KOFA: Sertifiseringene må ikke være på plass ved tilbudsfristen
I en fersk KOFA-avgjørelse måtte leverandørene ha nødvendige sertifiseringer når arbeidene skulle utføres, men de behøvde ikke å ha dem på plass allerede ved tilbudsfristen. Med det trekker KOFA et viktig skille mellom kvalifikasjonskrav og krav til gjennomføringen av kontrakten.
Når må en leverandør egentlig ha nødvendige sertifiseringer og godkjenninger på plass?Det spørsmålet sto sentralt da Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) behandlet en klage på en rammeavtale for elektrotjenester.
Leverandøren som ble rangert som nummer tre, mente de to konkurrentene foran på resultatlisten skulle vært avvist. De hadde etter klagers syn ikke dokumentert at de hadde nødvendige sertifiseringer og godkjenninger for deler av arbeidene. Dette var KOFA ikke enige i. Det avgjørende var hva slags krav oppdragsgiver faktisk hadde stilt – og når konkurransegrunnlaget krevde at disse skulle være oppfylt.
Ville ha konkurrentene avvist
Klager viste blant annet til krav etter standardavtalen NS 3960:2019 og nasjonale forsikringsgodkjenninger, og mente konkurrentene heller ikke hadde dokumentert nødvendige fabrikantavtaler og systemteknisk tilgang for kontroll av brannalarmanlegg.
Kravspesifikasjonen stilte samtidig krav om at leverandøren skulle kunne utføre kontroll av brannalarmanlegg, nødlys og EL-kontroll. Firmaet skulle tilby kvalifisert personell, og arbeidet skulle utføres i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.
Klager mente dette var absolutte minstekrav som måtte være oppfylt allerede ved tilbudsfristen. Å la leverandørene skaffe nødvendig kompetanse eller benytte underleverandører senere, ville etter klagers syn innebære at kommunen i realiteten gjorde absolutte minstekrav om til gjennomføringskrav etter at tilbudene var levert.
KOFA: Ikke en del av kvalifikasjonskravet
KOFA startet med å se nærmere på hvilke kvalifikasjonskrav konkurransen faktisk inneholdt. Det relevante kvalifikasjonskravet gjaldt erfaring fra lignende oppdrag. Leverandørene skulle ha tilstrekkelig erfaring fra tilsvarende leveranser, blant annet med installasjon, service og kontroll av brannalarmsentraler, nødlys og elektriske anlegg.
Erfaringen skulle dokumenteres gjennom referanseoppdrag, men de konkrete sertifiseringene og godkjenningene klager viste til var ikke gjort til en del av kvalifikasjonskravet. Dette ble avgjørende og KOFA viste til hovedregelen om at en oppdragsgiver skal avvise en leverandør som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene. Slike krav skal som hovedregel være oppfylt ved tilbudsfristen, men den regelen kunne ikke uten videre brukes på sertifiseringene i denne saken, nettopp fordi de ikke inngikk i kvalifikasjonskravet.
Kravene gjaldt gjennomføringen
For krav i kravspesifikasjonen er utgangspunktet et annet. KOFA viser til at tidspunktet for oppfyllelse av slike krav er ved gjennomføringen av kontrakten, med mindre noe annet følger av konkurransedokumentene.
Her var det blant annet stilt krav om at leverandøren skulle kunne kontrollere brannalarmanlegg og tilby kvalifisert personell. Dokumentasjonskravet var imidlertid bare at leverandørene skulle bekrefte om kravene ville bli oppfylt eller ikke.
Ved å svare ja forpliktet leverandørene seg dermed til å oppfylle kravene når kontrakten skulle gjennomføres. Det var ikke stilt krav om at de aktuelle sertifiseringene og godkjenningene skulle dokumenteres sammen med tilbudet.
Rettet seg mot kontraktsgjennomføringen
Det betyr ikke at leverandørene kunne utføre arbeid uten nødvendige godkjenninger. Før tilbudsfristen hadde kommunen fått spørsmål om kravene til blant annet el-kontroll og kontroll av brannalarmanlegg.
Kommunen svarte at det ved oppdrag som krevde særskilt kompetanse eller godkjenninger, ble forutsatt at leverandøren disponerte nødvendig fagkompetanse og eventuelle påkrevde sertifiseringer og godkjenninger etter gjeldende regelverk og standarder.
KOFA slo derfor fast at oppdrag hvor slike sertifiseringer og godkjenninger var påkrevd, måtte utføres av en leverandør eller personell som hadde dem.
Men sertifiseringskravene rettet seg mot gjennomføringen av kontrakten, ikke mot leverandørenes kvalifikasjoner på tilbudstidspunktet.
Kunne bruke underleverandører
Klager mente også at konkurrentene ikke kunne benytte underleverandører for å oppfylle kravene når det ikke var levert forpliktelseserklæringer sammen med tilbudene. Heller ikke dette førte frem. KOFA viste til at kravet om slike erklæringer gjelder når en leverandør støtter seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene.
I denne saken var sertifiseringene og godkjenningene ikke en del av kvalifikasjonskravet. Det var derfor heller ikke nødvendig å levere forpliktelseserklæringer for eventuelle underleverandører på tilbudstidspunktet.
De to leverandørene hadde heller ikke opplyst i tilbudene at kravene ikke ville bli oppfylt. Kommunen kunne dermed holde dem til bekreftelsen om at kravene skulle oppfylles under kontrakten. KOFA fant derfor ikke at tilbudene inneholdt avvik fra kravspesifikasjonen, og klagen førte ikke frem.