KOFA: Feil i evalueringen kan ikke repareres med nye begrunnelser
Har du oppdaget en feil i tilbudsevalueringen? Da kan du rette feilen – men ikke endre det skjønnsmessige grunnlaget for evalueringen. Det er hovedbudskapet i en ny KOFA-avgjørelse.
Mange oppdragsgivere har opplevd situasjonen: En leverandør klager på tildelingsbeslutningen, og det viser seg at evalueringen bygger på et moment som ikke skulle vært vektlagt. Hva gjør du da?
En ny avgjørelse fra Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) gir en viktig avklaring.Feilen kan rettes, men oppdragsgiver kan ikke samtidig legge til nye evalueringsmomenter eller gi større vekt til andre forhold for å komme frem til samme resultat.
Feilen ble rettet – men evalueringen ble endret
Saken gjaldt Nordland fylkeskommunes anskaffelse av personløftere til tannhelsetjenesten. Etter den første tildelingen klaget den tapende leverandøren, og oppdragsgiver erkjente at evalueringen inneholdt feil. Det ble derfor gjennomført en ny evaluering.
Problemet var at den nye evalueringen ikke bare fjernet de ulovlige momentene. Under kriteriet «Brukervennlighet og ergonomi» ble det opprinnelig blant annet lagt vekt på hvor enkelt en håndkontroll kunne repareres. KOFA slo fast at dette ikke er et spørsmål om brukervennlighet eller ergonomi, og dermed ikke kunne inngå i evalueringen.
Da oppdragsgiver rettet feilen, ble reparasjonsmomentet fjernet. Samtidig ble det trukket frem nye forhold, blant annet kjørehåndtakets ergonomi og løftehastighet, mens poengforskjellen mellom leverandørene ble beholdt. KOFA mente dette innebar en ny skjønnsmessig vurdering – noe regelverket ikke åpner for.
Det samme skjedde under kriteriet «Service, vedlikehold og levetid». Her ble et ulovlig prismoment fjernet, men oppdragsgiver lot i stedet forventet levetid få større betydning enn tidligere. Også dette var en ulovlig endring av evalueringen, ifølge KOFA.
Når blir feilretting en ny evaluering?
Avgjørelsen trekker en klar grense mellom å rette en feil og å foreta en ny evaluering. Når en feil oppdages, er oppdragsgiver forpliktet til å korrigere den. Men feilrettingen kan ikke brukes til å forbedre eller supplere den opprinnelige evalueringen. Nye argumenter, nye momenter eller en annen vekting av de opprinnelige momentene vil kunne innebære at evalueringen i realiteten gjøres på nytt.
For innkjøpere betyr dette at dokumentasjonen av den opprinnelige evalueringen blir avgjørende. Begrunnelsen bør vise hvilke forhold som faktisk ble tillagt vekt da evalueringen ble gjennomført. Dersom evalueringen senere må rettes, vil det være denne dokumentasjonen som setter rammene for hva som kan korrigeres.
Praktiske læringspunkter
Avgjørelsen gir særlig tre råd til offentlige oppdragsgivere:
Kontroller at alle evalueringsmomenter har forankring i tildelingskriteriene. Momenter som naturlig hører hjemme under pris eller kontraktsoppfølging, kan ikke trekkes inn under kvalitetskriterier.
Dokumenter evalueringen grundig. En presis begrunnelse gjør det lettere å rette faktiske feil uten å havne i en situasjon der evalueringen må bygges opp på nytt.
Vær varsom ved feilretting. Å legge til nye vurderingsmomenter eller endre vekten av eksisterende momenter for å opprettholde samme resultat kan være i strid med regelverket.
Evaluer riktig – første gang
KOFA understreker i denne saken at feilretting ikke gir oppdragsgiver et nytt handlingsrom til å forbedre evalueringen. Formålet er å fjerne feilen – ikke å finne nye begrunnelser for det opprinnelige resultatet.
For offentlige innkjøpere er dette en nyttig påminnelse om at en grundig og korrekt evaluering første gang er den beste forsikringen mot langvarige klageprosesser. Bare 0,30 vektede poeng skilte leverandørene i denne saken, og KOFA mente feilene kunne ha påvirket utfallet av konkurransen.