KOFA: Fremdriftsplanen var ikke tydelig nok
Hvor mye må egentlig fremgå av en fremdriftsplan – og hvor mye kan oppdragsgiver forvente å kunne lese ut av den? En fersk KOFA-avgjørelse gir noen nyttige svar.
Det sentrale spørsmålet dukket opp etter at en leverandør klagde på Bergen kommunes tildeling av en entreprisekontrakt i Lyngbøveien. Konkurransen gjaldt blant annet etablering av nytt fortau og overvannssystem, oppgradering av bussholdeplasser og arbeider med vann- og avløpsnettet. Pris skulle vektes 60 prosent, mens «Oppgaveforståelse og kompetanse» skulle telle 40 prosent. Fem leverandører leverte tilbud.
Viste ikke avhengigheter
Et sentralt punkt i klagen gjaldt fremdriftsplanen. I konkurransegrunnlaget ba Bergen kommune om en realistisk og overordnet fremdriftsplan som viste hovedaktiviteter, milepæler og viktige avhengigheter. Med avhengigheter menes i denne sammenhengen hvordan aktivitetene henger sammen, for eksempel om én aktivitet må være ferdig, eller ha kommet et visst stykke, før en annen kan gjennomføres. KOFA peker selv på at aktivitetene må ses i sammenheng, blant annet med tanke på om en hovedaktivitet er avhengig av en viss fremdrift i en annen.
Klagerens fremdriftsplan var satt opp som en tabell og strukturert etter kontraktens seks faser. Kommunen mente imidlertid at aktivitetsbeskrivelsene i stor grad gjentok seg, og at planen ikke viste avhengighetene mellom aktivitetene tydelig nok. Kommunen viste også til at leverandøren var den eneste av tilbyderne som ikke hadde levert et Gantt-diagram der avhengighetene fremkom tydelig.
Mente datoer og faser viste sammenhengen
Den klagende parten var uenig i kommunens vurdering, og viste til at planen bygget på sekvensiell fasegjennomføring, med tydelige milepæler og ferdigstillelse av én fase før den neste ble satt i gang. Etter selskapets syn viste datolinjen og faseinndelingen dermed både rekkefølgen og avhengighetene mellom arbeidene. Det var ikke nok for KOFA.
Nemnda viser til at aktivitetsnavnene i fremdriftsplanen var nokså kortfattede. Selv om kommunen hadde bedt om en overordnet og ikke detaljert plan, måtte leverandørene med rimelighet kunne anta at en mer inngående beskrivelse ville gi kommunen et bedre grunnlag for å vurdere om fremdriftsplanen var realistisk. Den klagende parten hadde dessuten angitt datoene for hovedaktivitetene, men ikke om én aktivitet var avhengig av at en annen ble ferdigstilt.
KOFA fremhever at det har selvstendig betydning å synliggjøre slike avhengigheter. Det gjelder blant annet dersom det senere blir nødvendig for leverandøren eller oppdragsgiveren å gjøre endringer i oppdraget. Nemnda hadde derfor ingen rettslige innvendinger mot at Bergen kommune ga trekk for manglende synliggjøring av avhengighetene.
Kortere byggetid ga ikke bedre score
Klagende part mente også at selskapet skulle fått uttelling for kortere byggetid. Leverandøren tilbød 480 dager, mens vinneren av anbudet tilbød 521 dager, altså 41 dager mer. Til sammenligning la den tentative fremdriftsplanen i konkurransegrunnlaget opp til en gjennomføringstid på 820 dager.
I tildelingsbrevet hadde kommunen opplyst at kortere byggetid kunne telle positivt, forutsatt at den ble vurdert som gjennomførbar og troverdig. Kommunen mente likevel at forskjellen på 41 dager ikke var stor nok til å få betydning for poengsettingen. KOFA aksepterer dette.
Nemnda viser til at begge tilbudene innebar en vesentlig kortere byggetid enn de estimerte 820 dagene. Konkurransegrunnlaget hadde heller ikke gitt leverandørene en forventning om at kortere byggetid skulle gi uttelling i evalueringen. KOFA fant derfor ikke at kommunens vurdering var vilkårlig.
Ekstra VA-ressurs ga ikke krav på uttelling
Et annet spørsmål var om klageren skulle fått uttelling for å tilby en ekstra dedikert ressurs til vann- og avløpsarbeidene. Under kriteriet Nøkkelpersonell hadde kommunen bedt leverandørene om en kort oversikt over prosjektleder og anleggsleder. Fyllingen Maskin mente den ekstra VA-ressursen var et bevisst grep for å redusere risiko og sikre kvalitet og fremdrift, og at denne merverdien burde vært vurdert. KOFA kom til motsatt resultat.
Nemnda mener ordlyden i konkurransegrunnlaget tilsier at evalueringen av nøkkelpersonell skulle begrenses til prosjektleder og anleggsleder. Kommunen hadde dermed fulgt føringene i konkurransegrunnlaget ved ikke å gi uttelling for den ekstra VA-ressursen.
VA-arbeidene inngikk i helhetsvurderingen
Fyllingen Maskin mente også at Bergen kommune hadde lagt for liten vekt på den tekniske delen av entreprisen, særlig vann- og avløpsarbeidene. Her slår KOFA fast at VA-arbeidene var en sentral del av oppdraget. Tildelingskriteriet måtte derfor forstås slik at leverandørenes oppgaveforståelse og kompetanse knyttet til disse arbeidene skulle beskrives og vurderes.
Konkurransegrunnlaget sa imidlertid ikke noe om hvor stor vekt de forskjellige oppgavene skulle ha. Det var dermed lagt opp til en helhetsvurdering av leverandørenes oppdragsforståelse. Selv om VA-arbeidene ikke var uttrykkelig omtalt i tildelingsbegrunnelsen, var ikke dette nok til å fastslå at de ikke var vurdert. KOFA fant derfor ikke at kommunen hadde gått utenfor de rettslige rammene for evalueringen.
Ingen feil i poeng eller begrunnelse
Fyllingen Maskin anførte i tillegg at det var en inkonsistens i poenggivningen, og at kommunens begrunnelse for tildelingen ikke var tilstrekkelig. Heller ikke disse anførslene førte frem.
KOFA fant at det var samsvar mellom de opprinnelige kvalitetspoengene og de vektede poengsummene. Nemnda mente også at begrunnelsen ga innsikt i hva som hadde vært utslagsgivende i vurderingen, og dermed i de relative fordelene og ulempene ved leverandørenes løsninger. Konklusjonen er at Bergen kommune ikke har brutt regelverket for offentlige anskaffelser.