, invitere til markedsdialog, gå sammen i fellesskap og bruke de standardene og verktøyene som er tilgjengelige, sier Wieland.

Hun mener samtidig at kommunene ikke kan løse dette alene.

– Det viktig at også staten stimulerer til samarbeid, slik de for eksempel har gjort innen helse, men ikke minst at de bidrar med samordning mellom fagsektorene og felles infrastruktur og myndighetskrav som alle må forholde seg til, sier Kristin Weidemann Wieland.